Resilienz in der Beschaffung und die neue Bedeutung der Nachhaltigkeit sind die Themen, zu denen Ilse Beneke auf dem Vergabesymposium spricht. Im Interview gibt die Leiterin der Kompetenzstelle für nachhaltige Beschaffung beim Beschaffungsamt des BMI einen Ausblick auf ihren Vortrag und erklärt, wie die Themen Beschleunigung, Resilienz und Nachhaltigkeit gemeinsam wirken können.
Sehr geehrte Frau Beneke, wir nehmen bei unseren Trendbefragungen auf dem Vergabesymposium wahr, dass der Anteil derer, die Nachhaltigkeitskriterien nicht berücksichtigen, kontinuierlich fällt. Deckt sich das mit Ihrer Wahrnehmung? Ist nachhaltige Beschaffung angekommen?
Den Trend sehen wir auf jeden Fall. Vor zehn Jahren haben wir mit den Kolleginnen und Kollegen noch viel häufiger über das „Ob“ der Nachhaltigkeit diskutiert. Heute besteht flächendeckend ein grundlegendes Verständnis dafür. Und wir merken, dass sich vielerorts auch in Beschaffungsorganisationen Strategien so weit etabliert haben, dass nur noch über das „Wie“ diskutiert wird.
Motivierend ist es, zu sehen, dass in der Beschaffung die strategischen Fragen angegangen werden.
Das ist auch nicht verwunderlich, wenn man bedenkt, wie sehr wir in den letzten Jahren Auswirkungen „nicht-nachhaltigen“ Handelns in unserer täglichen Arbeit und im Privaten gesehen haben: Der Schock beim Einsturz der Rana-Plaza-Textilfabrik im Jahr 2013 und die Frage, ob die eigene Beschaffungsorganisation dort hat produzieren lassen (was nicht der Fall war), hat uns alle aufgerüttelt. Und das Ahrtalhochwasser direkt vor unserer Haustür – das Beschaffungsamt des BMI (BeschA) und damit auch die Kompetenzstelle für nachhaltige Beschaffung (KNB) sitzen in Bonn – hat auch letzte Zweifler davon überzeugt, dass Naturkatastrophen unmittelbaren Einfluss auf uns haben.
Motivierend ist es, zu sehen, dass in der Beschaffung die strategischen Fragen angegangen werden: So ist die Nutzung von Recyclingpapier oder FSC-zertifiziertem Holz mittlerweile in vielen Verwaltungen etabliert. Nun wird die strukturelle Frage bearbeitet, wie man den Ressourcenverbrauch in der Verwaltung insgesamt senken kann, oder ob in manchen Bereichen statt Neuware gebrauchte und wiederaufbereitete Produkte genutzt werden können.
Dies sind Fragen, die viele Beteiligte auch weit über den Vergabeprozess hinaus betreffen. Hier stellen sich den Verantwortlichen meist erst einmal Fragen aus dem Bereich Change-Management, bevor sie sich mit der vergaberechtlichen Umsetzung beschäftigen können.
Wie wirken sich die aktuellen Trendthemen Beschleunigung und Bürokratieabbau im Kontext der nachhaltigen Beschaffung aus?
Die Welt hat sich in den letzten Jahren grundlegend verändert. Als Beschäftigte im öffentlichen Dienst spüren wir die politischen Veränderungen, die mit der veränderten ökologischen und geopolitischen Lage einhergehen, besonders. Denn wir müssen sie in unserem jeweiligen Zuständigkeitsbereich steuern und umsetzen.
Das macht natürlich auch vor der Beschaffung nicht Halt: Die Corona-Pandemie hat gezeigt, welchen erheblichen Belastungen und Risiken Liefer- und Wertschöpfungsketten unterliegen. Auch das Unglück des Containerschiffs „Ever Given“ und die damit verbundene Suezkanalblockierung haben ebenso wie ganz aktuell der Irankonflikt verdeutlicht, wie anfällig globale Lieferketten sind und wie drastisch die Folgen für die Beschaffung sind.
Wir hatten in der Beschaffung noch nie Ressourcen zu verschwenden.
Natürlich werden auch vor diesen Hintergründen noch einmal alle Vorgaben und Prozesse besonders beleuchtet und auch Nachhaltigkeitsanforderungen müssen diesem Druck standhalten. Mich persönlich schreckt das offen gesagt nicht, da aus meiner Perspektive auch vorher mit Nachhaltigkeitsanforderungen sehr Impact-orientiert und effizient gearbeitet werden musste. Wir hatten in der Beschaffung noch nie Ressourcen zu verschwenden.
Die staatlichen Verpflichtungen, sich am Leitbild der Nachhaltigkeit zu orientieren, sind seit Jahren dieselben und werden – auch bei allen Forderungen nach Bürokratieabbau – politisch immer wieder bekräftigt. Die Sustainable Development Goals umfassen in Ziel 12.7 die Anforderung, in der öffentlichen Beschaffung nachhaltige Verfahren zu fördern. Auch die Nachhaltigkeitsstrategie der Bundesregierung fordert dies und die Nachhaltigkeitsstrategien der Länder und auch vieler Kommunen beinhalten ebenfalls häufig Anforderungen an den „eigenen Konsum der Verwaltung“.
Weitere Themen auf dem Vergabesymposium 2026
Die Aufgabe ist es also, eine strategische und nachhaltige Beschaffung effizient zu gestalten – und dabei nicht die Zielverfolgung zu streichen und in ungesteuerte und „billige“ Beschaffung hineinzurutschen. Sonst würden wir die Qualität, die öffentliche Beschaffung für den Einsatz am Bürger zu liefern hat, gefährden. Und die politische Führung würde uns in der Beschaffung irgendwann mit Recht fragen, wieso wir die politischen Vorgaben zur nachhaltigen Beschaffung nicht umsetzen.
Wie kann denn dann in der Praxis einer Vergabestelle die bürokratiearme Umsetzung von Nachhaltigkeitszielen gelingen?
Besonders wichtig ist es, ein Verhältnis zum Ressourceneinsatz (Personal und Zeit) zu entwickeln. Von einer gelungenen, großen Veränderung mit Weitblick bei einem Vertrag mit großen Auswirkungen kann man lange zehren. Gestaltet man darüber hinaus nur Vorgänge, die leicht umzusetzen sind, wie den Einkauf von Standardprodukten mit Standardgütezeichen, hat man für die Nachhaltigkeit einiges geschafft.
Ein großer Gewinn liegt darin, auf Standardisierung zurückzugreifen.
Gerne würde ich dazu ein paar Anregungen mitgeben: Effiziente Entscheidungen, die bereits etabliert sind, sollten beibehalten werden. Innerhalb der Organisation hat man sich darauf eingestellt und die Bietenden haben sich ebenfalls darauf eingestellt. Nimmt man davon Abstand, schafft man für alle Beteiligten vor allem Unsicherheit.
Ein großer Gewinn liegt darin, auf Standardisierung zurückzugreifen. Standardisierte Anforderungs- und Kriterienkataloge sind für die Beschaffenden arbeitssparsam und werden von den Bietenden in der Regel honoriert, denn sie schaffen wirtschaftlich bedeutsame Kalkulierbarkeit. Dies wird auch politisch von Verbänden immer wieder gefordert. Häufig werden wir in der KNB dann gefragt, wo die Standards zu finden sind. Zum einen empfehlen wir, auf etablierte Gütezeichen zurückzugreifen, etwa mit dem Gütezeichenfinder des Kompass Nachhaltigkeit.
Zum anderen haben sich einige Bundesländer sehr detailliert mit Standardsetzung befasst: Hamburg hat einen detaillierten Leitfaden zur nachhaltigen Beschaffung, Berlin hat detaillierte Leistungsblätter zu etlichen Standardprodukten, um nur zwei Anlaufstellen zu nennen. Diese kann man gut nutzen, auch wenn man nicht aus diesen Städten kommt! Oder Sie greifen auf die Leitfäden zur umweltfreundlichen Beschaffung des Umweltbundesamtes zurück.
In der KNB haben wir seit vielen Jahren einen sehr wichtigen Standard, besser gesagt eine Mustererklärung, zu Menschenrechten in der ITK-Beschaffung erarbeitet. Sie kann von allen Vergabestellen genutzt werden und es gibt Unterstützungsmaterial wie ein Handbuch und die Übersetzung in die europäischen Sprachen, was häufig für Bieterunternehmen hilfreich ist. Wir haben zum Beispiel auch einen Projektbericht zum Thema Nachhaltigkeit bei Dienstleistungen erarbeitet. Beides findet sich auf unserer Webseite. Hier finden sich im Übrigen auch produktspezifische Materialsammlungen, Infos zu rechtlichen Anforderungen und Veranstaltungshinweise sowie Schulungstermine (www.nachhaltige-beschaffung.info).
Standardisierung wird aber auch in Zukunft deutlich fortschreiten: Um eine einheitliche Umsetzung nachhaltiger öffentlicher Beschaffung zu befördern, wurde der Interministerielle Ausschuss für nachhaltige öffentliche Beschaffung (IMA nöB) als zentrales Koordinierungs- und Entscheidungsgremium auf Bundesebene etabliert. Er arbeitet unter dem Vorsitz des Bundesministeriums des Innern und des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie. Auch hier werden Hilfestellungen und Empfehlungen erarbeitet und im Rahmen verschiedener Unterarbeitsgruppen anschlussfähige Standards und Leitfäden erarbeitet.
Rückblick auf die Vergabesymposien 2022 bis 2025
Die EU, zumindest die Kommissionspräsidentin, sieht öffentliche Beschaffung auch als Instrument zur Resilienzsteigerung. Kann das aufgehen?
Zunächst einmal: Ja, ich sehe große Beiträge der Beschaffung zur nationalen und europäischen Resilienz. Dabei sehe ich zwei verschiedene Ebenen, auf denen die öffentliche Beschaffung für die Resilienz eine Rolle spielt. Zum einen müssen wir uns mit dem Thema der gesamtgesellschaftlichen Versorgung auseinandersetzen: Welche Produkte und Dienstleistungen sind in welcher (Krisen-)Situation noch verfügbar? Und wie können wir für verschiedene Krisen vorbauen und die Versorgungssicherheit herstellen?
Hier sehe ich große Schnittstellen zu unseren Bemühungen zur Nachhaltigkeit. Ein Beispiel ist die Ressourcenversorgung. Weil wir wissen, dass viele Ressourcen endlich sind, ist der Anspruch der Kreislaufwirtschaftsstrategie der Bundesregierung, die verwendeten Produkte möglichst lang in der Nutzung zu halten. Und nach Ende der Nutzung sollen diese so umfangreich wie möglich weiterverwertet werden. Das zahlt dann nicht nur darauf ein, dass beispielsweise weniger seltene Erden abgebaut und unter hohen Umweltkosten weit transportiert werden müssen, sondern auch darauf, dass wir gesamtgesellschaftlich in der Rohstoffversorgung weniger auf Zukauf angewiesen sind. Das trägt zur staatlichen Unabhängigkeit bei, aber auch dazu, dass Produktionen bei einzelnen Stoffströmen nicht auf einen einzelnen, störanfälligen Lieferweg angewiesen sind.
In meinem Vortrag werde ich Einblicke geben, was Resilienz in der Beschaffung bedeuten kann.
Zum anderen müssen wir uns als Bedarfsträger- und Beschaffungsorganisationen jeweils die Frage stellen, ob wir hinsichtlich unseres Grundauftrages so aufgestellt sind, dass die Versorgung auch in verschiedenen (Krisen)Situationen gewährleistet wird: Können wir für die essenziellen Arbeitsbereiche unserer Behörde sicherstellen, dass sie auch in Krisen alles hat, um beispielsweise die Bevölkerung vor Ort zu versorgen?
Vorboten zu diesen Themen haben wir ja bereits gesehen. Die ganz konkreten Auswirkungen unterbrochener Lieferketten haben wir teilweise schon in den letzten Jahren besonders schmerzlich gespürt: Auf einmal hatten wir bei bestimmten Produkten im ITK-Bereich keine Lieferungen mehr – und auch eine adäquate Alternative war zunächst nicht zu bekommen. Wollen Organisationen dem entgegenwirken, müssen sie sich ganz praktisch mit Lagerhaltung und alternativen Lieferwegen und Produkten auseinandersetzen. Der erste Schritt muss sein, sich mit Kernbedarfen und Risiken auseinanderzusetzen, um dann in einem mehrjährigen Prozess die relevanten Verträge zu identifizieren und nach Lösungen für Versorgungsstrategien zu suchen.
Was dürfen Teilnehmerinnen und Teilnehmer des Vergabesymposiums von Ihrem Vortrag erwarten?
Die Frage, was Beschaffung in der Resilienz leisten soll, wird aktuell an viele in der Vergabe Tätige herangetragen. In meinem Vortrag werde ich Einblicke geben, was Resilienz in der Beschaffung bedeuten kann. Ich möchte erste Ansätze mitgeben, welche Anforderungen sich daraus an Beschaffungsorganisationen organisatorisch und strategisch ergeben. Und ich werde Zusammenhänge von nachhaltiger und strategischer Beschaffung aufzeigen: Organisationen, die nachhaltig beschaffen, haben zum Thema Resilienz in der Regel schon einiges vorzuweisen.