Wirtschaftlichkeit, Effizienz und Sparsamkeit: die neue Dreifaltigkeit der Beschaffungspraxis

Mit § 75a GO NRW tritt an die Stelle formaler Verfahrensnormen ein Dreiklang von Grundprinzipien: Wirtschaftlichkeit, Effizienz und Sparsamkeit. Sie bilden den Bewertungsmaßstab für jede kommunale Vergabe im Unterschwellenbereich – und verlangen von Kommunen, Architekturbüros und Unternehmen mehr Begründungstiefe als je zuvor.

Der Autor

Andreas Belke leitet den Sachbereich Vergabe- und Vertragsmanagement beim Bau- und Liegenschaftsbetrieb des Landschaftsverbands Westfalen-Lippe (LWL-BLB), der jährlich rund 600 VOB- und HOAI-Vergaben durchführt. Er ist ehrenamtliches Mitglied der Vergabekammer Westfalen.

Dies ist die Fortsetzung des Beitrags „Der Paradigmenwechsel im kommunalen Vergabewesen“ vom April 2026, den Sie hier lesen können.

Mit dem Inkrafttreten des § 75a GO NRW verschiebt sich das Fundament der kommunalen Beschaffung. Wo bislang detaillierte Verfahrensnormen der VOB/A oder UVgO dominierten, treten nun drei Grundprinzipien in den Vordergrund: Wirtschaftlichkeit, Effizienz und Sparsamkeit. Sie bilden die neue Leitlogik im Unterschwellenbereich – es sei denn, eine kommunale Satzung setzt engere Vorgaben. Die Prinzipien waren zwar immer Teil des Haushaltsrechts, werden aber zum zentralen Steuerungsinstrument.

Wirtschaftlichkeit: Das Verhältnis von Preis und Leistung neu bewertet

Wirtschaftlichkeit bedeutet nicht den niedrigsten Preis, sondern ein stimmiges Verhältnis von Kosten und Nutzen. Unter § 75a gewinnt dieser Grundsatz an Bedeutung, weil formale Ausschlussgründe weitgehend entfallen und Entscheidungen stärker begründet werden müssen. Angebote sind nachvollziehbar zu bewerten, Preisangemessenheit rückt in den Mittelpunkt, Lebenszykluskosten können berücksichtigt werden.

Beispiel: Unterschreitet ein Angebot den Kostenansatz um 35 % und den Wettbewerb um 25 %, entsteht eine Pflicht zur Auskömmlichkeitsprüfung. Bestätigt der Bieter, dass sein Preis nicht angemessen ist, ist das Angebot nicht zuschlagsfähig. Zugleich erlaubt § 75a eine transparente Nachverhandlungsrunde, an der alle Bieter gleichberechtigt teilnehmen. Auch der zunächst Erstplatzierte darf seinen Preis korrigieren. Entscheidend sind Gleichbehandlung, Transparenz und eine nachvollziehbare Dokumentation.

Effizienz: Beschleunigung als legitimes Ziel

Effizienz wird unter § 75a zu einem eigenständigen Ziel. Sie erlaubt, Verfahren so zu gestalten, dass Aufwand und Komplexität zur Maßnahme passen: angemessene Fristen, reduzierte Unterlagen, funktionale Leistungsbeschreibungen und pragmatische Verhandlungen.

Beispiel: Bei der Sanierung eines Ausschusszimmers kann die Leistungsbeschreibung funktional aufgebaut werden: gewünschter Bodenbelag, technische Eigenschaften, Qualität. Das Produkt wird vorgegeben („kein oder gleichwertig“), der Wettbewerb findet über die Lohnleistung statt. Drei Fachbetriebe werden angesprochen, die Frist wird kurz gehalten und mit dem Markt abgestimmt. Angebote werden digital eingereicht, Rückfragen direkt geklärt, eine kurze Nachverhandlung telefonisch geführt. Die Qualität bleibt gleich, der Aufwand sinkt deutlich.

Sparsamkeit: Das haushaltsrechtliche Korrektiv

Sparsamkeit ist nicht mit Wirtschaftlichkeit gleichzusetzen. Während Wirtschaftlichkeit das Verhältnis von Preis und Leistung bewertet, fordert Sparsamkeit, dass keine unnötigen Ausgaben entstehen.

Sparsamkeit bedeutet:

• Anforderungen dürfen nicht überdimensioniert sein,
• Lösungen müssen angemessen sein,
• unnötige Ausgaben sind zu vermeiden.

Diese Prinzipien sind nicht neu und waren schon immer im Pflichtenheft der öffentlichen Hand, doch nun werden sie in § 75a explizit genannt. Für Kommunen bedeutet das, dass die Leistungsbeschreibung nicht nur technisch, sondern auch haushaltsrechtlich angemessen sein muss.

Beispiel: Neben der Effizienz zeigt die Sanierung des Ausschusszimmers auch, wie Sparsamkeit unter § 75a GO NRW praktisch umgesetzt werden kann. Bei der Bestandsaufnahme wird geprüft, ob wirklich alle vorgesehenen Flächen vollständig erneuert werden müssen oder ob einzelne Bauteile lediglich instandgesetzt werden können. So kann etwa der vorhandene Bodenbelag in Teilbereichen aufgearbeitet und versiegelt werden, während nur stark beanspruchte Zonen ersetzt werden. Sparsamkeit bedeutet in diesem Zusammenhang, die Lösung zu wählen, die den funktionalen Bedarf erfüllt, ohne über das notwendige Maß hinauszugehen. Die Maßnahme bleibt technisch gleichwertig, vermeidet aber unnötige Ausgaben und hält den Haushaltsgrundsatz der Wirtschaftlichkeit ein. Damit zeigt sich: Effizienz reduziert den Aufwand des Verfahrens, Sparsamkeit reduziert die Ausgaben – beide Prinzipien greifen ineinander und prägen die neue Beschaffungspraxis im Unterschwellenbereich.

Das Zusammenspiel der drei Prinzipien

Wirtschaftlichkeit, Effizienz und Sparsamkeit wirken nicht isoliert. Sie bilden ein Dreieck, in dem jede Entscheidung ausbalanciert werden muss. Ein Verfahren kann effizient sein, aber unwirtschaftlich. Eine Lösung kann sparsam sein, aber ineffizient. Ein Angebot kann wirtschaftlich sein, aber nicht sparsam.

Die Herausforderung liegt darin, diese Prinzipien gleichzeitig zu berücksichtigen und die Entscheidung so umfassend zu dokumentieren, dass sie für Prüfinstanzen nachvollziehbar bleibt. Unter § 75a wird die Begründungstiefe wichtiger als die formale Einhaltung von Verfahrensschritten.

Was ändert sich für Architekturbüros?

Architektinnen und Architekten übernehmen im Rahmen des § 75a Aufgaben, die bislang hoheitlich geprägt waren – insbesondere Angebotsöffnung und Bewertung der Wirtschaftlichkeit. Für sie bedeutet die neue Dreifaltigkeit,

• Wirtschaftlichkeit fachlich und nachvollziehbar zu begründen,
• Effizienz im Verfahren aktiv zu unterstützen,
• Sparsamkeit bereits in der Leistungsbeschreibung zu berücksichtigen und
• Dokumentation prüffest zu führen, auch ohne formale Vorgaben.

Damit wächst die Verantwortung der Büros, aber auch ihr Gestaltungsspielraum. Sie können noch stärker zu Partnern der Kommunen in der Verfahrensgestaltung werden.

Was ändert sich für Unternehmen?

Für Unternehmen verändert sich die Logik der Teilnahme. Die formale Sicherheit der VOB/A tritt zurück, während Verhandlungen und Plausibilität an Bedeutung gewinnen. Unternehmen müssen sich darauf einstellen, dass

• der „erste Preis“ weniger entscheidend ist,
• Nebenangebote leichter berücksichtigt werden,
• Verhandlungen häufiger stattfinden,
• ein Zuschlag leichter abgelehnt werden kann,
• die Plausibilität der Kalkulation wichtiger wird.

Das Marktverhalten wird dynamischer. Unternehmen müssen stärker darlegen, warum ihr Angebot wirtschaftlich ist – nicht nur, warum es günstig ist.

Was müssen Kommunen jetzt beachten?

Die Verantwortung für Ermessensentscheidungen steigt, ebenso die Bedeutung einer sorgfältigen Dokumentation. Künftig müssen Kommunen

• Wirtschaftlichkeit plausibel begründen,
• Effizienz als legitimes Ziel nutzen,
• Sparsamkeit als Haushaltsgrundsatz neu beachten,
• Entscheidungen nachvollziehbar dokumentieren.

Prüfinstanzen werden weniger auf formale Fehler achten, dafür stärker auf die Begründungstiefe.

Fazit: Eine neue Beschaffungskultur

Wirtschaftlichkeit, Effizienz und Sparsamkeit bilden das neue Fundament der kommunalen Beschaffungspraxis. § 75a GO NRW verlangt, diese Prinzipien nicht nur zu kennen, sondern aktiv anzuwenden und nachvollziehbar zu dokumentieren. Die neue Beschaffungskultur ist weniger formal, aber anspruchsvoller: Sie erfordert mehr Professionalität, mehr Begründungstiefe und eine engere Abstimmung zwischen allen Beteiligten. Die Dreifaltigkeit der Beschaffungspraxis wird damit zum zentralen Kompass für Entscheidungen im Unterschwellenbereich.

Diese Analyse erscheint als vierteilige Serie von Andreas Belke:

1. Der Paradigmenwechsel im kommunalen Vergabewesen
2. Wirtschaftlichkeit, Effizienz und Sparsamkeit – Die neue Dreifaltigkeit der Beschaffungspraxis (dieser Beitrag)
3. Gleichbehandlung und Transparenz – Die neuen Spielregeln der Kommunikation
4. Typische Fallstricke – und wie man sie unter § 75a GO NRW behandelt