Öffentliche Auftraggeber stehen vor einer doppelten Herausforderung: KI regelkonform beschaffen und gleichzeitig die eigene Verwaltung damit modernisieren. Das Gemeinsame Forschungszentrum der EU-Kommission (JRC) hat im April 2026 einen Bericht vorgelegt, der zeigt, wie beides zusammenhängt – und warum Vergabeentscheidungen dabei weit mehr sind als ein technischer Einkaufsvorgang.

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Die europäische KI-Politik hat in den vergangenen Jahren erheblich an Fahrt gewonnen. Mit dem KI-Gesetz (AI Act) steht seit 2024 ein verbindlicher Rechtsrahmen, der AI Continent Action Plan skizziert die strategischen Investitionsprioritäten, und im Oktober 2025 hat die Europäische Kommission mit der Apply AI Strategy (COM(2025) 723) eine sektorspezifische Umsetzungsstrategie veröffentlicht. Der öffentliche Sektor nimmt darin eine Doppelrolle ein: als Anwender von KI-Lösungen und als Marktteilnehmer, der durch Beschaffungsentscheidungen das europäische KI-Ökosystem aktiv mitgestaltet.

Der nun vorgelegte JRC-Bericht „Advancing AI adoption in EU public administrations: Future directions and opportunities under the Apply AI Strategy“ (JRC143539) operationalisiert diese Strategie. Autoren aus dem JRC und der Generaldirektion Kommunikationsnetze, Inhalte und Technologie (DG CONNECT) schlagen einen Rahmen vor, der – gestützt auf eine Analyse von über 1.600 Praxisfällen und zwei öffentlichen Konsultationen – beschreibt, wie Verwaltungen KI strukturiert, verantwortungsvoll und wertschöpfend einführen können.

I. Was ist die „Apply AI Strategie“?

Die Apply AI Strategie (COM(2025) 723) wurde am 8. Oktober 2025 von der Europäischen Kommission verabschiedet. Sie ergänzt den AI Continent Action Plan, der auf die Schaffung der notwendigen KI-Infrastruktur und auf die Entwicklung von Modellen ausgerichtet ist, und konzentriert sich auf die sektorspezifische Anwendung von KI. Die Strategie identifiziert Schlüsselbereiche – darunter Gesundheit, Energie, Mobilität, Landwirtschaft und den öffentlichen Sektor –, in denen KI den größten gesellschaftlichen und wirtschaftlichen Mehrwert schaffen kann.

Für öffentliche Verwaltungen formuliert die Apply AI Strategy ein doppeltes Ziel: Verwaltungen sollen KI zur Modernisierung ihrer eigenen Leistungserbringung nutzen und gleichzeitig durch ihre Nachfrageentscheidungen das europäische KI-Ökosystem stärken. Sie appelliert ausdrücklich an Verwaltungen, bei der Beschaffung europäische Open-Source-Lösungen zu bevorzugen und durch gezielte Nachfrage zur Entwicklung eines wettbewerbsfähigen europäischen GovTech-Marktes beizutragen.

Der JRC-Bericht ist die operative Übersetzung dieser politischen Vorgaben. Er adressiert, was bislang fehlte: eine klare Struktur, die technische, organisatorische und rechtliche Anforderungen der KI-Einführung für Verwaltungspraktiker handhabbar macht.

II. Der Adoptionsrahmen: Verankern, Anpassen, Anwenden

Im Zentrum des Berichts steht ein Adoptionsrahmen, der drei ineinandergreifende Aktivitäten beschreibt. Eingebettet sind diese Aktivitäten in einen äußeren Kreislauf aus Bedarfserhebung und kontinuierlichem Monitoring: KI-Projekte sollen nicht als isolierte Vorhaben behandelt werden, sondern als Teil eines lernenden Systems, das Wirkung und Risiken laufend überprüft.

1. Verankern

KI-Einführung muss im EU-Rechtsrahmen und im Kernauftrag der jeweiligen Verwaltung verankert sein. Das schließt die Anforderungen des AI Acts ebenso ein wie den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit – KI soll nur dort eingeführt werden, wo sie nachweisbar mehr Nutzen schafft als weniger komplexe Alternativen.

Einen wachsenden Stellenwert erhält dabei die digitale Souveränität. Die Apply AI Strategy appelliert ausdrücklich an Verwaltungen, der Nachfrage nach europäischen Open-Source-Lösungen Vorrang zu geben. Das „Verankern“ meint damit nicht nur die Rechtskonformität einer KI-Anwendung, sondern auch ihre Ausrichtung an den strategischen Zielen einer souveränen digitalen Infrastruktur Europas.

2. Anpassen

Vor jeder KI-Einführung steht die Frage, ob die Organisation hinreichend vorbereitet ist. Der Bericht unterscheidet drei Kategorien von Enabler-Faktoren:

  • Technologische Faktoren: Datenqualität, Infrastruktur, Cybersicherheit, Interoperabilität, Transparenzregister
  • Organisatorische Faktoren: Innovationskultur, Governance, Kompetenzen, Vergabe
  • Kontextuelle Faktoren: Nutzerbereitschaft, verlässliche Anbieter, unterstützende Systeme

Eine Befragung im Rahmen öffentlicher Konsultationen zeigt, wo der größte Handlungsbedarf gesehen wird: Als besonders herausfordernd gelten Datenqualität und Datensouveränität (58 Prozent der Befragten), Organisationskultur (44 Prozent) und Interoperabilität (35 Prozent).

3. Anwenden

Der Rahmen benennt drei Anwendungsfelder mit insgesamt zwölf Anwendungsfällen, die auf Basis der PSTW-Datenbank (Public Sector Tech Watch) und Expertenabstimmung als besonders wirkungsvoll identifiziert wurden. Dabei steht stets die Frage im Vordergrund, welchen öffentlichen Mehrwert eine Lösung schafft – nicht, welche Technologie sich einsetzen lässt.

III. Zwölf Anwendungsfälle im Überblick

Anwendungsfeld 1: KI-gestützte Verwaltung

Dieses Feld zielt auf die Reduzierung von Verwaltungsaufwand und die Stärkung interner Effizienz. Vier Anwendungsfälle wurden identifiziert:

  • KI-basierte Texthilfen für Beschäftigte – ein Anwendungsfall, den Baden-Württemberg mit einer deutschen ChatGPT-Alternative bereits im Regelbetrieb hat
  • Automatisierte Verarbeitung von Dokumenten und Daten – der Anwendungsfall mit dem derzeit höchsten wahrgenommenen Potenzial: 63 Prozent der Befragten sehen hier den größten Wirkungsbeitrag, 71 Prozent halten ihn für gut skalierbar
  • Anomalieerkennung – etwa bei Abrechnungsprüfung oder Betrugserkennung
  • KI-gestützte Entscheidungsunterstützung – für komplexe Bewertungsaufgaben bei gleichzeitiger Wahrung menschlicher Letztverantwortung

Anwendungsfeld 2: Bürgerorientierte öffentliche Dienste

Dieses Feld umfasst Anwendungen, die die Interaktion zwischen Verwaltung und Bevölkerung verbessern:

  • Barrierefreiheitsfördernde KI – automatische Übersetzung, Gebärdensprache, vereinfachte Sprache
  • Personalisierte und proaktive Leistungen – etwa die automatische Berechnung von Sozialleistungen ohne Eigeninitiative der Berechtigten, wie in Katalonien erprobt
  • KI-gestützte Beteiligungsformate – Auswertung von Bürgerkonsultationen, Petitionsanalyse
  • KI-gestützte Servicekommunikation – Chatbots und virtuelle Assistenten für Bürgeranfragen

Anwendungsfeld 3: KI-gestützte Politikgestaltung

Dieses Feld erschließt das Potenzial von KI für Analyse, Frühwarnung und Politikentwurf:

  • Datenexploration – Auswertung großer Datensätze zur Lagebeurteilung
  • Trendanalyse – frühzeitige Identifikation gesellschaftlicher und wirtschaftlicher Entwicklungen
  • Evidenzbasiertes Policy Drafting – KI-Unterstützung beim Entwurf von Regelungen und Maßnahmen
  • Maschinelle Überprüfung von Gesetzestexten – auf Kohärenz, Widersprüche und Vereinbarkeit mit bestehendem Recht

IV. Beschaffung als strategischer Hebel

Für öffentliche Auftraggeber sind aus dem Bericht zwei Lesarten relevant.

Die erste betrifft KI als Gegenstand der Beschaffung: Wie werden KI-Lösungen vergaberechtskonform beschafft? Der Bericht macht deutlich, dass Vergabeverfahren grundlegend angepasst werden müssen, um KI verantwortungsvoll zu beschaffen. Interoperabilität soll bereits in den technischen Anforderungen verankert werden – „interoperable by design“ lautet das Gebot. Eignungs- und Zuschlagskriterien müssen ethische und regulatorische Anforderungen abdecken.

Zudem weist der Bericht ausdrücklich auf die Pflicht zur Förderung von KI-Kompetenz bei Beschaffungsverantwortlichen hin: Artikel 4 AI Act verpflichtet Mitgliedstaaten zur Sicherstellung von KI-Kompetenz – und der JRC-Bericht nennt Beschaffungsverantwortliche ausdrücklich als Zielgruppe dieser Fortbildungspflicht.

Die zweite Lesart betrifft Beschaffung als Instrument der KI-Politik. Empfehlung 5 des Berichts fordert, öffentliche Nachfrage strategisch einzusetzen, um das europäische GovTech-Ökosystem zu stärken und Abhängigkeiten von Nicht-EU-Anbietern zu reduzieren. Die Apply AI Strategy formuliert es direkt: Verwaltungen können zum Wachstum europäischer KI-Start-ups beitragen, indem sie gezielt europäische Open-Source-Lösungen nachfragen.

Das Europäische Parlament hat diese Richtung im Januar 2026 mit einer Resolution zur europäischen technologischen Souveränität und digitalen Infrastruktur (2025/2007(INI)) unterstrichen: Technologische Souveränität zielt darauf ab, die strategische Infrastruktur der EU zu schützen und Abhängigkeiten von Nicht-EU-Technologieanbietern zu reduzieren. Die Vergabe wird damit zu einem Instrument europäischer Technologiepolitik; eine Tendenz, die sich bereits im Cloud Sovereignty Framework abgezeichnet hatte.

V. Sechs Empfehlungen für Mitgliedstaaten und Verwaltungen

Der JRC-Bericht schließt mit sechs konkreten Empfehlungen:

  1. Den öffentlichen Sektor als strategischen Bereich in nationalen KI-Strategien ausweisen, mit eigenen Governance-Strukturen, Ressourcen und priorisierten Anwendungsfällen.
  2. KI-Kompetenz systematisch aufbauen, insbesondere bei Beschäftigten in Strategie, Beschaffung, Aufsicht und operativem KI-Betrieb. Der Bericht verweist dabei ausdrücklich auf die Fortbildungspflicht nach Artikel 4 AI Act.
  3. EU-Initiativen, Förderprogramme und Orientierungsrahmen aktiv nutzen, darunter die European Digital Innovation Hubs (EDIH), das Public Sector Tech Watch und EU GovTech.
  4. Strukturierte Einführungspfade entwickeln, die technische Entwicklung mit Kompetenzaufbau, Prozessumgestaltung und Monitoring verbinden, anstatt KI-Projekte als isolierte IT-Vorhaben zu behandeln.
  5. Öffentliche Nachfrage strategisch einsetzen, um das europäische GovTech-Ökosystem zu stärken und EU-Technologiesouveränität zu fördern, insbesondere durch Bevorzugung europäischer Open-Source-Lösungen.
  6. KI-Register einrichten und Beteiligungsformate fördern, um Transparenz, Rechenschaftspflicht und öffentliches Vertrauen in KI-gestützte Verwaltungsleistungen zu sichern.

VI. Umsetzung in den Lösungen der cosinex

Der JRC-Bericht benennt Vergabeverfahren als einen zentralen Enabler-Faktor für die KI-Einführung in der Verwaltung. Konkret nennt er die Notwendigkeit, Interoperabilität und digitale Souveränität bereits in der Leistungsbeschreibung und in Eignungs- sowie Zuschlagskriterien zu verankern.

Das cosinex Beschaffungsmanagementsystem unterstützt öffentliche Auftraggeber dabei, solche Anforderungen strukturiert in Vergabeverfahren abzubilden – von der Leistungsbeschreibung mit technischen Mindestanforderungen bis hin zur Bewertungsmatrix für wertende Zuschlagskriterien. Vergabeverfahren, die KI-Lösungen gezielt unter europäischen Interoperabilitäts- und Souveränitätskriterien ausschreiben, lassen sich damit ebenso abwickeln wie konventionelle IT-Beschaffungen.

VII. Weiterführende Links

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Titelbild: Fabian Kleiser – Unsplash