Seit Jahresbeginn ist die Abgabe von Angeboten und Teilnahmeanträgen im cosinex Vergabemarktplatz webbasiert möglich. Aktuelle Nutzungszahlen zeigen, wie schnell die neue Möglichkeit zur Angebotsabgabe angenommen wurde.
Mit dem Update wurde die Abgabe von Angeboten und Teilnahmeanträgen mittels einer lokal installierten Version des cosinex Desktop-Bietertools um die Möglichkeit zur webbasierten Abgabe direkt im Browser ergänzt. Perspektivisch werden alle Formen der Angebotsabgabe rein webbasiert erfolgen.
Die Wechselwirkungen zwischen Vergabestelle und Bieter berühren den Kern der öffentlichen Beschaffung. Daher wägen wir alle Veränderungen sorgfältig ab, die Angebotsabgaben betreffen.
Entscheidungsleitend sind für uns dabei Fragen zum Einsatz fortgeschrittener und qualifizierter elektronischer Signaturen. Sie sind seit Umsetzung der EU-Richtlinie nicht mehr vorgeschrieben und dürfen nur noch in begründeten Ausnahmefällen vom Bieter gefordert werden. Entsprechend wenig verbreitet sind fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen inzwischen: Bei weniger als einem Prozent aller Angebote und Teilnahmeanträge wird eine qualifizierte und fortgeschrittene Signatur gefordert.
Damit verliert der wesentliche Grund zum Einsatz des Desktop-Bietertools an Relevanz und wir haben mit Beginn des Jahres 2026 mit der Verlagerung der Angebotsabgabe ins Web und in den Browser begonnen – schrittweise, mit mehrmonatiger Übergangsfrist und zunächst als Option.
Erste Zahlen zeigen, dass die neue Möglichkeit in der Breite ankommt: Nach nur vier Wochen wurde die Mehrheit der Angebote und Teilnahmeanträge webbasiert abgegeben, wie Auswertungen eines unserer größten VMP-Satelliten zeigen:
Weiteres erfahren Sie beim Deutschen Vergabeportal.
Vorteile für Bieter und Vergabestellen
Die webbasierte Abgabe von Angeboten und Teilnahmeanträgen bietet dieselben Funktionalitäten wie das Desktop-Bietertool, so dass Nutzer keine Nachteile in Kauf nehmen müssen. Um den Arbeitsalltag der Bieter und Vergabestellen zu erleichtern, haben wir bei der webbasierten Abgabe zahlreiche Verbesserungen vorgenommen.
Der wohl wichtigste Vorteil: Die Installation einer Desktop-Applikation mit allen sich dabei ergebenden Herausforderungen entfällt bei der webbasierten Angebotsabgabe vollständig. Sie erfolgt in einem modernen, responsiven und barrierefreien User Interface. Die IT-Infrastruktur des Bieters mit allen möglichen Herausforderungen rückt komplett in den Hintergrund.
Unternehmen profitieren unter anderem von neuen Komfortfunktionen wie der historisierten Anzeige aller Angebote und Teilnahmeanträge je Verfahren. Zudem ist nun die parallele Bearbeitung von Angeboten oder Teilnahmeanträgen durch mehrere Benutzer möglich.
So funktioniert die webbasierte Angebotsabgabe
Für Bieter bleibt der Unternehmensprojektraum der Ausgangspunkt für die Abgabe elektronischer Angebote und Teilnahmeanträge. Im Zuge der Einführung der webbasierten Abgabe wurden die Menüpunkte „Angebote“ und „Teilnahmeanträge“ strukturell angepasst. So wurde der Bereich in die Untermenüpunkte „Neue Abgabe“ und „Abgegeben“ unterteilt.
Im Bereich der Abgabe kann die webbasierte Angebotsabgabe in einem neuen Browser-Tab geöffnet werden. Alternativ steht weiterhin die Nutzung des Desktop-Bietertools in der gewohnten Art und Weise zur Verfügung.
Im Rahmen der neuen Abgabe sind die aus dem Bietertool bekannten Angaben zu erfassen. Die Gestaltung der Menüpunkte orientiert sich am Desktop-Bietertool. Sofern in einem Menüpunkt noch Eingaben zu tätigen sind, wird dies mit einem entsprechenden Symbol angezeigt.
Nachdem der Bieter das Angebot vollständig zusammengestellt hat, kann er es abgeben. Nach jedem Abgabevorgang erhält der Bieter ein Abgabeprotokoll mit allen relevanten Daten des Abgabeversuchs. Protokolliert werden sowohl fehlerhafte als auch erfolgreiche Abgabeversuche, sodass diese Vorgänge entsprechend nachvollzogen werden können. Wie beim Desktop-Bietertool kann der Bieter auch hier eine Abgabezusammenfassung als PDF-Datei herunterladen.
Die Übersicht über abgegebene Angebote und Teilnahmeanträge ist unter dem neuen Menüpunkt „Abgegeben“ zu finden. Dort wird zusätzlich angezeigt, auf welchem Abgabeweg ein Angebot bzw. Teilnahmeantrag eingegangen ist.
Rückzüge von Angeboten bzw. Teilnahmeanträgen können direkt in der webbasierten Abgabe vorgenommen werden, solange der Verfahrenstyp bzw. der Status einen Rückzug zulässt. Auch hier erhält der Bieter ein Abgabeprotokoll mit allen relevanten Daten des Rückzugs.
Einbindung von cosinex Webforms
Mit WebForms hat cosinex im Auftrag des Landes Nordrhein-Westfalen einen neuen Standard entwickelt, der die digitale Erfassung strukturierter Daten in Formularen spürbar vereinfacht.
Enthalten die von der Vergabestelle bereitgestellten Vergabeunterlagen cosinex WebForms-Dateien, wird zusätzlich der Menüpunkt „WebForms” dargestellt. Hieran erkennt der Nutzer, dass in diesem Vergabeverfahren cosinex WebForms zum Einsatz kommen, die auszufüllen und mit dem Angebot einzureichen sind.
Wesentlicher Baustein von SmartProcure
Die webbasierte Angebotsabgabe ist ein Meilenstein bei der Umsetzung unserer mittel- und langfristigen Produktstrategie: SmartProcure – die Plattform, die mitdenkt.
Gemeinsam mit WebForms als einheitlicher Grundlage unserer Formularstrategie und dem ersten produktiven Einsatz unseres KI Intelligence Hub steht die webbasierte Angebotsabgabe für durchgängige Web-Prozesse mit einer völlig neugestalteten, intuitiven Benutzeroberfläche und bereit für aktuelle und kommende Herausforderungen.
Diese Fortschritte machen greifbar, was SmartProcure bedeutet: Integration und Intelligenz werden schrittweise in unseren Lösungen sichtbar – auf einem belastbaren Fundament.
Hintergrund zu Formvorschriften
Mit der Umsetzung der EU-Richtlinie (ab 2016) sowie der Einführung der UVgO beim Bund (2017) und später in den Ländern wurden die strengen Formvorschriften für elektronische Teilnahmeanträge und Angebote abgeschafft.
Während bis dahin der Einsatz einer fortgeschrittenen und qualifizierten elektronischen Signatur vorgeschrieben war, genügt seitdem die elektronische Textform. Umgekehrt darf die qualifizierte und fortgeschrittene Signatur nur noch in begründeten Ausnahmefällen vom Bieter gefordert werden.
Wann öffentliche Auftraggeber noch elektronische Signaturen für Angebote verlangen dürfen, erläutert Norbert Dippel in diesem Beitrag.
Nach Erhebungen über sämtliche cosinex-basierten Vergabeplattformen hinweg ist dies inzwischen bei weniger als einem Prozent aller Angebote oder Teilnahmeanträge der Fall. Sie können mit den inzwischen in den meisten Unternehmen verbreiteten Standardlösungen für Signaturen wie DocuSign, AdobeSign u. a. unterschrieben werden.
Damit entfällt die Notwendigkeit einer eigenen Signaturkomponente einschließlich der Ansteuerung dafür notwendiger, lokal angeschlossener Geräte. Diese neuen Rahmenbedingungen erlauben die rein webbasierte Angebotsabgabe.
Weitere Informationen
Weitere Informationen finden Sie im Service- & Support-Center.
