Neue Rahmenbedingungen für die kommunale Beschaffung in NRW seit Anfang 2026

Die Veränderungen im Unterschwellenvergaberecht Nordrhein-Westfalens werfen in der kommunalen Praxis grundlegende Fragen auf, die uns auf vielen Wegen erreichen. In diesem Beitrag erklären wir, welche Aspekte weiterhin bei jeder Beschaffung zu prüfen und zu dokumentieren sind.

I. Ausgangslage: Der Wechsel zum Haushaltsrecht

Zum 1. Januar 2026 vollzog das Land Nordrhein-Westfalen einen grundlegenden Systemwechsel im kommunalen Vergaberecht. Mit dem Inkrafttreten des neuen § 75a der Gemeindeordnung NRW (GO NRW) entfiel für Kommunen die verpflichtende Anwendung der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) sowie des ersten Abschnitts der VOB/A.

Dies bedeutet eine Abkehr von den vorgegebenen Verfahrensregeln des bisherigen Unterschwellenvergaberechts hin zu einer flexiblen Beschaffungspraxis, die primär auf den haushaltsrechtlichen Grundsätzen basiert. An die Stelle der Beachtung formstrenger Vorgaben hat die Gemeinde nunmehr die Vergabe öffentlicher Aufträge wirtschaftlich, effizient und sparsam unter der Beachtung der Grundsätze von Gleichbehandlung und Transparenz zu gestalten.

Für die operative Beschaffung bedeutet dies:

• Verfahrensfreiheit: Es gibt keine landesrechtlich vorgeschriebenen Verfahrensarten (wie Öffentliche Ausschreibung oder Freihändige Vergabe) mehr.
• Formfreiheit: Vergaberechtliche Form- und Fristvorschriften entfallen.
• Marktzugang: Die Produktneutralität ist nicht mehr zwingend; sachliche Gründe erlauben den gezielten Kauf spezifischer Marken.

Der Autor

Carsten Klipstein ist Geschäftsführer der cosinex GmbH sowie der GovTech GmbH und CEO der GovTech Gruppe. Als Projektleiter hat er unterschiedlichste E-Government-Projekte geleitet. Er ist Autor zahlreicher Fachbeiträge zu den Themen Vergaberecht, E-Government und Verwaltungsmodernisieurng.

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II. Der verbleibende Ordnungsrahmen

Auch mit Wegfall der UVgO und VOB/A erfolgt die Beschaffung nicht im rechtsfreien Raum. Unabhängig von der gewählten Verfahrensart gelten weiterhin bundes- und landesgesetzliche Vorgaben, die im Beschaffungsprozess berücksichtigt werden müssen.

Folgende Aspekte sind weiterhin bei jeder Vergabe zu prüfen und zu dokumentieren:

1. Haushaltsrechtliche Dokumentationspflicht

Die Einhaltung der Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit muss nachweisbar sein. Entscheidungen, insbesondere zur Auswahl des Auftragnehmers und zur Ermittlung der Marktpreise (beispielsweise durch Vergleichsangebote oder Katalogpreise), sind zu dokumentieren. Fehlt die Dokumentation, ist die Einhaltung der Haushaltsgrundsätze im Revisionsfall nicht belegbar.

2. Binnenmarktrelevanz (Europarecht)

Auch unterhalb der EU-Schwellenwerte ist bei Aufträgen mit potenziell grenzüberschreitendem Interesse (Binnenmarktrelevanz) ein Mindestmaß an Transparenz sicherzustellen. Dies erfordert in der Regel eine angemessene Bekanntmachung vor Auftragserteilung. Kriterien hierfür sind unter anderem das Auftragsvolumen und der Leistungsort. Weitere Hinweise finden Sie in unseren FAQ im cosinex Blog.

3. Wettbewerbsregister (Bundesrecht)

Ab einem Auftragswert von (derzeit noch) 30.000 Euro (netto) müssen Kommunen gemäß § 6 Abs. 1 WRegG bei der Registerbehörde vor Abschluss des Vertrages abfragen, ob im Wettbewerbsregister Eintragungen zum geplanten Auftragnehmer vorhanden sind. Weitere Informationen zum Wettbewerbsregister finden Sie hier.

4. Tariftreue und Korruptionsprävention (Landesrecht)

Spezifische Gesetze des Landes NRW bleiben von der Deregulierung unberührt:

• Tariftreue- und Vergabegesetz (TVgG NRW): Ab einem geschätzten Auftragswert von 25.000 Euro müssen vertragliche Vereinbarungen zur Tariftreue und zu Mindestlohnvorgaben getroffen werden.
• Korruptionsbekämpfungsgesetz NRW (KorruptionsbG): Nach § 11 ist bei der Entscheidung über die Beschaffung von Leistungen ab einem Wert von 500 Euro ohne Umsatzsteuer das Vier-Augen-Prinzip (Entscheidung durch mindestens zwei Personen) einzuhalten.

5. Vergabestatistik (VergStatVO)

Für die Vergabe eines öffentlichen Auftrags ab (derzeit noch) 25.000 Euro bestehen grundsätzliche Meldepflichten an die Vergabestatistik. Durch den Wegfall der landesrechtlichen Verfahrensvorgaben verliert die Meldepflicht für den Unterschwellenbereich für Kommunen in NRW allerdings die Grundlage.

Eine freiwillige Meldung bleibt möglich und ist mit Blick auf den Zweck der Vergabestatistik sicher sinnvoll, wenn mit ihr kein besonderer Mehraufwand verbunden ist. In der Praxis wird diese Meldung häufig weiterhin durchgeführt, um die statistischen Daten konsistent zu halten (siehe Praxisbeispiel unten).

6. Zuwendungsrecht und Förderrichtlinien

Bei Beschaffungen, die auch nur teilweise mit Fördermitteln finanziert werden, fungiert der Zuwendungsbescheid als vorrangiger Ordnungsrahmen. Entscheidend ist hierbei die Ausgestaltung der Allgemeinen Nebenbestimmungen (ANBest):

• Dynamische Verweisungen: Die gängigen Nebenbestimmungen in NRW (ANBest-G und ANBest-Gk) verweisen häufig dynamisch auf die jeweils geltenden Vergabegrundsätze. Dadurch wird die Anwendung des § 75a GO NRW für Kommunen auch in Förderprojekten ab 2026 automatisch eröffnet.
• EU-Fördermittel: Bei Einsatz von Bundes- oder EU-Finanzmitteln können Sonderregeln gelten, die über die Haushaltsgrundsätze hinausgehen. Diese gelten oft auch unterhalb der EU-Schwellenwerte und müssen dem jeweiligen Bescheid entnommen werden.
• Prüfpflicht: Kommunen sollten bei jedem Bescheid individuell prüfen, ob die Nebenbestimmungen die neuen Freiheiten zulassen oder ob spezifische Richtlinien engere Grenzen setzen.
• Achtung Altfälle: Für Verfahren, die bereits im Jahr 2025 begonnen wurden, gelten die „Kommunalen Vergabegrundsätze“ (alt) bis zum Abschluss weiter fort.

7. Verbleibende Wertgrenzen

8. Übergangsregeln: Wann ist ein Verfahren „begonnen“?

Für den Übergang zum 1. Januar 2026 ist die Definition des Verfahrensbeginns essenziell, da für „Altfälle“ weiterhin das alte Recht (UVgO/VOB/A) gilt.

Gemäß der Auslegungshilfe des Ministeriums und der allgemeinen vergaberechtlichen Praxis gilt:

1. Veröffentlichungszeitpunkt: Bei Verfahren mit öffentlicher Bekanntmachung gilt der Tag der Absendung der Bekanntmachung als Beginn.
2. Aufforderung zur Angebotsabgabe: Bei beschränkten Vergaben oder Verhandlungsvergaben ohne Teilnahmewettbewerb gilt der Tag, an dem die Bieter zur Angebotsabgabe aufgefordert wurden, als Startschuss.
3. Wichtig für 2025/2026: Wurde eine Vergabe im Dezember 2025 durch Versendung der Unterlagen gestartet, müssen die „Kommunalen Vergabegrundsätze“ (alt) bis zum Ende des Verfahrens – also inklusive Zuschlag und Dokumentation – vollumfänglich angewendet werden.

9. Praxisbeispiel: Umsetzung bei der Stadt Köln

Die Stadt Köln zeigt in ihrer Geschäftsanweisung (GAV) zum 01.01.2026, wie die neuen Freiheiten strukturiert werden können, um ein möglichst einheitliches (und transparentes) Vorgehen aller Beschaffungsstellen sicherzustellen. Die Stadt verzichtet auf eine einschränkende Satzung, definiert jedoch klare interne Prozesse und Aufgaben in Abhängigkeit vom Auftragswert.

Klarstellend wird dabei festgehalten, dass Vorgaben zur Dokumentation der Überprüfbarkeit der Verfahren dienen und nicht verfahrenseinschränkend wirken. Darüber hinaus dienen sie der Korruptionsprävention.

Dokumentation und E-Vergabe:

• Bis 25.000 Euro: Eine Dokumentation ist erforderlich. Ab 500 Euro gilt das Vier-Augen-Prinzip.
• Ab 25.000 Euro: Die Nutzung der zentralen E-Vergabeplattform ist für die nachträgliche Dokumentation verpflichtend vorgeschrieben. Dies stellt sicher, dass Statistikmeldungen und Wettbewerbsregisterabfragen systemgestützt erfolgen.
• Wettbewerbsregister: Die Abfrage erfolgt ab den gesetzlichen Grenzwerten systemseitig oder durch die Fachdienststelle.

III. Haushaltsrechtliche Anforderungen und die Praxis der Dokumentation

Mit dem Wegfall der verpflichtenden Anwendung von UVgO und VOB/A für Kommunen in Nordrhein-Westfalen tritt an die Stelle detaillierter Verfahrensschritte die Eigenverantwortung der Kommune bzw. der beschaffenden Mitarbeiter, das jeweils passende Vorgehen zu wählen und die Einhaltung der haushaltsrechtlichen Leitplanken nachvollziehbar zu belegen. Maßstab ist nicht mehr die richtige Verfahrensart, sondern die Frage, ob Entscheidungen wirtschaftlich, sparsam und effizient getroffen wurden – unter Wahrung der Grundsätze von Gleichbehandlung und Transparenz.

Auch hier gilt der Merksatz: Was nicht dokumentiert ist, ist im Zweifel nicht nachweisbar. Dabei muss die Dokumentation nicht lang sein, aber gezielt.

1. Die haushalts- und vergaberechtlichen Leitplanken (§§ 75, 75a GO NRW)

Beschaffungen nach GO NRW müssen sich an fünf zentralen Prinzipien messen lassen:

• Wirtschaftlichkeit: bestmögliches Verhältnis zwischen Zweck und Mitteleinsatz; in der Praxis vor allem Nachweis marktüblicher Konditionen.
• Sparsamkeit: Vermeidung unnötiger Ausgaben; Beschaffung nur in der erforderlichen Qualität/Dimensionierung.
• Effizienz: Verwaltungsaufwand muss in angemessenem Verhältnis zu Auftragswert und Komplexität stehen.
• Gleichbehandlung: diskriminierungsfreier Zugang; im Wettbewerb identische Bedingungen für alle Beteiligten.
• Transparenz: Entscheidungen und Verfahrensverlauf müssen mindestens intern nachvollziehbar sein (insbesondere für Prüfung/Revision).

Die Wahl des Vorgehens ist regelmäßig eine Einzelfallentscheidung (welche Marktansprache ist hier angemessen? Warum so und nicht anders?) und sollte kurz dokumentiert werden.

Gerade bei größeren Beschaffungen dient eine vorherige Auftragswertschätzung (ohne Umsatzsteuer, aber inkl. Optionen oder Verlängerungen) auch der Dokumentation, dass es sich nicht um ein EU-weites Verfahren handelt. An dieser Stelle sollte auch mögliche Binnenmarktrelevanz geprüft und die Aspekte dafür oder dagegen dokumentiert werden.

2. Das Primat der Wirtschaftlichkeit: Die (Markt-)preisermittlung

Wirtschaftlichkeit bedeutet, das bestmögliche Verhältnis zwischen dem angestrebten Zweck und den eingesetzten Mitteln zu erreichen. Doch bevor die eigentliche Preisermittlung beginnt, steht dem Prinzip der Sparsamkeit folgend die Frage nach der Erforderlichkeit der Beschaffung an sich sowie deren notwendiger Ausprägung im Raum.

Eine entsprechende Beschaffungsbegründung – also der Nachweis, dass überhaupt beschafft werden muss – bildet die Grundlage jeder Beschaffung und meist auch einer Haushaltsmittelbindung. Hier wird dokumentiert, dass die geplante Maßnahme zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist und die gewählte Lösung (Qualität/Umfang) nicht über das Ziel hinausschießt (Minimalprinzip). Erst wenn feststeht, dass die Mittel sparsam eingesetzt werden, folgt der zweite Schritt: die Sicherstellung, dass der Einkauf zu marktgerechten Konditionen erfolgt.

In der Praxis wird dieser Grundsatz primär durch den Nachweis marktgerechter Preise oder des wirtschaftlichsten Angebots erfüllt. Ihre Ermittlung ist das Herz jeder Beschaffung.

A. Ermittlung bei bekannter Marktlage (Alltagsbeschaffung)

Für Standardleistungen und Produkte des täglichen Bedarfs ist kein förmlicher Wettbewerb erforderlich. Als Nachweis genügen Preisvergleiche anhand von Prospekten, Katalogen, Internetangeboten oder Preisangaben aus früheren vergleichbaren Aufträgen. In der digitalen Beschaffungsakte sollten Screenshots oder PDF-Kataloge direkt als Beleg für die Marktprüfung hinterlegt werden.

B. Ermittlung bei unbekannter Marktlage (Vergleichsangebote)

Sind (aktuelle) Marktpreise nicht unmittelbar ersichtlich, ist eine Markterkundung durchzuführen. In der Regel werden hierzu drei geeignete Unternehmen formlos zur Angebotsabgabe aufgefordert. Hierfür müssen nicht zwingend förmliche Vergabeunterlagen erstellt werden; eine klare Beschreibung des Bedarfs ist jedoch für die Vergleichbarkeit zwingend.

Daher sollte die Beschaffungsakte belegen, dass alle angefragten Unternehmen dieselbe Leistungsbeschreibung und weitere Informationen und Kriterien sowie identische und angemessene Angebots- und Bindefristen erhalten haben (vgl. auch unten Gleichbehandlung und Transparenz).

C. Das wirtschaftlichste Angebot

Die Auswahl erfolgt nach dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis (Schweizer Modell), nicht zwingend nach dem niedrigsten Preis. Kommunen können der Qualität, Nachhaltigkeit oder sozialen Aspekten ein höheres Gewicht einräumen, sofern dies dokumentiert wird.

D. Rückgriff auf frühere Aufträge

Bei einem Rückgriff auf frühere Aufträge, insbesondere von Nachbarkommunen, sind einige Aspekte zu beachten und auch zu dokumentieren: Ein Rückgriff auf frühere Werte ist nur tragfähig, wenn keine Hinweise auf eine geänderte Marktlage bestehen. Das aktuelle Beispiel der 400%igen Verteuerung von Arbeitsspeicher zwischen September 2025 und Januar 2026 zeigt, dass die bloße zeitliche Nähe zum Auftrag gerade bei Lieferleistungen kein Aspekt sein muss.

Bei einem Austausch zwischen Kommunen sind die berechtigten Interessen der Unternehmen zu berücksichtigen. Daher gilt hier, dass vor einer Weitergabe von Informationen die Einwilligung der Unternehmen eingeholt werden muss.

E. Verhandlungsmöglichkeiten nutzen

Verhandlungen sind zulässig, allerdings sind Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse zu wahren. Dokumentiert werden sollten mindestens Anlass, Rahmen und Ergebnis der Verhandlung, so dass die Entscheidung nachvollziehbar ist – ohne vertrauliche Details unnötig offenzulegen.

3. Effizienz

Nach dem Grundsatz der Effizienz muss der administrative Aufwand der Beschaffung in einem angemessenen Verhältnis zum Auftragswert stehen. Da keine Verfahrensarten mehr vorgeschrieben sind, kann die Kommune unter Berücksichtigung von Auftragsgegenstand und -wert den passendsten Weg für die Bedarfsdeckung wählen.

4. Gewährleistung von Gleichbehandlung und Transparenz

Trotz der neuen Freiheiten bleibt die Verwaltung an das Diskriminierungsverbot und das Gebot der Transparenz. Das umfasst zwei wesentliche Säulen:

A. Informationsgleichheit im Wettbewerb

Alle potenziellen Bieter in einem Wettbewerb müssen identische Informationen über den Beschaffungsgegenstand und die Wertungskriterien erhalten. Einmal mitgeteilte Kriterien sind für die Zuschlagsentscheidung bindend, Änderungen an diesen sind allen Bietern gleichermaßen mitzuteilen. Unterlegene Bieter sind zudem über den Ausgang des Verfahrens zu informieren.

Wichtig für das Verständnis des Gleichbehandlungsgrundsatzes ist, dass dieser nur die Gleichbehandlung in einem Wettbewerb mit mehreren Bietern regelt. Findet kein Wettbewerb statt, wird der Gleichbehandlungsgrundsatz auch nicht verletzt. Der Anspruch eines Unternehmens, dass ein Wettbewerb stattfindet, resultiert aus dem Wettbewerbsgrundsatz. Dieser wurde allerdings nicht in § 75 a GO NRW festgeschrieben.

B. Transparenz durch Dokumentation

Transparenz bedeutet im Sinne des § 75a GO NRW vor allem Nachvollziehbarkeit für verwaltungsangehörige Dritte. Da bei kleineren Vergaben oft auf förmliche Protokolle verzichtet wird, rückt die Vergabe- bzw. Beschaffungsakte in den Fokus. Ein Außenstehender (z. B. das Rechnungsprüfungsamt) muss allein durch das Studium der Akte verstehen können:

• Warum wurde genau dieses Verfahren gewählt?
• Welche Unternehmen wurden warum angefragt?
• Nach welchen objektiven Kriterien wurde das Angebot ausgewählt?

Eine umfassende Dokumentation macht das Handeln der Verwaltung rechtssicher und schützt die Beteiligten vor dem Vorwurf der Willkür.

Nach bisheriger Lesart war auch die Transparenz eines Beschaffungsvorganges im Hinblick auf den Markt vom Transparenzgrundsatz erfasst. Beispielsweise sollten Unternehmen über Bekanntmachungen von anstehenden Beschaffungen informiert werden. Im Gegensatz hierzu sehen die FAQ explizit vor, dass grundsätzlich keine Bekanntmachung mehr erforderlich ist. Es bleibt abzuwarten, wie der Transparenzgrundsatz im Sinne des § 75a GO NRW ausgelegt werden wird.

IV. Organisatorische Abbildung der neuen Rahmenbedingungen in Nordrhein-Westfalen

Die neuen Rahmenbedingungen in Nordrhein-Westfalen führen wie sämtliche Erhöhungen der Wertgrenzen in anderen Bundesländern zu grundlegenden organisatorischen Fragen. Sie eröffnen aber auch Spielräume: Wer darf künftig was beschaffen – und wie organisiert man das sinnvoll?

1. Neue Beschaffung im Spannungsfeld

Zuvor bestehende Anforderungen an formalisierte Verfahren führten dazu, dass Beschaffungen ab einer gewissen Höhe überwiegend von zentralen Vergabestellen durchgeführt wurden.

Mit dem Wegfall der formalisierten Verfahren seit dem 1. Januar 2026 rückt die Frage einer eigenverantwortlichen Beschaffung durch die Fachbereiche in den Fokus. Sie führt gegenüber der bisherigen Praxis in ein Spannungsfeld. Kommunen müssen entscheiden, wie sie den Zuwachs an Flexibilität mit den Anforderungen an Compliance und interner Transparenz in Einklang bringen.

Die Vorteile einer dezentralen Beschaffung liegen auf der Hand: Fachbereiche kennen den Markt und die technischen Anforderungen ihrer Bedarfe am besten. Die neuen Rahmenbedingungen ermöglichen den Abbau von Marktzugangsschranken und die leichtere Einbindung von Start-ups oder lokalem Handwerk.

2. Anschlussfragen und Herausforderungen

Beschaffung wandert also mindestens in Teilen zu den Fachbereichen und Bedarfsstellen. Damit endet der Organisierungsbedarf jedoch nicht, denn die sich ergebenden Anschlussfragen und Herausforderungen sind zahlreich. Sie betreffen unter anderem

• Maverick Buying, also den Einkauf an bestehenden Rahmenvereinbarungen vorbei,
• das beschriebene Fortbestehen rechtlicher Anforderungen etwa im Bereich der Binnenmarktrelevanz, die Vergabestatistik und Abfragen im Wettbewerbsregister,
• Rollen und Rechte: Welche Aufgaben erfolgen in einem Vergabe- und Beschaffungsprozess trotz der geänderten Rahmenbedingungen unverändert zentral und welche dezentral?
• Die Diffusion von Wissen und Information im Allgemeinen, beispielsweise hinsichtlich der Existenz von Rahmenverträgen und gegebenenfalls bestehenden Abrufverpflichtungen.

Auch steigt ohne die Routine einer zentralen Vergabestelle die Gefahr, dass bestehende gesetzliche Vorgaben – wie oben dargestellt – übersehen werden. Es entstehen Compliance-Risiken.

3. Organisationen müssen sich neu erfinden

Eine vollständige Dezentralisierung nach Erhöhung der Wertgrenzen kann ebenso ausgeschlossen werden wie eine vollständige zentrale Beschaffung für jeden „Handkauf“.

Die Ausgestaltung einer Beschaffung ist nicht nur abhängig vom Auftragswert, sondern mitunter auch vom Beschaffungsgegenstand. So sind im Fall von Dienst- beziehungsweise Bauleistungen Marktpreise häufig nicht ohne verbindliche Angebote sicher ermittelbar.

Die Kernfrage lautet also, bis zu welchen organisationsinternen Wertgrenzen und für welche Leistungen eine dezentrale Beschaffung zugelassen werden soll. Auf andere Art formuliert: Bis zu welchen Wertgrenzen überwiegen die Vorteile der dezentralen Beschaffung ihre Nachteile und Risiken?

4. Die kritische Grenze: Beschaffungen ab 25.000 Euro

Besonderes Augenmerk verdient die Organisation von Beschaffungen, die einen wirtschaftlichen Wert von 25.000 Euro netto erreichen oder überschreiten. In diesem Bereich verdichten sich die regulatorischen Anforderungen, auch wenn kein „förmliches“ Verfahren nach UVgO mehr durchgeführt wird.

So setzen viele Berichtspflichten, wie die (nun freiwillige) Vergabestatistikmeldung, Datenpunkte voraus, die bei einem rein informellen E-Mail-Kauf oft nicht strukturiert erfasst werden. Eine organisatorische Einbindung zentraler Stellen oder Systeme ab dieser Wertgrenze sichert die Datenkonsistenz für das kommunale Controlling.

Auch steigt ab 25.000 Euro bei Fehlern im Prozess (z. B. Missachtung der Binnenmarktrelevanz) das finanzielle Risiko für die Kommune. Eine Organisation, die ab dieser Wertgrenze Prozesse vorsieht oder empfiehlt, schützt auch die Mitarbeiter der Fachbereiche vor Fehlern in der Rechtsanwendung.

5. Abgrenzung: Organisationsentscheidung vs. Satzungspflicht

Eine relevante Frage in der kommunalen Praxis lautet, welche internen Regeln auf welche Weise festgeschrieben werden müssen. § 75a Abs. 2 GO NRW setzt hier eine hohe Hürde.

A. Reine Organisationsentscheidung (satzungsfrei)

Die Festlegung von Zuständigkeiten („Wer darf bestellen?“) und die Zuweisung von Zeichnungsbefugnissen sind interne Organisationsentscheidungen. Hierfür ist kein Beschluss des Rates erforderlich. Auch die Entscheidung, für bestimmte Abläufe eine zentrale Vergabestelle einzubinden, fällt hierunter, solange sich dies nur auf die Zuständigkeit bezieht (siehe obiges Beispiel der Stadt Köln).

B. Einschränkung der Freiheit (satzungspflichtig)

Will eine Kommune jedoch abstrakt-generelle Regeln aufstellen, die über das Gesetz hinausgehen, ist zwingend eine Satzung erforderlich. Beispiele hierfür sind:

• die Verpflichtung, ab einer bestimmten Wertgrenze immer mindestens drei Angebote einzuholen,
• die generelle Pflicht zur öffentlichen Ausschreibung ab einem festen Betrag,
• die verpflichtende Anwendung der VOB/A für alle Bauleistungen.

Diesen Weg sind laut einer inoffiziellen Erhebung im deutschen Vergabenetzwerk bereits Mitte Januar mehr als sechzig Kommunen gefolgt.

V. Die prozessuale Abbildung: Zentrale, dezentrale und hybride Modelle mit dem Vergabemanagementsystem (VMS)

Mit dem Wegfall der Formzwänge durch § 75a GO NRW entfallen detaillierte Verfahrensvorgaben. Das Risiko mangelnder Nachvollziehbarkeit steigt ebenso wie die Revisionsunsicherheit. Ein Vergabe- bzw. Beschaffungsmanagementsystem (VMS/BMS) wirkt dem entgegen, indem es haushaltsrechtliche Anforderungen und organisationsinterne Leitplanken in den digitalen Workflow integriert – quasi eine Compliance by Design.

Das System fungiert dabei nicht als starres Korsett, sondern als navigierendes Element: Es bildet organisationsinterne Entscheidungen ab und kann so konfiguriert werden, dass notwendige Prüfschritte – etwa die Abfrage des Wettbewerbsregisters oder die Prüfung der Binnenmarktrelevanz – als verpflichtende Prozessschritte abgesichert werden, ohne dass Anwender die Rechtslage im Detail auslegen müssen.

Merksatz: Verfahrensfreiheit wird erst dann verantwortbar, wenn Entscheidung, Mitzeichnung und Dokumentation im Prozesspfad mitlaufen – und nicht erst nachträglich „für die Akte“ entstehen.

1. Differenzierung der Organisationsmodelle

Die zentrale Frage für Kommunen in NRW lautet seit 2026: Welche Beschaffungen bleiben in der zentralen Vergabestelle und welche können rechtssicher in die Fachbereiche verlagert werden? Das VMS bietet hierfür die notwendige Flexibilität, um unterschiedliche Ausprägungen abzubilden.

2. Modell A: Zentral geprägt (die Vergabestelle als Prozess-Hub)

In diesem Modell bleibt die operative Federführung bei der zentralen Vergabestelle. Dies bietet sich insbesondere für komplexe Dienstleistungen oder strategisch wichtige Rahmenverträge an.

Folgendes Praxis-Szenario stellt das Modell exemplarisch dar: Ein Fachbereich meldet einen Bedarf (z. B. IT-Infrastruktur). Das Modul Bedarfsmanagement dient als Eingangsportal. Der Fachbereich dokumentiert dort die Erforderlichkeit und die Budgetverfügbarkeit.

Nach der internen Freigabe übernimmt die Vergabestelle den Vorgang und setzt ihn im VMS um. Das System kann so genutzt werden, dass Informationen aus dem Beschaffungsantrag medienbruchfrei in die E-Vergabeakte übergehen (vgl. „Das Modul Bedarfsmanagement im VMS: Der digitale Beschaffungsantrag“). Die Vergabestelle steuert Marktansprache und Aktenführung, während der Fachbereich für die fachliche Bewertung eingebunden bleibt.

Das VMS ermöglicht dafür die folgenden Konfigurationen, die wir gerne für Sie vornehmen:

Rollen-/Teammodell: Bedarfsmelder (Fachbereich), Bedarfsprüfung (z. B. Kämmerei/Controlling), Aktenverantwortung bei der Vergabestelle, fachliche Beteiligung als Teammitglied.

Vergabeordnungen: Im Verfahrensauswahlassistenten können Vergabeordnungen aktiviert oder deaktiviert werden. Insbesondere mit Blick auf Beschaffungen außerhalb des Vergaberechts steht die „Vergabeordnung“ Sonstiges zur Verfügung. Ebenso besteht die Möglichkeit, dass einzelne Verfahrensarten aktiviert oder deaktiviert werden können.

Wertgrenzen und Mindestteilnehmerzahlen: Für jede Vergabeordnung können die Wertgrenzen und Mindestteilnehmerzahlen entsprechend angepasst werden – auch innerhalb der „Vergabeordnung” Sonstiges.

Ausnahmetatbestände zur Abweichung vom Regelverfahren: Mit Blick auf die Mustersatzung sowie hausinterne Geschäftsanweisungen können auch im Bereich der „Vergabeordnung“ Sonstiges Ausnahmetatbestände konfiguriert werden. Gleiches gilt für Ausschlussgründe und Fristen. Alle gängigen Bewertungsmethoden stehen im VMS auch für diese Verfahren zur Verfügung.

Mitzeichnungen und Genehmigungsprozesse können entlang definierter Prozessschritte erfolgen, insbesondere vor wesentlichen Entscheidungen (z.B. Aufforderung zur Abgabe eines Angebots, Auftragserteilung).

Formularsatz: Das VHB NRW sowie das VHB VOB Bund dienen der Dokumentation förmlicher Vergabeverfahren mit entsprechenden Verweisen auf die jeweiligen vergaberechtlichen Vorgaben. Sie sind bei Verfahren, die nicht dem Vergaberegime unterliegen, nicht anwendbar und auch nicht sinnvoll adaptierbar, da ihre innere Struktur eben auf förmliche Vergabeverfahren abzielt.

Wir bieten mit dem cosinex Formularsatz einen neutralen Formularsatz an, der für Verfahren außerhalb des Vergaberegimes keinen Bezug auf bestimmte Vergabeordnungen und Paragraphenverweise enthält.

Nachverhandlungen bzw. Verhandlungsrunden im Rahmen „öffentlicher Ausschreibungen“ können über unterschiedliche Wege abgebildet werden. So kann eine Nachverhandlung entweder über den Kommunikationsbereich abgebildet werden, oder – bei höheren Dokumentationserfordernissen – im Rahmen einer neuen Akte. Für eine Dokumentation im Hauptverfahren kann die Genehmigung an dieser Stelle in Form von Zwischengenehmigungen abgebildet werden.

Wesentlicher Baustein für Compliance by Design ist ein zentrales Vertragsmanagement, wie es das VMS Modul Vertragsmanagement ermöglicht; aus dem Beschaffungsvorgang kann mit einem Klick eine Vertragsakte angelegt werden.

3. Modell B: Dezentral geprägt (Fachbereiche beschaffen eigenverantwortlich)

Für die Alltagsbeschaffung und Standardleistungen ermöglicht das VMS eine weitgehende Dezentralisierung – unter Wahrung der Compliance-Leitplanken und der internen Transparenz unter Anwendung aller unter Modell A genannten Konfigurationsmöglichkeiten.

Ein Praxis-Szenario zur Illustration des Modells: Ein Fachamt benötigt kurzfristig eine Handwerkerleistung. Die Preisermittlung und Auswahl erfolgen direkt im Fachbereich.

Das Vergabemanagementsystem führt den Mitarbeiter durch eine geführte Dokumentation (z. B. Bedarfsbegründung, Preisermittlung, Auswahlentscheidung). Über Wertgrenzen kann beispielsweise ab 500 Euro netto ein Vier-Augen-Prinzip veranlasst werden. Der Prozess lässt sich so gestalten, dass der nächste Schritt erst nach digitaler Mitzeichnung möglich ist. So entstehen revisionsfeste Beschaffungsakten auch ohne die Routine einer zentralen Vergabestelle.

4. Modell C: Hybrid (Staffelung nach Wert und Risiko)

In der Praxis hat sich eine wert- und risikobezogene Staffelung als effizienter Weg erwiesen: Alltagsbeschaffung bleibt dezentral, ab definierten Schwellen werden Mitzeichnungs- oder Genehmigungsstufen sowie erweiterte Dokumentationsanforderungen vorgesehen.

Beispiel 25.000-Euro-Schwelle: Ab diesem Wert verdichten sich Anforderungen (z. B. TVgG NRW) und es entstehen Datenpunkte für ein konsistentes Controlling. Das VMS kann so konfiguriert werden, dass ab dieser Summe automatisch eine zentrale Mitzeichnung oder eine Genehmigung durch die Vergabestelle vorgesehen ist.

Beispiel 30.000-Euro-Schwelle: Ab diesem Wert ist die Abfrage des Wettbewerbsregisters vor Zuschlag verpflichtend. Ein VMS kann hierfür einen verpflichtenden Prüfschritt vorsehen; ergänzend siehe den Praxisleitfaden „Wettbewerbsregister und Zuverlässigkeitsprüfung nach § 75a GO NRW“.

5. Funktionsbausteine und Konfiguration in der Praxis

Um die oben genannten Modelle abzubilden, greifen im VMS mehrere Bausteine ineinander. Typische Konfigurationspunkte sind die folgenden:

Das Rollen- und Rechtemodell ermöglicht die präzise Differenzierung von Bedarfsmeldern, Prüfern, Genehmigern, Vergabestelle und Revision.

Pflichtfelder und Checklisten unterstützen die Dokumentation von Bedarfsbegründung und Preisermittlung (z. B. Screenshots, PDF-Angebote) direkt in der digitalen Akte.

Mit behördenindividuellen Hilfetexten sowie Textvorlagen können auch Fachbereiche bei der Dokumentation umfassend unterstützt werden (vgl. „Individuelle Hilfetexte im VMS“).

Größtes Risiko einer dezentralen Beschaffung ist wachsende Intransparenz über Beschaffungsvorgänge. Durch ein zentrales Berichtswesen können Auswertungen über alle digital erfassten Beschaffungsvorgänge jederzeit erstellt werden.

6. Vermeidung von Satzungszwang durch Prozesssteuerung

Ein entscheidender organisatorischer Aspekt des § 75a GO NRW ist die hohe Hürde für einschränkende Satzungen. Viele Kommunen entscheiden sich dafür, Leitplanken zu definieren, anstatt Satzungen zu beschließen.

Hier bietet die softwareseitige Abbildung einen wesentlichen Vorteil: Die Festlegung von Zuständigkeiten und die Konfiguration von Genehmigungsworkflows im VMS sind reine Organisationsentscheidungen. Sie benötigen keinen Ratsbeschluss, entfalten aber durch die technische Prozessführung eine unmittelbare Wirkung im Arbeitsalltag. Die Software bildet Leitplanken, die sicherstellen, dass Flexibilität nicht zulasten der Rechtssicherheit geht: Compliance by Design.