Das Bayerische Staatsministerium für Ernährung, Landwirtschaft, Forsten und Tourismus (StMELF) hat seinen Wegweiser zur Vergabe von Verpflegungsleistungen aktualisiert und an die aktuelle Gesetzgebung und Rechtsprechung angepasst. Die Publikation erläutert, wie öffentliche Auftraggeber Qualitätskriterien in Ausschreibungen für Kita-, Schul-, Senioren- und Betriebsverpflegung verankern können.
Soweit eine Einrichtung oder deren Träger dem Vergaberecht unterliegt, muss die Auswahl eines Speisenanbieters im Wettbewerb erfolgen. Der Wegweiser soll dabei helfen, sich im Vergaberecht zurechtzufinden. Er behandelt die vergaberechtliche Ausgangssituation, die Vorbereitung der Ausschreibung, die Gestaltung der Vergabeunterlagen sowie den Einsatz von Gütezeichen als Qualitätsnachweis.
Wertgrenzen und Verfahrensarten in Bayern
Der Wegweiser bildet den aktuellen Rechtsrahmen in Bayern ab. Ab dem 1. Januar 2026 liegt der EU-Schwellenwert für Liefer- und Dienstleistungsaufträge bei 216.000 Euro netto, für Dienstleistungskonzessionen bei 5.404.000 Euro netto. Verpflegungsleistungen können darüber hinaus als soziale und besondere Dienstleistungen einzuordnen sein – in diesem Fall gilt ein Schwellenwert von 750.000 Euro netto. Die Abgrenzung ist allerdings nicht abschließend geklärt: Der Wegweiser empfiehlt, im Zweifel vom niedrigeren Schwellenwert von 216.000 Euro auszugehen.
Staatliche wie kommunale Auftraggeber in Bayern können Liefer- und Dienstleistungen seit dem 1. Januar 2025 im Wege des Direktauftrags bis zu einem geschätzten Auftragswert von 100.000 Euro netto vergeben. Diese Regelung ist befristet bis zum 31. Dezember 2029.
Auftrag oder Konzession?
Ob eine Verpflegungsleistung als öffentlicher Auftrag oder als Dienstleistungskonzession ausgeschrieben wird, hängt davon ab, wer das wirtschaftliche Risiko trägt. Beim öffentlichen Liefer- oder Dienstleistungsauftrag zahlt der Auftraggeber ein Entgelt an den Auftragnehmer. Bei einer Dienstleistungskonzession erhält der Auftragnehmer seine Vergütung von den Essensteilnehmern und trägt das Betriebsrisiko. Soweit eine Zuzahlung des Auftraggebers erfolgt, darf diese nicht so hoch sein, dass kein Betriebsrisiko mehr besteht – andernfalls handelt es sich nicht um eine Konzession, sondern um einen öffentlichen Dienstleistungsauftrag.
In der Praxis werden Verpflegungsaufträge häufig mit einer Laufzeit von vier Jahren ausgeschrieben. Der Wegweiser empfiehlt, Preisgleitklauseln und Sonderkündigungsrechte zu vereinbaren, da die Preise auf dem Markt für Verpflegungsleistungen erheblichen Schwankungen unterliegen.
Leistungsbeschreibung und Qualitätskriterien
Die Leistungsbeschreibung ist das Kernstück der Vergabeunterlagen. Der Wegweiser rät, die gewünschte Verpflegungsleistung so eindeutig und erschöpfend wie möglich zu beschreiben. Dabei sei auf klare Formulierungen zu achten. Unklarheiten in der Leistungsbeschreibung gehen im Zweifel zulasten des Auftraggebers.
Neben dem Preis empfiehlt der Wegweiser, weitere Zuschlagskriterien zu verwenden – etwa Warmhaltezeiten, den Anteil an ökologischen Produkten oder Stornierungsfristen. Bei der reinen Preisvergabe bestehe die Gefahr, dass Kosteneinsparungen zulasten der Verpflegungsqualität gehen. Der Wegweiser enthält Formulierungsbeispiele für Mindestanforderungen und Zuschlagskriterien, die in Vergabeunterlagen übernommen werden können.
Schon gewusst? GovMind unterstützt Fachbereiche bei der Vorbereitung von Beschaffungsprozessen und greift dabei auch auf aktuelle Leitfäden und Wegweiser zu. Aktuell finden Sie im Govmind-Wissensbereich eine Leistungsbeschreibung zum Themenbereich Catering und das Innovation Briefing Gutes Leben im Alter.
Gütezeichen als Qualitätsnachweis
Auftraggeber können in Vergabeverfahren Gütezeichen als Nachweis für die Einhaltung bestimmter Anforderungen verlangen. In Bayern kommen dafür unter anderem die Zeichen „Geprüfte Qualität – Bayern“ und das „Bayerische Bio-Siegel“ in Betracht. Der Wegweiser erläutert, unter welchen Voraussetzungen Gütezeichen nach § 34 VgV und § 24 UVgO in Ausschreibungen eingesetzt werden können.
Vorbereitung: Verpflegungskonzept und Markterkundung
Im Vorfeld einer Ausschreibung empfiehlt der Wegweiser, ein Verpflegungskonzept zu erarbeiten. Dieses beschreibt, wie die Verpflegung in der jeweiligen Einrichtung organisiert werden soll, und bildet die Grundlage für die Leistungsbeschreibung. Der Wegweiser rät zudem zu einer Markterkundung, um das Angebotspotenzial abzuschätzen – etwa hinsichtlich der Verfügbarkeit von Bio-Produkten.
Bei der Wahl des Verpflegungssystems – Cook & Serve, Cook & Hold, Cook & Chill oder Cook & Freeze – ist der Grundsatz der produktneutralen Ausschreibung zu beachten. Allein die Behauptung „ernährungsphysiologischer Vorteile“ genügt nach der Rechtsprechung der Vergabekammer Südbayern nicht, um ein bestimmtes System vorzuschreiben.
Infoveranstaltung am 7. Mai in München
Das StMELF lädt Vergabeverantwortliche zu einer Infoveranstaltung am 7. Mai 2026 von 10.00 bis 14.30 Uhr in München ein. Neben den juristischen Rahmenbedingungen informiert das Kompetenzzentrum für Ernährung (KErn) über die Vorbereitung einer Ausschreibung. Expertinnen der Landesanstalt für Landwirtschaft (LfL) stellen die Gütezeichen „Geprüfte Qualität – Bayern“ und das „Bayerische Bio-Siegel“ als Qualitätskriterien vor. Anmeldeschluss ist der 30. April 2026.
Quelle und Links
- Bayerisches Staatsministerium für Ernährung, Landwirtschaft, Forsten und Tourismus: Vergabe von Verpflegungsleistungen
- Wegweiser zum Download
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Titelbild: Ashley Winkler – Unsplash