Vertragsmanagement für öffentliche Auftraggeber: Verträge im BMS verwalten und überwachen

Mit dem Modul Vertragsmanagement verwalten öffentliche Auftraggeber ihre Verträge im cosinex Beschaffungsmanagementsystem – von der Vertragsakte aus dem Zuschlag über Fristen und Zahlungspläne bis zur Überwachung von Rahmenvertragsabrufen. Der Einsatz ist zentral wie dezentral möglich.

In vielen Verwaltungen gibt es keine zentrale Zuständigkeit für das Vertragswesen – und meist auch keine IT-gestützte Lösung zur Vertragsverwaltung, die nicht Excel heißt. Verträge werden dezentral geführt, häufig in Papierform, als Dateiablage oder hybrid und teilweise verteilt über verschiedene Fachbereiche. Der Überblick geht dabei leicht verloren.

Mit dem Modul Vertragsmanagement bieten wir öffentlichen Auftraggebern eine Lösung, um Verträge strukturiert zu erfassen, zu verwalten und fristgerecht zu steuern. Ergänzend zum cosinex Beschaffungsmanagementsystem (BMS) und dem Modul Bedarfsmanagement, das den vorgelagerten Prozess der Bedarfsmeldung unterstützt, schließt es die Prozesskette zur Vertragserfüllung.

Vom Vergabeverfahren zur Vertragsakte

Ein erfolgreich abgeschlossenes Beschaffungsverfahren endet nicht selten mit dem nächsten Verwaltungsschritt: dem Vertragsmanagement. Die Lösung erlaubt es, aus einer Vergabeakte nach dem Zuschlag mit wenigen Klicks eine Vertragsakte zu erzeugen. Dabei werden wesentliche Angaben aus dem vorherigen Vergabeverfahren automatisch übernommen – etwa Bieterangaben oder Vertragsbedingungen –, und die Vertragsakte bleibt mit der vorgelagerten Vergabeakte verknüpft.

Neben den Stammdaten lassen sich auch Dokumente automatisch übernehmen, sofern die entsprechende Option beim Anlegen gewählt wurde. Das betrifft insbesondere die Vergabeunterlagen aus den Bereichen Leistungsbeschreibung und Vertragsbedingungen.

Dank des flexiblen Rollen- und Rechtemodells des BMS können Vertragsakten anschließend zur Bearbeitung an die zuständigen Fachbereiche weitergegeben werden – ohne Medienbrüche und ohne zusätzliche Benutzerverwaltung. So wird eine durchgängige und nachvollziehbare Prozesskette von der Vergabe bis zur Vertragserfüllung möglich.

Vertragsakten verwalten

Vertragsakten können im Modul entweder aus einer Vergabeakte erzeugt oder unabhängig davon neu angelegt werden – etwa für bestehende Verträge oder bei Vereinbarungen außerhalb eines Vergabeverfahrens. In jeder Akte werden zentrale Informationen dokumentiert, darunter:

• Eckdaten zum Vertragspartner und Vertragsgegenstand
• Vertragslaufzeiten, Kündigungs- und Verlängerungsfristen
• Vertragsdokumente und Anlagen
• Rahmenvertragsverwaltung
• Nachträge und Leistungsstörungen
• Fristen und Zuständigkeiten

Zusätzliche Unterlagen können per Upload oder durch Angabe des analogen Ablageorts ergänzt werden. Ist das Modul aktiviert, wird es Nutzern mit entsprechender Berechtigung integriert im BMS angezeigt.

Laufzeiten, Fristen und Vertragsänderungen

Neben den klassischen Vertragslaufzeiten lassen sich Verlängerungs- und Kündigungsoptionen verwalten. Eine Erinnerungsfunktion und automatische Benachrichtigungen helfen, Termine und Fristen im Blick zu behalten; eine Änderungsverlaufsfunktion dokumentiert den Bearbeitungsstand.

Damit deckt das Modul nicht nur die initiale Erfassung ab, sondern den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags: Verlängerungsmöglichkeiten, Laufzeitende, Kündigungen und Leistungsstörungen werden fortlaufend dokumentiert.

Rahmenverträge und Abrufkontingente

Rahmenverträge werden häufig über ein Kontingent geschlossen, aus dem über einen längeren Zeitraum abgerufen wird – auch aus vergaberechtlichen Gründen ist die Überwachung dieser Abrufe geboten. Das Modul bietet dafür:

• Verwaltung von Mengenrabatten wie Mindermengenzuschlägen
• Dokumentation der Einzelabrufe innerhalb der Vertragsakte
• Festlegung von Höchstwerten für abrufbare Kontingente
• Überwachung der Kontingente und Benachrichtigung bei Erreichen vertraglich vereinbarter Höchstmengen

Im Bereich „Vertragsinhalt“ wird festgelegt, ob es sich um einen Rahmen- oder Abrufvertrag handelt. Ist das der Fall, können Menge und Mengeneinheit des Kontingents angegeben werden; die Einheit ist auf Euro vorbelegt und lässt sich auf jede im System hinterlegte Größeneinheit ändern.

Anschließend erscheint der Menüpunkt „Abrufe“, unter dem Nutzer die Menge ihres Abrufs erfassen und das Restbudget einsehen können. Das System überwacht den Verbrauch und versendet auf Wunsch Benachrichtigungen an ausgewählte Teammitglieder – wahlweise erst bei vollständigem Verbrauch oder bereits bei einem frei gewählten Schwellenwert, etwa um rechtzeitig auf die Notwendigkeit einer Neuvergabe hinzuweisen.

Projekte und Zahlungspläne im Blick

Vertragsakten lassen sich optional übergeordneten Projekten zuordnen und so gruppieren. Ein eigener Menüpunkt verwaltet diese Projekte; die dort angelegten Projekte stehen in jeder Vertragsakte im Bereich „Basisdaten“ zur Auswahl. In der Projektansicht sind alle zugeordneten Vertragsakten zusammengefasst und direkt zu öffnen. So lassen sich etwa alle Verträge eines Investitionsvorhabens gemeinsam darstellen und auswerten.

Darüber hinaus können Zahlungspläne strukturiert verwaltet werden – von einfachen Einmalzahlungen über laufende Zahlungen für Pflege und Wartung bis zu stufenweisen Abschlagszahlungen. Sowohl fixe als auch variable Zahlungsposten lassen sich erfassen, die Summe aller Zahlungspläne wird je Vertrag ausgewiesen.

Der Unterschied zu klassischen ERP- oder Haushalts-, Kassen- und Rechnungssystemen liegt im Zeitpunkt: Dort werden meist fällige Zahlungen erfasst und buchhalterisch abgewickelt. Das Modul Vertragsmanagement hinterlegt auch künftige Zahlungsverpflichtungen und stellt die vertraglichen Grundlagen und Fristen in den Mittelpunkt.

Mit Kategorien und dem Team-Board Verträge organisieren

Neben Ordnungshilfen wie Vertragsart und zuständiger Abteilung können frei definierbare Kategorien angelegt werden. Fachbereiche können so eigene Perspektiven aufbauen – etwa: Wird der Vertrag mit Fördermitteln finanziert? Welche Schule ist bezugsberechtigt? Um welchen Beschaffungsgegenstand handelt es sich?

Damit die verschiedenen Aktentypen auseinanderzuhalten sind, tragen Vergabeakten, Beschaffungsanträge und Vertragsakten im Aktenkopf jeweils eigene Symbole und Typbezeichnungen. Je Vertragsakte unterstützt ein Team-Board beim Austausch von Hinweisen oder der Verwaltung von Aufgaben.

Flexible Einführung – auch ohne zentrale Vertragsstelle

Das Modul lässt sich sowohl für eine zentrale als auch für eine dezentrale Vertragsverwaltung einsetzen. Rollen und Rechte können individuell auf Organisationsstrukturen angepasst werden. So wird auch in Verwaltungen ohne zentrale Zuständigkeit ein stufenweiser Einstieg möglich – etwa durch den Einsatz in ausgewählten Behörden oder für bestimmte Vertragsarten.

Das Modul Vertragsmanagement wird – wie das Modul Bedarfsmanagement – gesondert lizenziert und je Installation beziehungsweise Mandant aktiviert. Für die Einführung ist eine Ausprägung an die individuellen Anforderungen des Auftraggebers im Bereich der Rollen und Rechte sowie der optionalen Datenfelder vorgesehen. Einen Überblick über Editionen, Module und Einsatzvarianten gibt die Produktseite zum cosinex Beschaffungsmanagementsystem.

Video-Tutorials für Anwender

Für Nutzerinnen und Nutzer der Lösung stehen im Service- und Support-Center Video-Tutorials bereit. Sie führen durch Basisdaten und Team-Zusammenstellung, Vertragsinhalte, Kündigungen und Verlängerungen sowie Themen wie Terminerinnerungen und die Arbeit mit Dokumenten und Statusmeldungen. Die Video-Tutorials sind Kunden vorbehalten und nach Anmeldung im Service- und Support-Center abrufbar.

Kostenfreie Webinare

Regelmäßig stellen unsere Produktberater das Modul Vertragsmanagement im Rahmen von kostenfreien Webinaren vor.