Das cosinex Beschaffungsmanagementsystem wird kontinuierlich um neue Funktionen ergänzt, die Beschaffungs- und Vergabeverfahren vereinfachen, beschleunigen und digitalisieren. In diesem Beitrag zeigen wir, wie Fachbereiche und Vergabestellen Dokumente im Beschaffungsantrag gemeinsam entwickeln und nahtlos in die Vergabeunterlage übernehmen.

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Leistungsverzeichnisse, Leistungsbeschreibungen, Vertragsentwürfe: Bevor ein Vergabeverfahren beginnt, müssen zahlreiche Unterlagen erstellt, abgestimmt und finalisiert werden. In der Praxis geschieht das häufig über E-Mail-Anhänge, geteilte Ordner oder gar USB-Sticks. Die Folge: Mehrere Versionen derselben Datei kursieren parallel, Abstimmungen verlaufen unübersichtlich und die Vergabestelle muss am Ende mühsam die finale Fassung zusammensuchen.

Das Bedarfsmanagement im cosinex Beschaffungsmanagementsystem (BMS) löst dieses Problem, indem es Dokumenten-Upload, Abstimmung und Übernahme in einem durchgängigen Prozess zusammenführt.

Aus VMS wird BMS

Mit der Version 13 des cosinex VMS haben wir im März 2026 dessen Umbenennung in das Beschaffungsmanagementsystem vollzogen. Mit ihr tragen wir den Veränderungen der Beschaffungspraxis der vergangenen Jahre Rechnung und schaffen die Grundlage für cosinex SmartProcure – die Plattform, die mitdenkt.

Dokumente zentral im Beschaffungsantrag ablegen

Bereits beim Anlegen eines Beschaffungsantrags können Fachbereiche ihre Entwürfe direkt im System hochladen – Leistungsverzeichnisse, Leistungsbeschreibungen, Kriterienkataloge oder andere Unterlagen. Dabei bestehen keine Einschränkungen beim Dateityp: Neben PDF, Word und Excel lassen sich beispielsweise auch branchenspezifische Formate wie GAEB-Dateien aus dem Bauumfeld hochladen.

Der Beschaffungsantrag wird so zum zentralen Entwicklungsbereich für alle Unterlagen, die später in die Vergabeunterlage einfließen sollen. Statt Dateien über verschiedene Kanäle zu verteilen, liegen sie gebündelt an einer Stelle im System.

Webinare zum Bedarfsmanagement

Regelmäßig stellen unsere Produktberater das Modul Bedarfsmanagement im Rahmen von kostenfreien Webinaren vor.

Teilnehmerinnen und Teilnehmer erfahren, wie das Modul ihre Beschaffungsprozesse von Anfang an unterstützen kann, lernen die wichtigsten Funktionen des Moduls kennen und erhalten erste Einblicke, wie sie damit Bedarfe effizient erfassen, prüfen und genehmigen können.

21. Mai, 9:15 Uhr
18. Juni, 9:15 Uhr

Gemeinsam abstimmen und finalisieren

Sobald die ersten Entwürfe hochgeladen sind, beginnt die Abstimmung. Das BMS bietet hierfür zwei Wege:

Über den Genehmigungsprozess

Im Rahmen der Genehmigung des Beschaffungsantrags kann die Vergabestelle als prüfende Instanz eingebunden werden. Sie öffnet die hochgeladenen Dokumente, nimmt ihre vergaberechtliche Prüfung vor und gibt über den Genehmigungsprozess konkretes Feedback – etwa den Hinweis, dass eine Leistungsbeschreibung zu produktscharf formuliert ist. Der Fachbereich korrigiert daraufhin das Dokument, lädt die aktualisierte Version hoch und stößt eine erneute Prüfung an.

Über das Team-Board

Alternativ oder ergänzend können Fachbereich und Vergabestelle das Team-Board nutzen, um sich formlos über den Stand der Unterlagen auszutauschen. Der Fachbereich erstellt beispielsweise eine Aufgabe: „Erstentwurf Leistungsverzeichnis hochgeladen -bitte prüfen.“ Die Vergabestelle dokumentiert ihre Rückmeldung direkt als Team-Board-Eintrag, der Fachbereich hakt die erledigte Korrektur ab.

Dokumente per Assistent in die Vergabeunterlage übernehmen

Ist der Beschaffungsantrag genehmigt und die Vergabeakte angelegt, kommt das eigentliche Highlight: die nahtlose Übernahme der finalisierten Dokumente.

Im Bereich der Vergabeunterlagen steht der integrierte Assistent bereit. Über den Reiter Dokumente verknüpfter Akten zeigt er alle Unterlagen an, die im zugehörigen Beschaffungsantrag hinterlegt wurden – in der zuletzt abgestimmten, finalen Version.

Die Vergabestelle kann nun gezielt auswählen, welche Dokumente sie übernehmen möchte, und sie direkt der passenden Dokumentengruppe zuordnen:

  • Ist es ein Anschreiben?
  • Eine Leistungsbeschreibung?
  • Oder eine Vertragsbedingung?

Per Klick auf Hinzufügen werden die ausgewählten Dokumente in die Vergabeunterlage einsortiert. Die Vergabestelle bleibt dabei vollständig in der Oberfläche des BMS – ohne Umweg über E-Mail-Postfächer, Dateiablagen oder andere Systeme.

So erleichtert das cosinex Beschaffungsmanagementsystem den Beschaffungsalltag