Direktaufträge im Unterschwellenbereich mit dem BMS

Das cosinex Beschaffungsmanagementsystem wird kontinuierlich um neue Funktionen ergänzt, die Beschaffungs- und Vergabeverfahren vereinfachen, beschleunigen und digitalisieren. In diesem Beitrag stellen wir die Handhabung von Direktaufträgen im Unterschwellenbereich vor.

Infolge steigender Wertgrenzen entfällt in den meisten Bundesländern bei immer mehr Beschaffungsvorhaben die Pflicht zur Durchführung förmlicher Vergabeverfahren. Vergabestellen und Fachabteilungen können Leistungen damit direkt beauftragen, sofern die einschlägigen landesrechtlichen Vorgaben sowie interne Richtlinien und Wertgrenzen eingehalten werden.

Das Beschaffungsmanagementsystem (BMS) unterstützt diesen Anwendungsfall mit zwei strukturierten Verfahrensarten: „Direktauftrag“ und „Direktauftrag (Dokumentation)“.

Bei der Auswahl der Verfahrensart ist entscheidend, ob der Direktauftrag im BMS durchgeführt werden soll oder ob ein bereits externer Auftrag ausschließlich dokumentiert werden muss. In beiden Fällen unterstützt das BMS eine nachvollziehbare und revisionssichere Dokumentation im Unterschwellenbereich.

Prozessunterstützter Direktauftrag

Die Verfahrensart „Direktauftrag“ bildet den Direktauftrag als geführten Prozess Schritt für Schritt im System ab – von der Marktansprache über die Angebotsprüfung bis zum Zuschlag (der Beauftragung).

Nutzer können in der Unternehmensdatenbank gezielt nach passenden Anbietern suchen und bei Bedarf mehrere Unternehmen gleichzeitig adressieren. Hierzu versendet das BMS automatisch erstellte oder ggf. manuell angepasste E‑Mails mit einer Aufforderung zur Einreichung eines Angebots. Eingehende Angebote werden im System erfasst, vergleichbar gemacht und geprüft.

Dabei lassen sich definierte Ausschlussgründe anwenden, sodass einzelne Angebote bei Vorliegen entsprechender Gründe ausgeschlossen werden können. Eine Mitzeichnung durch berechtigte Personen ist möglich und kann je nach kundenindividueller Ausprägung verpflichtend einkonfiguriert werden.

Müssen Nachverhandlungen durchgeführt werden, kann die Dokumentation jederzeit überarbeitet werden. Jede abgeschlossene Dokumentationsfassung bleibt dauerhaft im Vermerk erhalten, wodurch die Historie der Nachverhandlungen durchgängig nachvollziehbar bleibt.

Teil dieses prozessgestützten Verfahrens ist auch bei Bedarf eine vorherige Durchführung einer Ex-ante-Bekanntmachung (über den Vergabemarktplatz), die Dokumentation einer Wettbewerbsregisteranfrage vor der Auftragsvergabe, sowie im Anschluss an den Zuschlag eine Vergabestatistikmeldung, die mit den Daten des Direktauftrags vorbelegt wird.

Die Meldung kann über die vorhandene Schnittstelle nach Destatis direkt aus dem BMS abgesendet werden.

(Nachträgliche) Dokumentation durchgeführter Direktaufträge

Die Verfahrensart „Direktauftrag (Dokumentation)“ dient der strukturierten Nachdokumentation eines bereits erteilten Direktauftrags, beispielsweise wenn eine Fachabteilung die Beauftragung außerhalb des BMS vorgenommen hat und diese nun aus statistischen oder Compliance-Gründen im System erfasst werden soll.

In diesem Verfahren werden die beauftragte Leistung sowie das Unternehmen, das die Leistung erbringt, dokumentiert.

Es handelt sich um ein schlankes Vorgehen ohne Prozessschritte, bei dem der Fokus auf der vollständigen und revisionssicheren Ablage der wesentlichen Auftragsdaten liegt.