„Kein abstraktes Zukunftsthema mehr“: KI auf dem Vergabesymposium

Roland Becker, Geschäftsführer der JUST ADD AI GmbH, spricht auf dem Vergabesymposium über „KI ist jetzt: Was funktioniert – und was man sich sparen kann“. Vorab haben wir mit ihm über echten Veränderungswillen in Behörden, schnelle Quick-Wins und die organisatorische Agilität gesprochen, die es braucht, um mit dem Tempo der KI-Entwicklung Schritt zu halten.

Vor rund einem Jahr saßen wir zum ersten Mal mit einem Team von Just Add AI in einem Workshop zusammen – mit der Frage, wie wir künstliche Intelligenz in der öffentlichen Beschaffung noch gezielter einsetzen können. Aus diesem Austausch ist eine intensive Zusammenarbeit geworden. Roland Becker, Gründer der JAAI GmbH, befasst sich seit vielen Jahren mit dem praktischen Einsatz von KI. Auf dem Vergabesymposium wird er seine Perspektive auf KI im öffentlichen Sektor vorstellen. Vorab haben wir mit ihm gesprochen.

Ihr arbeitet mit Unternehmen aus ganz unterschiedlichen Branchen. Wenn Du den öffentlichen Sektor mit der Privatwirtschaft vergleichst: Sind Behörden bei KI wirklich so zögerlich, wie oft behauptet wird – oder erlebst Du echten Veränderungswillen?

Was ich erlebe, ist eher ein strukturelles Problem als ein Willensproblem. Die Mitarbeitenden in Behörden brennen häufig genauso für Innovation wie ihre Pendants in der Privatwirtschaft. Der Unterschied liegt woanders: In einem kleineren Unternehmen kann ein CEO am Montag sagen „Wir machen das jetzt“ – und am Freitag läuft der Pilot.

Das Vergaberecht muss dringend modernisiert werden.

Im öffentlichen Sektor gibt es zusätzliche Prüfschleifen: Datenschutz, Vergaberecht, politische Abstimmung. Das ist erst mal kein Zeichen von Rückständigkeit, sondern von Verantwortungsbewusstsein. Aber – und das ist mir wichtig: Das Vergaberecht muss dringend modernisiert werden

Wenn jedes KI-Pilotprojekt zunächst durch ein monatelanges Ausschreibungsverfahren muss, dessen Kosten höher als die des Piloten sind, verlieren wir wertvolle Zeit. In vielen Ausschreibungen haben sich die Kriterien auch so etabliert, dass innovative Start-ups kaum eine Chance haben. Das müssen wir ändern.

Nehmen wir an, Du wirst morgen KI-Beauftragter der Stadt Bremen mit weitgehenden Befugnissen und Budget. Was wäre Deine erste Maßnahme, um die Mitarbeitenden von den Chancen zu überzeugen – und wo würdest Du anfangen, um schnell sichtbaren Nutzen zu schaffen?

Zwei Dinge, sofort: Erstens: Eine souveräne KI-Plattform für alle Mitarbeitenden. Nicht jede Behörde bastelt sich ihre eigene Lösung, sondern es gibt einen zentralen, souveränen DSGVO-konformen Hub – so wie unsere Plattform hub.ki. Direkt in die bestehenden Tools integriert, vom einfachen Chat-Assistenten über Wissensmanagement bis hin zu digitalen Fachkräften für Routineaufgaben. Ab Tag eins kann jeder damit arbeiten. Das baut Ängste ab und zeigt sofort: „Das hilft mir wirklich und entlastet.“

Zweitens: Ein Quick-Win im Posteingang. Jede Behörde kämpft mit Dokumentenbergen. Mit lector.ai – wo wir gerade einen Piloten in Bremen starten – lassen sich Dokumente automatisch klassifizieren, Routen, auslesen und verstehen.

Nicht mit dem größten Problem anfangen, sondern mit dem, wo der Nutzen am schnellsten spürbar wird.

Man kann damit aber auch klein anfangen: Ein einfaches, aber extrem wertvolles Feature ist die automatische Vollständigkeitsprüfung von Anträgen. Die KI checkt sofort, ob alle nötigen Unterlagen da sind – keine Rückfragen mehr, keine Verzögerungen. Das spart beiden Seiten Zeit, den Mitarbeitenden und den Bürgern. Der Schlüssel: Nicht mit dem größten Problem anfangen, sondern mit dem, wo der Nutzen am schnellsten spürbar wird, und das am besten behördenübergreifend.

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Zwischen Umbruch und Aufbruch: das war das Vergabesymposium 2025

Gegenwart und Zukunft der öffentlichen Beschaffung: das Vergabesymposium 2024

Praxisnah und mitreißend: Das Vergabesymposium 2023

Der Gesetzgeber ist manchmal moderner, als ihm nachgesagt wird: Seit 2016 regelt § 35a VwVfG, dass Verwaltungsakte nur dann vollautomatisch erlassen werden dürfen, wenn dies gesetzlich ausdrücklich vorgesehen ist – im Grunde die Kodifizierung des Human in the Loop für die Verwaltung. Was schätzt Du: Wie lange brauchen wir, bis wir bei der Hälfte aller Verwaltungsprozesse keinen Human in the Loop mehr brauchen?

Die Frage ist im Kern philosophisch: Wo endet sinnvolle Kontrolle und wo beginnt unnötiger Papierkram? Meine Einschätzung: Bei 30 bis 50 Prozent aller Verwaltungsprozesse werden wir den Human in the Loop nie eliminieren – und das ist gut so. Bei einer Baugenehmigung für ein Hochhaus oder der Ablehnung eines Asylantrags ist es gut, dass ein Mensch draufschaut. Aber bei standardisierten Massenvorgängen mit klaren Regeln? Da könnte KI technisch schon heute autonom arbeiten.

Bei 30 bis 50 Prozent aller Verwaltungsprozesse werden wir den Human in the Loop nie eliminieren – und das ist gut so.

Die Frage ist nur, wie schnell wir die rechtlichen Rahmenbedingungen und das Vertrauen aufbauen. Meine Prognose: In fünf bis zehn Jahren haben wir bei rund 30 Prozent vollautomatische Entscheidungen mit klaren Eskalationspfaden.

Dein Co-Geschäftsführer Enno hat JAAI im ersten Workshop mit dem Satz vorgestellt: „Wir haben schon KI gemacht, bevor es cool wurde.“ – Was steckt dahinter? Und was unterscheidet JAAI heute von der wachsenden Zahl an KI-Dienstleistern am Markt?

Enno hat das gut auf den Punkt gebracht. 2017 haben wir JUST ADD AI gegründet – damals klang „KI“ für die meisten noch nach Science Fiction. Wir haben damals schon Deep Learning, Computer Vision und NLP-Projekte in der echten Welt gemacht. Was uns heute unterscheidet? Drei Dinge: 

Wir haben die Narben. Wir wissen, welche KI-Projekte scheitern und warum. Diese Erfahrung ist unbezahlbar.

Wir bauen Produkte, keine PowerPoints. Aus unseren Projekten sind erfolgreiche Spin-offs entstanden: lector.ai für Dokumentenautomatisierung, SCOUTASTIC für KI-Scouting im Profifußball mit über 120 Top-Vereinen weltweit, prokube.ai für lokale souveräne KI Infrastruktur, ellamind als LLM-Spezialist. Wir setzen unser eigenes Geld auf KI-Produkte.

Wir verstehen den deutschen Markt. DSGVO ist für uns kein Hindernis, sondern ein Feature. On-Premises-Fähigkeit ist manchmal wichtiger als das neueste Cloud-Feature. Wir haben viel Enterprise Erfahrung und sprechen die Sprache unserer Kunden – von der Krankenkasse bis zur Sparkasse.

Was werden die Teilnehmerinnen und Teilnehmer des Vergabesymposiums aus Deinem Vortrag mitnehmen? Und ganz persönlich: Welche Frage rund um KI treibt Dich selbst gerade am meisten um?

Die Teilnehmenden sollen vor allem eines mitnehmen: Mut zur Umsetzung. KI ist kein abstraktes Zukunftsthema mehr. Die Technologie ist da und funktioniert, sie ist bezahlbar, sie ist DSGVO-konform einsetzbar. Der beste Zeitpunkt anzufangen war letztes Jahr – der zweitbeste ist jetzt.

Ich werde konkrete Beispiele zeigen: Multi-Agenten-Systeme, bei denen spezialisierte KI-Agenten mit Tools zusammenarbeiten – Wissensquellen checken, E-Mails schreiben, Dokumente mit lector.ai verarbeiten, Aufgaben erledigen. Und wenn mal keine API zu einem Kernsystem existiert? Kein Problem – dann steuert die KI eben den Browser oder den Desktop wie ein Mensch. So entstehen digitale Fachkräfte, die echte Arbeit abnehmen. 

Das ist die eigentliche Herausforderung – nicht die Technologie, sondern die organisatorische Agilität.

Was mich persönlich umtreibt: die Frage nach der Geschwindigkeit. KI-Entwicklung galoppiert – alle paar Wochen neue Durchbrüche, die vorher unmöglich schienen. Gleichzeitig haben öffentliche Institutionen naturgemäß längere Planungszyklen. Wie synchronisieren wir das? Wie bauen wir Strukturen, die flexibel genug sind, neue Modelle einzusetzen, ohne alle zwei Jahre alles neu aufzubauen?

Das ist die eigentliche Herausforderung – nicht die Technologie, sondern die organisatorische Agilität. Wir müssen heute die flexible Infrastruktur für die AI Economy von morgen bauen.

Titelbild: F.A.Z. BUSINESS MEDIA GmbH/J. Wolter