Wenn die Druckerbestellung direkt bei Amazon läuft, der Rahmenvertrag mit dem Büromateriallieferanten ungenutzt bleibt und die zentrale Vergabestelle erst aus der Rechnung vom Vorgang erfährt, dann landet der Vorgang im Vergabeblindfleck der Behörde. Genau dieses Phänomen beschreibt der Begriff Maverick Buying – und mit den zuletzt kräftig erhöhten Wertgrenzen für Direktaufträge wächst er zur Steuerungsherausforderung heran.
Was ist Maverick Buying?
Maverick Buying bezeichnet den Erwerb von Waren oder Dienstleistungen durch Mitarbeitende einer Organisation außerhalb der definierten Beschaffungsprozesse und -richtlinien. Im öffentlichen Sektor schafft das Compliance-Risiken, höhere Stückpreise und eine Beschaffungslandschaft, die sich der zentralen Steuerung entzieht.
Synonym werden im deutschen Sprachgebrauch auch die Begriffe wilde Beschaffung, Einkauf am Einkauf vorbei oder Direktkauf unter Umgehung interner Richtlinien verwendet.
In der Praxis
Typische Erscheinungsformen in der öffentlichen Verwaltung:
- Fachbereich bestellt direkt: Die Abteilung ordert Büromaterial, IT-Zubehör oder Software selbstständig über Online-Marktplätze wie Amazon oder Mercateo, obwohl ein zentral ausgehandelter Rahmenvertrag existiert.
- Stückelung zur Umgehung von Wertgrenzen: Ein größerer Bedarf wird in mehrere Einzelaufträge zerlegt, damit jeder unterhalb der Direktauftragsgrenze bleibt.
- Dringlichkeit als Begründung: Regelmäßig „dringende“ Beschaffungen führen faktisch zu einem Dauerbetrieb außerhalb der Vergabestelle.
- Lieferantenbindung ohne Prozess: Einzelne Bereiche pflegen über Jahre gewachsene Beziehungen zu bestimmten Anbietern, ohne den Markt zu sondieren oder Preise zu vergleichen.
Die Folgen sind greifbar: uneinheitliche Prozesse, entgangene Preisvorteile durch nicht genutzte Rahmenverträge, höhere Einzelpreise bei kleinen Stückzahlen sowie fehlende Produktstandardisierung, die Wartung und Ersatzteilversorgung verteuert. Hinzu kommen Compliance-Risiken – etwa wenn interne Liefer- und Vertragsbedingungen bei Direktkäufen über Online-Marktplätze nicht durchgesetzt werden können.
Empirisch ist das Phänomen schwer zu fassen, weil die Vergabestatistik Vorgänge außerhalb des formalen Beschaffungsprozesses systematisch nicht erfasst. cosinex hat 2024 gemeinsam mit der Universität der Bundeswehr München die Umfrage Einkauf am Einkauf vorbei? durchgeführt, deren Ergebnisbericht erstmals ein Lagebild für die öffentliche Beschaffung liefert.
Rechtsgrundlage
Es gibt keine Rechtsnorm, die den Begriff Maverick Buying als solches regelt. Die Beschaffung an definierten Prozessen vorbei berührt jedoch mehrere Pflichtenkreise gleichzeitig:
- Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit: § 7 Bundeshaushaltsordnung und die entsprechenden Landeshaushaltsordnungen verpflichten öffentliche Auftraggeber zur wirtschaftlichen Mittelverwendung. Systematisch überhöhte Einzelpreise durch Umgehung von Rahmenverträgen stehen damit im Konflikt.
- Dokumentationspflichten: § 8 VgV für Oberschwellenvergaben und § 6 UVgO für den Unterschwellenbereich verlangen eine nachvollziehbare Dokumentation des Beschaffungsvorgangs. Informelle Direktkäufe ohne Vergabevermerk lassen sich im Nachgang weder prüfen noch rechtfertigen.
- Interne Beschaffungsrichtlinien: Dienstanweisungen, Vergabeordnungen und Compliance-Vorgaben der jeweiligen Behörde oder Kommune konkretisieren, welche Prozesse einzuhalten sind. Ein Verstoß gegen diese internen Regelungen ist dienstrechtlich relevant, auch wenn er vergaberechtlich unterhalb der Wahrnehmungsschwelle bleibt.
Der rechtliche Spielraum bei Direktaufträgen ist also weit, aber er entbindet nicht von den Prinzipien der Wirtschaftlichkeit und der Nachvollziehbarkeit.
Was sonst noch wichtig ist
Mit den in mehreren Bundesländern zuletzt erhöhten Wertgrenzen für Direktaufträge hat sich der Spielraum für informelle Beschaffung erheblich vergrößert. Was politisch als Entbürokratisierung begrüßt wird, verschiebt in der Praxis die Kontrolle vom formalen Vergabeprozess in die interne Organisation – mit dem Risiko, dass diese Kontrolle unterwegs verloren geht.
Wirksame Gegenstrategien setzen an mehreren Punkten an:
| Maßnahme | Wirkungsschwerpunkt | Geeignet für |
|---|---|---|
| Zentrale Beschaffung für definierte Produktkategorien | Preis, Qualität, Standardisierung | Büromaterial, IT-Grundausstattung, Software mit Datenschutzbezug |
| Rahmenverträge und dynamische Beschaffungssysteme | Preis, Prozessgeschwindigkeit | Wiederkehrender Bedarf, preissensible Warengruppen |
| Produktstandards und Behördenspezifikationen | Folgekosten, Kompatibilität | Technik mit Wartungs- und Ersatzteilbedarf |
| Bedarfsmanagement mit früher Meldung | Planbarkeit, Bündelung | Organisationen mit dezentralen Fachbereichen |
| Systematische Dokumentation auch kleiner Direktvergaben | Transparenz, Steuerbarkeit | Alle Behörden mit erhöhten Direktauftragsgrenzen |
Häufige Fragen
Ist Maverick Buying verboten?
Es gibt keine Rechtsnorm, die den Begriff als solchen sanktioniert. Je nach Ausprägung können aber Verstöße gegen das haushaltsrechtliche Gebot der wirtschaftlichen Mittelverwendung, gegen die vergaberechtlichen Dokumentationspflichten oder gegen interne Dienstanweisungen vorliegen – mit entsprechenden dienstrechtlichen Konsequenzen.
Zählt jeder Einkauf über Amazon oder Mercateo als Maverick Buying?
Nein. Entscheidend ist nicht der genutzte Marktplatz, sondern ob der Einkauf die definierten Beschaffungsprozesse der Organisation umgeht. Ein über Amazon Business abgewickelter Einkauf kann durchaus konform sein, wenn er auf einem Rahmenvertrag oder einer dokumentierten Freigabe beruht.
Wie lässt sich Maverick Buying in der eigenen Behörde messen?
Die Vergabestatistik erfasst das Phänomen nicht. Praktikable Indikatoren sind die Auslastung bestehender Rahmenverträge, die Entwicklung der Direktauftragsquote, die Lieferantenkonzentration außerhalb zentraler Vergabestellen und die Quote dokumentierter Vergabevermerke bei Direktkäufen.
Verwandte Begriffe
Direktauftrag · Rahmenvereinbarung · Dynamisches Beschaffungssystem · Wertgrenzen · Bedarfsmanagement
Vertiefende Beiträge im cosinex Blog
- Maverick Buying: Die Risiken erhöhter Wertgrenzen – Ausgangsbeitrag mit sechs konkreten Lösungsansätzen
- Ergebnisbericht zur Umfrage Maverick Buying – empirisches Lagebild in Kooperation mit der Universität der Bundeswehr München
- Einkauf am Einkauf vorbei: Wir verschenken Potenzial – Einordnung aus cosinex-Sicht
- Mehr Spielraum, mehr Verantwortung: Direktaufträge als organisatorische Wegmarke – zur organisatorischen Dimension