Kollaboratives Arbeiten im Vergabemanagementsystem

Das cosinex Vergabemanagementsystem wird kontinuierlich um neue Funktionen ergänzt, die Beschaffungs- und Vergabeverfahren vereinfachen, beschleunigen und digitalisieren. In dieser Beitragsreihe stellen wir besondere Arbeitserleichterungen vor.

Mit dem Team-Board haben kollaboratives Arbeiten innerhalb der Vergabestelle wie auch zwischen Vergabestelle und Fachbereich oder Bedarfsträger auf ein neues Niveau gehoben.

Ein zentraler Kommunikationskanal für das gesamte Team

Das Arbeiten im Team war schon immer Standard im Vergabemanagement. Aufgabenverwaltung und Kommunikation zwischen den beteiligten Stellen fanden dabei oft parallel auf mehreren Kanälen wie E-Mail oder Telefon statt. Das Team-Board bündelt diese Kanäle und bietet eine zentrale, formlose To-do-Liste außerhalb der formalen Prozesse wie der Angebotsöffnung oder -genehmigung. Die Beiträge sind optisch angelehnt an die aus dem Büroalltag bekannten Post-it-Notizzettel.

Auf der überarbeiteten Startseite der Vergabeakte kann jedes Teammitglied Notizen hinterlassen, Aufgaben verteilen und die Nachrichten und Aufgaben der übrigen Teammitglieder einsehen und bei Bedarf weiterverarbeiten. So wird nichts mehr vergessen und gemeinsame Hinweise sind für das gesamte Team an einer zentralen Stelle transparent einsehbar.

Kollegen und Fachabteilungen benachrichtigen und hinzufügen

Oft sind im Laufe eines Vergabeverfahrens Aufgaben von Kollegen zu erledigen, die nicht täglich im Vergabemanagement arbeiten. Mit dem Team-Board können sie auf anstehende Aufgaben hingewiesen werden. Denn alle ausgewählten Nutzer erhalten nach dem Speichern des Team-Board-Eintrags eine E-Mail-Benachrichtigung und können auf die ihnen erteilte Aufgabe entsprechend reagieren.

Auf gleichem Wege kann die Vergabeakte an andere Kollegen oder Fachabteilungen weitergeleitet werden, die bislang noch gar nicht dem Team der Akte angehörten: Alle benachrichtigten Nutzer werden automatisch dem Team hinzugefügt und haben Zugriff auf die jeweilige Akte. Natürlich können sie bei Bedarf später wieder aus dem Team entfernt werden. So ist insbesondere der Austausch zwischen Fachbereich und Vergabestelle zu Kriterienkatalogen sehr einfach möglich.

Erledigung von Aufgaben

Team-Board-Post-its können nach Erledigung entsprechend mit dem Status „erledigt“ markiert werden. Hierdurch ändert sich die Reihenfolge der Team-Board-Einträge auf der Startseite der Akte. Zuerst sind Einträge zu sehen, die bislang nicht erledigt sind.

Die Kennzeichnung eines Team-Board-Eintrags als „erledigt“ kann schnell und direkt auf der Startseite der Vergabeakte oder wahlweise auch auf der Detailseite des Eintrags erfolgen. So können beispielsweise am Ende eines Arbeitstages alle erledigten Aufgaben schnell in der Übersicht abgehakt werden. Nach der Erledigung ist der Eintrag schreibgeschützt, sodass vergangene Ereignisse unverändert aufbewahrt werden können. Eine Zurücksetzung auf „Nicht erledigt“ kann bei Bedarf auf der Detailseite des Eintrags erfolgen.

Nicht Teil der Dokumentation

Die auf dem Team-Board angelegten Notizen, Hinweise und Aufgaben laufen außerhalb der förmlichen Vergabeakte und sind damit nicht Teil der revisionssicheren Dokumentation. Jeder Eintrag kann von jedem berechtigten Team-Mitglied bei Bedarf gelöscht werden, unabhängig vom Erledigungsstatus des Eintrags.

Das Team-Board ist nicht nur bei Vergabeakten, sondern auch in den Modulen Beschaffungsmanagement und Vertragsmanagement verfügbar.