Mit der neuen Version 11 des cosinex Vergabemarktplatz (VMP) wird die Abgabe von Angeboten und Teilnahmeanträgen komfortabler, übersichtlicher und barrierefreier.
Bislang war die Abgabe von Angeboten und Teilnahmeanträgen nur mit einer lokal installierten Version des cosinex Desktop-Bietertools möglich. Dieser Abgabeweg wird ab sofort um die Möglichkeit zur webbasierten Abgabe direkt im Browser ergänzt. Perspektivisch werden alle Formen der Angebotsabgabe rein webbasiert erfolgen.
Die Wechselwirkungen zwischen Vergabestelle und Bieter berühren den Kern der öffentlichen Beschaffung. Daher haben wir diesen Schritt sorgfältig erwogen und vorbereitet. Entscheidungsleitend waren dabei Fragen zum Einsatz fortgeschrittener und qualifizierter elektronischer Signaturen. Sie sind seit Umsetzung der EU-Richtlinie nicht mehr vorgeschrieben und dürfen nur noch in begründeten Ausnahmefällen vom Bieter gefordert werden. Näheres hierzu finden Sie im Abschnitt Hintergrund zu Formvorschriften dieses Beitrags.
Entsprechend wenig verbreitet sind fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen inzwischen: Erhebungen über sämtliche cosinex-basierten Vergabeplattformen haben ergeben, dass nur noch bei weniger als einem Prozent aller Angebote oder Teilnahmeanträge eine qualifizierte und fortgeschrittene Signatur gefordert wird.
Damit verliert der wesentliche Grund zum Einsatz des Desktop-Bietertools an Relevanz und wir beginnen mit der Verlagerung der Angebotsabgabe ins Web und in den Browser – schrittweise, mit mehrmonatiger Übergangsfrist und zunächst als Option.
Vorteile für Bieter und Vergabestellen
Die webbasierte Abgabe von Angeboten und Teilnahmeanträgen bietet dieselben Funktionalitäten wie das Desktop-Bietertool, so dass Nutzer keine Nachteile in Kauf nehmen müssen. Um den Arbeitsalltag der Bieter und Vergabestellen zu erleichtern, haben wir bei der webbasierten Abgabe zahlreiche Verbesserungen vorgenommen.
Der wohl wichtigste Vorteil: Die Installation einer Desktop-Applikation mit allen sich dabei ergebenden Herausforderungen entfällt bei der webbasierten Angebotsabgabe vollständig. Sie erfolgt in einem modernen, responsiven und barrierefreien User Interface. Die IT-Infrastruktur des Bieters mit allen möglichen Herausforderungen rückt komplett in den Hintergrund.
Unternehmen profitieren unter anderem von neuen Komfortfunktionen wie der historisierten Anzeige aller Angebote und Teilnahmeanträge je Verfahren. Zudem ist nun die parallele Bearbeitung von Angeboten oder Teilnahmeanträgen durch mehrere Benutzer möglich.
Technische Umsetzung in den Vergabeplattformen auf Basis des cosinex Vergabemarktplatzes
Für Bieter bleibt der Unternehmensprojektraum der Ausgangspunkt für die Abgabe elektronischer Angebote und Teilnahmeanträge. Im Zuge der Einführung der webbasierten Abgabe wurden die Menüpunkte „Angebote“ und „Teilnahmeanträge“ strukturell angepasst. So wurde der Bereich in die Untermenüpunkte „Neue Abgabe“ und „Abgegeben“ unterteilt.
Im Bereich der Abgabe kann die webbasierte Angebotsabgabe in einem neuen Browser-Tab geöffnet werden. Alternativ steht weiterhin die Nutzung des Desktop-Bietertools in der gewohnten Art und Weise zur Verfügung.
Im Rahmen der neuen Abgabe sind die aus dem Bietertool bekannten Angaben zu erfassen. Die Gestaltung der Menüpunkte orientiert sich am Desktop-Bietertool. Sofern in einem Menüpunkt noch Eingaben zu tätigen sind, wird dies mit einem entsprechenden Symbol angezeigt.
Nachdem der Bieter das Angebot vollständig zusammengestellt hat, kann er es abgeben. Nach jedem Abgabevorgang erhält der Bieter ein Abgabeprotokoll mit allen relevanten Daten des Abgabeversuchs. Protokolliert werden sowohl fehlerhafte als auch erfolgreiche Abgabeversuche, sodass diese Vorgänge entsprechend nachvollzogen werden können. Wie beim Desktop-Bietertool kann der Bieter auch hier eine Abgabezusammenfassung als PDF-Datei herunterladen.
Die Übersicht über abgegebene Angebote und Teilnahmeanträge ist unter dem neuen Menüpunkt „Abgegeben“ zu finden. Dort wird zusätzlich angezeigt, auf welchem Abgabeweg ein Angebot bzw. Teilnahmeantrag eingegangen ist.
Rückzüge von Angeboten bzw. Teilnahmeanträgen können direkt in der webbasierten Abgabe vorgenommen werden, solange der Verfahrenstyp bzw. der Status einen Rückzug zulässt. Auch hier erhält der Bieter ein Abgabeprotokoll mit allen relevanten Daten des Rückzugs.
Einbindung von cosinex Webforms
Mit WebForms hat cosinex im Auftrag des Landes Nordrhein-Westfalen einen neuen Standard entwickelt, der die digitale Erfassung strukturierter Daten in Formularen spürbar vereinfacht.
Enthalten die von der Vergabestelle bereitgestellten Vergabeunterlagen cosinex WebForms-Dateien, wird zusätzlich der Menüpunkt „WebForms” dargestellt. Hieran erkennt der Nutzer, dass in diesem Vergabeverfahren cosinex WebForms zum Einsatz kommen, die auszufüllen und mit dem Angebot einzureichen sind.
Hintergrund zu Formvorschriften
Mit der Umsetzung der EU-Richtlinie (ab 2016) sowie der Einführung der UVgO beim Bund (2017) und später in den Ländern wurden die strengen Formvorschriften für elektronische Teilnahmeanträge und Angebote abgeschafft.
Während bis dahin der Einsatz einer fortgeschrittenen und qualifizierten elektronischen Signatur vorgeschrieben war, genügt seitdem die elektronische Textform. Umgekehrt darf die qualifizierte und fortgeschrittene Signatur nur noch in begründeten Ausnahmefällen vom Bieter gefordert werden.
Wann öffentliche Auftraggeber noch elektronische Signaturen für Angebote verlangen dürfen, erläutert Norbert Dippel in diesem Beitrag.
Nach Erhebungen über sämtliche cosinex-basierten Vergabeplattformen hinweg ist dies inzwischen bei weniger als einem Prozent aller Angebote oder Teilnahmeanträge der Fall. Sie können mit den inzwischen in den meisten Unternehmen verbreiteten Standardlösungen für Signaturen wie DocuSign, AdobeSign u. a. unterschrieben werden.
Damit entfällt die Notwendigkeit einer eigenen Signaturkomponente einschließlich der Ansteuerung dafür notwendiger, lokal angeschlossener Geräte. Diese neuen Rahmenbedingungen erlauben die rein webbasierte Angebotsabgabe.
Sie haben Fragen zum Vergabemarktplatz?
Bei Fragen zum cosinex Vergabemarktplatz und allen weiteren Lösungen steht Ihnen unser Team Produktberatung gerne für Rückfragen und weiterführende Informationen zur Verfügung.
Rollout und Übergangsphase
Grundsätzlich steht die webbasierte Angebotsabgabe mit der VMP-Version 11 zur Verfügung. Rollout und Freischaltung der webbasierten Angebotsabgabe erfolgen aber schrittweise nach einem festgelegten Rolloutplan. Dieser startet Ende November 2025 und reicht bis ins erste Quartal 2026.
Um den Unternehmen Zeit zu geben, sich an die neue Umgebung zu gewöhnen, werden die webbasierte und die desktopbasierte Variante vorerst parallel zur Verfügung gestellt. Nach einer mehrmonatigen Übergangsphase wird das desktopbasierte Bietertool außer Betrieb genommen.
Im ersten Schritt kann die webbasierte Variante genutzt werden, wenn die Textform als Einreichungsmöglichkeit erlaubt ist. Sollen elektronische Angebote oder Teilnahmeanträge mit einer elektronischen Signatur signiert werden (fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur), steht dafür weiterhin das Desktop-Bietertool zur Verfügung.
Weitere Informationen
Weitere Informationen finden Sie im Service- & Support-Center.
