Beschaffungen KI-unterstützt vorbereiten mit GovMind

GovMind unterstützt mit dem Anforderungsassistenten Fachbereiche bei der Vorbereitung von Beschaffungsprozessen. Wir stellen die zentralen Funktionen vor – darunter auch den neuen KI-Einsatz, der Anwender bei der Definition ihrer Beschaffungsvorhaben wissensgestützt begleitet.

Der Autor

Dr. Stefan Marinus Krusenbaum ist promovierter Wirtschaftswissenschaftler, verantwortet das Controlling der cosinex und ist Geschäftsführer der GovMind GmbH.

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Gute Vergaben beginnen nicht mit der Beschaffung, sondern mit dem Bedarf. Wer beschafft, will mehr als nur rechtskonform ausschreiben, sondern sucht vor allem passende Lösungen und die richtigen Parameter, die dem Beschaffungsvorhaben zugrunde liegen, etwa bei der Frage, welche Kriterien Berücksichtigung finden sollten, ob bestimmte Anbieter zur Angebotsabgabe aufgefordert werden sollen oder ob nachhaltige oder innovative Lösungen am Markt existieren.

Vom „Wie“ zum „Was“ der Beschaffung

Hier setzt GovMind an. Während cosinex als Lösungsanbieter insbesondere das „Wie“ der Vergabeprozesse, also die Durchführung von Ausschreibungen, unterstützt, hilft GovMind beim „Was“ der Beschaffung – der inhaltlichen Vorbereitung von Ausschreibungen oder Direktkäufen.

Somit setzt die Lösung nicht ausschließlich bei Vergabestellen an, sondern auch beim Fachbereich bzw. der Zusammenarbeit zwischen Fachbereich und Vergabestelle in einer möglichst gleichbleibenden Qualität. Oftmals scheitern Vergabeverfahren gerade aufgrund von Informationsasymmetrien, einer unzureichenden Markterkundung und Vorbereitung im Vorfeld, etwa an der Wahl falscher Eignungs- und Wertungskriterien oder einem fehlerhaften Auftragsschätzwert.

Der GovMind Anforderungsassistent und der aus diesem neuerdings abrufbare Chatbot ermöglichen Nutzern, Vergabeverfahren gemeinsam vorzubereiten und sämtlichen relevanten Fragestellungen wissensgestützt auf den Grund zu gehen.

Neuer Chatbot unterstützt kontextbezogen bei der Beantwortung von Fragen

Das Herzstück von GovMind ist der Anforderungsassistent. Er unterstützt den Fachbereich bei der strukturierten Sammlung der Elemente, die in das Leistungsverzeichnis aufgenommen werden sollen, und bei ihrer anschließenden Übergabe an die Vergabestelle.

Aus dem Anforderungsassistenten heraus ist neuerdings ein Chatbot aufrufbar, der KI- bzw. sprachmodellgestützt die Recherche und das Zusammentragen von Informationen begleitet und passende Vorschläge zur Vorbereitung der Beschaffung unterbreiten kann. Mit dem Chatbot können Nutzer z.B. die für die Beschaffung relevanten Inhalte recherchieren und definieren.

Hierbei werden die im Anforderungsassistenten bereits hinterlegten Informationen bei der Generierung von passenden Antworten und Vorschlägen sowie relevante Wissensdatenbanken wie etwa der cosinex Blog, die GovMind-eigene Datenbank mit historischen Leistungsverzeichnissen, einschlägige Gesetzestexte und vergabebezogenes Wissen herangezogen.

Anwender können sich so beispielsweise passende Eignungs- oder Wertungskriterien zu ihrer Beschaffung generieren lassen, bereits getätigte Eingaben prüfen oder Aufschläge für Auftragswertschätzungen unterbreiten lassen.

Eine der nächsten Ausbaustufen der Lösungsplattform besteht darin, aus den im Anforderungsassistenten hinterlegten Informationen – ebenfalls unter Zuhilfenahme von Sprachmodellen – Aufschläge für ausformulierte Leistungsbeschreibungen generieren zu können.

Der Anforderungsassistent

Im Anforderungsassistenten können mehrere Nutzer aus Vergabestelle und Fachbereich über einen Multi-User-Zugriff gemeinsam die Anforderungsmappe bearbeiten und dort Inhalte für die spätere Beschaffung inklusive der benötigten Dokumente sammeln.

So löst der Assistent ein häufig anzutreffendes Problem bei der Ausschreibungsvorbereitung: ein gemeinsames Verständnis zwischen Fachbereich und Vergabestelle über den Informationsbedarf aus technischer und vergaberechtlicher Sicht herzustellen und die Stellschrauben der späteren Ausschreibung zu justieren.

Mit dem Anforderungsassistenten lassen sich sämtliche relevante Fragestellungen gemeinsam beantworten, alle benötigten Unterlagen zusammentragen und zudem die Durchführung der Ausschreibungsvorbereitung und Markterkundung dokumentieren. Die Anwender werden dafür in mehreren Blöcken durch verschiedene Fragestellungen geführt und haben die Möglichkeit, alle Informationen für den späteren Einkauf zu sammeln. Ziel ist es, dass Bedarfsträger und Vergabestellen so gemeinsam und in gleichbleibender Qualität die spätere Ausschreibung bzw. den späteren Direktkauf vorbereiten.

Die Toolbox

Aus dem Anforderungsassistenten heraus lassen sich zudem weitere Module abrufen, die bei speziellen Fragen eine Unterstützung bieten:

Markterkundung mit Innovationsfokus

In diesem Modul recherchieren Sie in der wachsenden Datenbank von GovMind über 2.500 Unternehmen mit mehr als 5.000 Produkten, die sich vor allem durch digitale und innovative Komponenten auszeichnen. So entdecken Sie neue Lösungsalternativen in von Anbietern gepflegten Produktbeschreibungen.

Pool mit Leistungsbeschreibungen

Ein umfangreicher Pool mit durch uns aufbereiteten Wissens- und Fachbeiträgen sowie Leistungsbeschreibungen und Kriterienkatalogen bereits erfolgreich durchgeführter Ausschreibungen hilft Ihnen bei der inhaltlichen Vorbereitung, indem typische Elemente einer Leistungsbeschreibung und sinnvolle Wertungskriterien aufgeführt werden und ein Überblick über die größten Unterschiede in der Vergabepraxis gegeben wird.

So gelingt ein Einstieg ähnlich der Recherche in Fachzeitschriften und ein profunder Überblick über den jeweiligen Themenbereich zum zu beschaffenden Wirtschaftsgut. Der im Anforderungsassistenten verankerte Chatbot greift dabei auch auf diese stetig um neue Artikel angereicherte Wissensressource zu.

Fachbereiche und Vergabestellen erhalten einen fundierten Einblick, welche Inhalte, Mindestanforderungen und Wertungskriterien im Rahmen der Leistungsbeschreibung beziehungsweise bei der Beschaffung berücksichtigt werden sollten.

Check auf Nachhaltigkeit

Überprüfen Sie Ihre eigenen Leistungsbeschreibungen KI-gestützt auf Nachhaltigkeitskriterien und reflektieren Sie so Ihre Kriterienauswahl vor dem Hintergrund EU-weiter und nationaler Leitfäden und Zertifikate.

Für wen ist GovMind gedacht?

GovMind richtet sich an Bedarfsträger und Fachbereiche, da diese die Entscheidung darüber fällen, was beschafft wird – und wie gut die Vorbereitung für eine erfolgreiche Vergabe gelingt.

Unsere Vision ist eine zentrale Anlaufstelle für die Bedarfsplanung und Vorbereitung öffentlicher Beschaffungen. Dafür wird GovMind kontinuierlich weiterentwickelt. Über kommende Entwicklungsstufen informieren wir auf GovMind.de und hier im cosinex Blog.

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Weitere Informationen zum Produktportfolio von GovMind erhalten Sie auf GovMind.de. Dort haben Sie auch die Möglichkeit, sich für die Nutzung des Anforderungsassistenten und seiner Toolbox zu registrieren. Profitieren Sie von unserer wachsenden Lösung zur Vorbereitung Ihrer Beschaffungen.