Das cosinex Beschaffungsmanagementsystem wird kontinuierlich um neue Funktionen ergänzt, die Beschaffungs- und Vergabeverfahren vereinfachen, beschleunigen und digitalisieren. In dieser Beitragsreihe stellen wir besondere Arbeitserleichterungen vor.

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Die meisten Eingabeelemente des Beschaffungsmanagementsystems sind mit erweiterten Grundlagenkenntnissen im Bereich des öffentlichen Auftragswesens selbsterklärend und benötigen keine weitere Erläuterung. Einige Stellen erfordern hingegen detailliertere Informationen. Sie werden hinter dem „i“-Symbol dargestellt.

Aus VMS wird BMS

Mit der Version 13 des cosinex VMS haben wir im März 2026 dessen Umbenennung in das Beschaffungsmanagementsystem vollzogen. Mit ihr tragen wir den Veränderungen der Beschaffungspraxis der vergangenen Jahre Rechnung und schaffen die Grundlage für cosinex SmartProcure – die Plattform, die mitdenkt.

Felder individuell mit Erläuterungen versehen

Bisweilen bestehen behörden- oder vergabestellenindividuelle Dienstanweisungen, Erläuterungen oder Hinweise zu bestimmten Angaben oder Befüllungsanweisungen. Hierfür haben wir das individuelle Hilfesystem eingeführt, mit dem weitere Erläuterungen zu den wichtigsten Feldern optional von einem dazu berechtigten Nutzer eingepflegt werden können.

Hinterlegte Hilfetexte an Überschriften und Eingabeelementen
Hinterlegte Hilfetexte (blaue Fragezeichen) an Überschriften und Eingabeelementen

Wenn solche individuellen Erläuterungen oder Hilfetexte hinterlegt wurden, finden Nutzer an Seitentiteln, Überschriften, Eingabefeldern oder bei den Auswahlmöglichkeiten mit Optionen ein Fragezeichen-Symbol.

Nach Klick auf das Fragezeichen öffnet sich der Hilfetext-Assistent, mit Erläuterungen zu dem jeweiligen Abschnitt respektive der Dateneingabemöglichkeit. Der Dialog kann mit der Maus beliebig im Fenster verschoben werden, sodass er auch während der Befüllung geöffnet bleiben kann.

Der Hilfetext-Assistent im VMS 10
Der Hilfetext-Assistent, der geöffnet und zur Seite geschoben werden kann

Der Hilfetextverwalter

Entsprechend zur Bearbeitung berechtigte Nutzer (neue Rolle „Hilfetextverwalter“) finden an allen Titeln, Überschriften und Eingabefeldern das Fragezeichen-Symbol. Dort, wo bereits ein Hilfetext hinterlegt wurde, ist das Symbol auf dunkelblauem Grund. Wo kein Text hinterlegt wurde, erscheint das Symbol auf weißem Hintergrund.

Der Hilfetextverwalter erhält nach Klick auf das Fragezeichen-Symbol den Hilfetext-Assistenten, innerhalb dessen er die Bearbeitung des Hilfetextes öffnen kann. Der Editor, in dem der Text hinterlegt wird, erlaubt Formatierungen und Gliederungshilfen für den Fall längerer Hinweise oder Vorgaben.

Ansicht der Seite für einen Hilfetextverwalter
Ansicht der Seite für einen Hilfetextverwalter mit hinterlegten (blaue Fragezeichen) und noch nicht hinterlegten (weiße Fragezeichen) Hilfetexten
Der Editor zur Erstellung und Formatierung von Hilfetexten
Der Editor zur Erstellung und Formatierung von Hilfetexten durch den Hilfetextverwalter

Vergabemanagement mit dem cosinex BMS

Das kostenfreie Webinar „Vergabe­management mit dem cosinex BMS“ richtet sich an alle, die das ­Beschaffungsmanagement­system kennen­lernen möchten.

In rund 45 Minuten erhalten die Teilnehmenden einen kompakten Einblick in das BMS.

30. Juli, 10:00 Uhr
11. August, 10:00 Uhr

So erleichtert das cosinex Beschaffungsmanagementsystem den Beschaffungsalltag