cosinex SmartProcure – unsere Vision für die Zukunft Ihrer Beschaffung – setzt auf künstliche Intelligenz überall dort, wo sie verlässlich belastbare Ergebnisse liefert. In diesem Beitrag zeigen wir an drei Praxisbeispielen, wie der cosinex Intelligence Hub schon jetzt KI-Assistenten in cosinex Lösungen ermöglicht.
KI ist in der öffentlichen Beschaffung angekommen. Sie liefert überall dort Entlastung, wo Zeit verloren geht: bei Routineaufgaben, wiederkehrenden Formulierungen, Klassifikationen und dem Umgang mit Wissen aus Dokumenten.
Der Autor
Carsten Klipstein gestaltet seit über zwanzig Jahren unternehmerisch die Digitalisierung des öffentlichen Auftragswesens mit. Er ist Vorsitzender der Geschäftsführung der cosinex GmbH und Autor zahlreicher Fachbeiträge zu Vergaberecht, öffentlicher Beschaffung und Digitalisierung der Verwaltung.
Bei cosinex unterstützen wir diesen Prozess, indem wir KI in unseren Standardlösungen verfügbar machen. Dies geschieht schrittweise und produktseitig so, dass Betrieb, Kosten und Compliance gut beherrschbar bleiben. Schon heute sind kundenindividuelle Projekte möglich, bei denen Sie entscheiden können, welches Sprachmodell, welche Datenquellen und welche Prozesse genutzt werden sollen.
Unser KI-First-Anspruch
Der cosinex Intelligence Hub verknüpft Daten aus Fachverfahren mit Fachwissen, Prozessen, Sprachmodellen und Ihnen als Human in the Loop; nahtlos integriert in Ihre Arbeitsumgebung und gestützt durch robuste Fach- und Business-Logik.
Mit ihm setzen wir unseren Anspruch in die Realität um, nach und nach KI überall dort einzusetzen, wo sie konkrete Entlastung schafft, Zeit spart und Qualität steigert.
Bereits jetzt macht der cosinex Intelligence Hub KI im Beschaffungsprozess erlebbar. Die folgenden Beispiele zeigen, wie wir KI einsetzen, damit sie spürbar Zeit spart und Qualität steigert – integriert in die gewohnte Arbeitsumgebung.
Praxisbeispiel EDI: Präzise CPV-Ermittlung mit minimaler Fehlertoleranz
Bereits seit dem 17. März 2025 nutzen Landesbehörden in Nordrhein-Westfalen ein neues Modul für die Erfassung von Direktaufträgen. Die webbasierte und barrierefreie Anwendung ermöglicht die auswertbare Erfassung unter Angabe der Kerninformationen des Auftrags. Die Ermittlung des CPV-Codes der beschafften Leistung erfolgt dabei mittels KI.
Eine zentrale Herausforderung bestand darin, minimale Fehlertoleranz zuzulassen, ohne dass die Kosten im Masseneinsatz unkontrolliert skalieren. KI in dieser Nutzungstiefe kann – je nach Nutzungsvolumen und Tokenverbrauch – deutlich höhere Betriebskosten verursachen als typische Pauschalangebote aus dem Endkundenbereich.
In der Praxis zeigte sich: Sogenannte Foundation-Modelle wie ChatGPT, Gemini oder Claude sind leistungsfähig, aber in diesem Szenario nicht verlässlich genug. Teilweise wurden CPV-Codes generiert, die es nicht gibt; teilweise wurden zwar gültige, aber nicht vollständig passende Codes vorgeschlagen. Das führt zu Nacharbeit – und genau diese Nacharbeit sollte minimiert werden.
Erst durch den gezielten Einsatz des Retrieval-Augmented-Generation-Verfahrens (RAG) gelang der entscheidende Durchbruch: Die KI hatte damit Zugriff auf einen thematisch passenden Wissenskontext, was zu deutlich präziseren Ergebnissen führte und die manuelle Nacharbeit spürbar reduzierte.
Praxisbeispiel GovMind: Vergabebezogenes Know-how direkt im Arbeitskontext
Die cosinex-Tochter GovMind fokussiert mit ihrer Lösungsplattform auf die Frage, was beschafft werden soll. Dabei kommt ein Anforderungsassistent zum Einsatz, mit dem Fachbereiche und Vergabestelle gemeinsam alle Unterlagen und Informationen zusammentragen und dokumentieren können, die für die spätere Beschaffung relevant sind.
Nutzer des GovMind-Anforderungsassistenten können einen KI-Chatbot hinzuziehen, der die Recherche und Sammlung von Informationen begleitet und passende Vorschläge zur Vorbereitung der Beschaffung unterbreitet.
Anwender können sich so beispielsweise passende Eignungs- oder Wertungskriterien zu ihrer Beschaffung generieren lassen, bereits getätigte Eingaben prüfen oder Aufschläge für Auftragswertschätzungen unterbreiten lassen.
GovMind Geschäftsführer Dr. Stefan Krusenbaum stellt den KI-Chatbot in diesem Blogbeitrag ausführlich vor.
GovMind erleben
Erhalten Sie erste Einblicke in die Module des Anforderungsassistenten und erleben Sie, wie GovMind KI-unterstützt Ihre Beschaffungsvorbereitung optimiert.
Praxisbeispiel Argos
Das jüngste Beispiel ist Argos, ein KI-basierter Berater, der im Deutschen Vergabeportal (DTVP) auf Basis des cosinex Vergabemarktplatz zur Verfügung steht. Unternehmen beschreiben im Dialog mit Argos ihr Leistungsportfolio in natürlicher Sprache oder hinterlegen einfach einen Link zur eigenen Website, anstatt sich im Detail mit der CPV-Systematik oder komplexen Filterlogiken auseinandersetzen zu müssen.
Argos übersetzt diese Angaben automatisch in passende Suchprofile mit CPV-Codes, Schlagwörtern und Filtern und testet sie direkt an realen Bekanntmachungen. Für Vergabestellen bedeutet das: Ausschreibungen werden häufiger von geeigneten Unternehmen gesehen.
So generierte Suchprofile können in die Unternehmens-Accounts der Vergabeplattformen auf Basis des Vergabemarktplatz importiert werden. Diese Funktion ist in den Vergabemarktplätzen ab der Version 11.2 integriert, aber standardmäßig deaktiviert.
KI mit festen Leitplanken
Was alle Anwendungen verbindet, ist die nahtlose Integration in Ihre Arbeitsumgebung – gestützt durch robuste Fach- und Business-Logik und flankiert von Leitplanken, die Sicherheit und Compliance gewährleisten.
Menschen treffen Entscheidungen
Gleichzeitig gilt für uns ein klares Prinzip: KI unterstützt und entlastet – aber sie ersetzt keine Verantwortung. Entscheidungen in rechtlich relevanten Schritten verbleiben beim Menschen. KI liefert Vorschläge, Entwürfe und Hinweise, die Sie prüfen, anpassen und freigeben.
Ihre Daten bleiben Ihre Daten
Vergabeakten, Verträge und Bieterkommunikation sind sensible, schützenswerte Informationen. Der cosinex Intelligence Hub stellt durch seine kundenindividuelle Anbindung sicher, dass Sie die volle Kontrolle darüber behalten:
- welche Daten ein KI-Modell zu Gesicht bekommt,
- welche Daten ausgeschlossen sind und
- in welcher Umgebung Anreicherung und Verarbeitung stattfinden.
Der Zugriff auf Bestandsdaten zur Anreicherung von Anfragen (RAG) erfolgt in einer sicheren Umgebung – und so, dass die Nutzung zu Ihren Compliance- und Betriebsanforderungen passt.
Die Anforderungen der DSGVO sind hoch. Der cosinex Intelligence Hub ermöglicht es, anwendungsspezifische Anonymisierungs- und Pseudonymisierungs-Pipelines zu implementieren.
Bevor eine Anfrage an ein externes Sprachmodell gesendet wird, können personenbezogene oder sensible Daten gezielt entfernt oder ersetzt werden, um Compliance sicherzustellen – ein entscheidender Vorteil in Zeiten steigender regulatorischer Anforderungen.
Technologiefreiheit
In der kundenindividuellen Projektumsetzung gilt: Sie entscheiden, welche KI, welches Sprachmodell Sie nutzen. Schließlich können Ihre Rahmenbedingungen sehr unterschiedlich sein: Präferenzen für europäische Anbieter, der Wunsch nach höchster Unabhängigkeit durch eigene Infrastruktur oder die bewusste Entscheidung für ein leistungsstarkes kommerzielles Modell.
Der cosinex Intelligence Hub erlaubt die Anbindung an verschiedene Modelle – passend zu Ihrer Strategie und Ihren Anforderungen. Perspektivisch wollen wir diese Flexibilität schrittweise auch stärker in Standardausbaustufen überführen.
Zwei Wege – ein Hub
Mit dem cosinex Intelligence Hub verfolgen wir zwei Ausprägungen:
KI in Standardlösungen
Funktionen wie die CPV-Ermittlung in EDI oder der Chatbot in GovMind sind Teil von Standardlösungen. Sie sind so ausgelegt, dass sie im Alltag zuverlässig funktionieren und zugleich Betrieb, Kosten und Compliance gut beherrschbar bleiben.
In diesem Standardkontext gilt heute: Der Funktionsumfang ist klar abgegrenzt (fokussierte Assistenz statt „Alleskönner“).
Modellwahl und Datenanbindung werden von uns in der Regel produktseitig vorgegeben, um Stabilität, Kosteneffizienz und Betriebssicherheit zu gewährleisten. Die Erweiterung erfolgt schrittweise – basierend auf Erfahrungen aus dem Realbetrieb.
Kundenindividuelle Hub-Projekte
Parallel dazu lassen sich auf Basis des Intelligence Hub bereits heute kundenindividuelle Projekte umsetzen. Hier kann je nach Sicherheitskonzept und Betriebsmodell gemeinsam definiert werden,
- welches Sprachmodell genutzt wird (z. B. europäischer Anbieter, Open Source, kommerzielles Modell),
- welche Datenquellen eingebunden werden dürfen und welche explizit ausgeschlossen sind,
- welche Prozesse durch KI unterstützt werden und welche Freigaben/Prüfschritte vorgesehen sind und
- welche Funktionen im Arbeitskontext bereitgestellt werden (z. B. Entwürfe, Zusammenfassungen, Prüfhinweise, Wissensabfragen).
So entstehen maßgeschneiderte Assistenzlösungen, die exakt zu Ihrer Organisation passen – mit klaren Leitplanken und Verantwortlichkeiten.
Der nächste Schritt: Ihr individueller Anwendungsfall
Die Möglichkeiten sind enorm, aber der Einstieg ist pragmatisch: Der cosinex Intelligence Hub ist kein unüberschaubares Großprojekt, sondern eine Reise, die wir mit konkreten, wertstiftenden Anwendungsfällen beginnen – etwa zur Entlastung durch intelligente Assistenz in Zeiten von Fachkräftemangel.
Haben Sie einen wiederkehrenden Prozess, der viel manuelle Fleißarbeit erfordert? Möchten Sie Wissen erfahrener Kolleginnen und Kollegen für alle verfügbar machen? Lassen Sie uns darüber sprechen.
In einem gemeinsamen, unverbindlichen Gespräch analysieren wir gerne mit Ihnen, wo und wie maßgeschneiderte KI-Assistenz Ihre Beschaffungsprozesse schon heute spürbar verbessern kann.
Kontaktieren Sie uns und gestalten Sie mit uns die intelligente Zukunft Ihrer Vergabe.
Titelbild: InfiniteFlow – AdobeStock