Im Vergaberecht gilt Textform als Regelstandard – elektronische Signaturen sind die prüfungs- und dokumentationsbedürftige Ausnahme. Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) steht dabei zwischen der einfachen Signatur und der qualifizierten elektronischen Signatur (QES), die der eigenhändigen Unterschrift gleichsteht. Wer die drei Signaturniveaus kennt, kann Anforderungen in Vergabeunterlagen präzise formulieren und vermeidet unnötigen Aufwand auf Bieterseite.
Was ist die fortgeschrittene elektronische Signatur?
Das europäische eIDAS-Recht unterscheidet drei Signaturniveaus:
| Signaturtyp | Kurzbezeichnung | Kerneigenschaft |
|---|---|---|
| Einfache elektronische Signatur | EES | Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet |
| Fortgeschrittene elektronische Signatur | FES | Einzigartig mit dem Unterzeichner verknüpft, identifiziert ihn, basiert auf Daten unter seiner alleinigen Kontrolle, macht nachträgliche Änderungen erkennbar |
| Qualifizierte elektronische Signatur | QES | FES plus qualifiziertes Zertifikat eines qualifizierten Vertrauensdiensteanbieters und qualifizierte elektronische Signaturerstellungseinheit – rechtlich gleichwertig mit eigenhändiger Unterschrift |
Die fortgeschrittene elektronische Signatur erfüllt die vier Anforderungen aus Art. 26 Abs. 1 eIDAS-Verordnung (EU Nr. 910/2014): einzigartige Zuordnung, Identifizierbarkeit des Unterzeichners, alleinige Kontrolle über die Signaturerstellungsdaten und Erkennbarkeit nachträglicher Änderungen. Ein qualifiziertes Zertifikat ist dafür nicht erforderlich – das unterscheidet sie von der QES.
In der Praxis
Wichtig vorab: Plattformauthentifizierung und integritätsgesicherte Datenübermittlung sind von einer elektronischen Signatur im eIDAS-Sinne zu unterscheiden. Eine Signatur im Rechtssinne sind Daten, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden und zum Unterzeichnen verwendet werden – eine Plattformanmeldung oder Transportverschlüsselung erfüllt das nicht automatisch.
Typische Praxisfälle und Abgrenzungen im Vergabekontext:
- E-Vergabe-Plattformen: Viele Plattformen – darunter DTVP, subreport und ähnliche – sichern Angebotsabgabe, Vertraulichkeit und Integrität der Übermittlung technisch ab. Das ist von einer FES im Rechtssinn zu unterscheiden; ob eine Plattform darüber hinaus eine FES im eIDAS-Sinne erzeugt, hängt vom konkreten System und Verfahren ab.
- ELSTER-Organisationszertifikate: Sie dienen der Authentifizierung und Identifizierung bei bestimmten Verwaltungsdiensten; ob darüber eine FES im eIDAS-Sinne erzeugt wird, hängt vom jeweiligen Dienst und Verfahren ab.
- Kommerzielle Signaturlösungen: Dienste wie DocuSign, Adobe Acrobat Sign oder D-Trust können – je nach Produkt, Identifizierungsverfahren und technischer Umsetzung – elektronische Signaturen auf fortgeschrittenem oder qualifiziertem Niveau bereitstellen, die im Vergabekontext für bestimmte Erklärungen ausreichen können.
- DE-Mail: DE-Mail mit sicherer Anmeldung und Bestätigung ist ein gesetzlich besonders geregelter Zustell- und Nachweismechanismus; sie ist nicht schlicht als FES des Absenders einzuordnen.
Rechtsgrundlage
- Art. 26 Abs. 1 eIDAS-Verordnung (EU 910/2014): Definiert die vier Merkmale der FES. Die Verordnung gilt unmittelbar in allen EU-Mitgliedstaaten. Die eIDAS-2-Verordnung (EU 2024/1183, in Kraft seit Mai 2024) lässt die materiellen Anforderungen des Art. 26 Abs. 1 unverändert; neu sind Standardisierungs- und Anerkennungsregeln (u. a. DVO (EU) 2026/248 zu von öffentlichen Stellen anzuerkennenden Formaten, anwendbar ab Februar 2027), die für öffentliche Stellen technisch relevant werden können.
- § 126a BGB: Nur die QES ersetzt die gesetzliche Schriftform. Die FES reicht dafür nicht aus.
- § 126b BGB: Die Textform verlangt eine lesbare Erklärung mit Nennung der erklärenden Person auf dauerhaftem Datenträger. Eine eIDAS-Signatur ist dafür nicht erforderlich.
- § 53 VgV: Abs. 1 normiert die elektronische Übermittlung in Textform als Regelfall. Abs. 3 erlaubt FES, QES oder elektronisches Siegel nur, soweit der Auftraggeber nach Prüfung erhöhte Anforderungen an die Sicherheit der zu übermittelnden Daten bejaht.
- § 38 UVgO: Grundsätzlich elektronische Übermittlung in Textform (Abs. 1); Abs. 4 und 5 enthalten Ausnahmen, Abs. 6 erlaubt FES, QES oder Siegel bei erhöhten Sicherheitsanforderungen.
Was sonst noch wichtig ist
Wann reicht die FES, wann brauche ich die QES?
Für die typische elektronische Angebotsabgabe über die vom Auftraggeber vorgegebene elektronische Vergabeplattform ist weder FES noch QES gesetzlich vorgeschrieben – Textform genügt. Eine QES wird im Vergaberecht nur dann verbindlich verlangt, wenn:
- gesetzliche Schriftform elektronisch nach § 126a BGB ersetzt werden soll und die elektronische Form nicht ausgeschlossen ist,
- die Vergabeunterlagen dies ausdrücklich und wirksam fordern, oder
- Spezialvorschriften eine bestimmte Form verlangen.
Wann sollte eine Vergabestelle FES verlangen?
Wenn Vergabeunterlagen jenseits der Plattform-Standardkommunikation qualitätsgesichert elektronisch übermittelt werden sollen – etwa fristgebundene oder besonders manipulationsanfällige Erklärungen, soweit die konkrete Prüfung erhöhte Anforderungen an Authentizität und Integrität ergibt – bietet die FES ein sachgerechtes Sicherheitsniveau ohne den Aufwand der QES. Voraussetzung ist eine vorherige Prüfung erhöhter Sicherheitsanforderungen nach § 53 Abs. 3 VgV bzw. § 38 Abs. 6 UVgO.
Vorsicht bei Anforderungen in den Vergabeunterlagen: Wird in der Leistungsbeschreibung oder im Angebotsformular eine „elektronische Signatur“ gefordert, ohne das Signaturniveau zu benennen, entsteht Auslegungsbedarf. Vergabestellen sollten die Art der Signatur (EES / FES / QES) in den Unterlagen explizit benennen und die erhöhten Sicherheitsanforderungen begründen.
Häufige Fragen
Kann ich ein Angebot ohne separate elektronische Signatur einreichen?
Ja, sofern die Vergabeunterlagen keine FES oder QES wirksam verlangen. Textform erfordert aber weiterhin eine lesbare Erklärung mit Nennung der erklärenden Person; die Abgabe über die vorgegebene Vergabeplattform genügt dafür in der Regel.
Ist eine eingescannte Unterschrift eine FES?
Nein. Eine eingescannte Unterschrift ist eine einfache elektronische Signatur (EES), weil sie keine einzigartige Zuordnung und keine Manipulationserkennung im eIDAS-Sinne bietet.
Was kostet eine FES?
Das hängt vom Anbieter ab. Viele Vergabeplattformen und Dokumentenmanagementsysteme bieten FES-Funktionen als integriertes Feature an, ohne Zusatzkosten je Signatur. Eigenständige FES-Zertifikate über Vertrauensdiensteanbieter sind in der Regel günstiger als QES-Lösungen.
Verwandte Begriffe
Qualifizierte elektronische Signatur · eIDAS · Textform · E-Vergabe · Vertrauensdiensteanbieter
Vertiefende Beiträge im cosinex Blog
- Pflicht zur E-Vergabe: Eine Betrachtung der zulässigen Formvorschriften entsprechend § 38 Abs. 4 UVgO – zur Formfrage im Unterschwellenbereich
- Wann dürfen elektronische Signaturen und elektronische Siegel gefordert werden? – zur Frage, unter welchen Voraussetzungen Auftraggeber FES oder QES verlangen dürfen