Auch das „Wie“ der Angebotspräsentation darf bewertet werden

Die Darstellungsform einer Angebotspräsentation kann in die Angebotswertung einfließen, wie das Bayerische Oberste Landesgericht feststellte. Norbert Dippel stellt den Beschluss praxisnah vor.

Gerade bei komplexen oder innovativen Beschaffungsvorhaben kann es sachdienlich sein, den Bieter um Erläuterung seines Angebotes zu bitten. Ob und inwieweit der entsprechende Präsentationstermin auch gewertet werden darf, war schon mehrfach Gegenstand vergaberechtlicher Entscheidungen. Im Ergebnis wird dies überwiegend als unproblematisch angesehen, soweit sich die Wertung auf den Leistungsgegenstand, das „Was“ des Angebotes, bezieht.

Nunmehr hatte das Bayerische Oberste Landesgericht in einer jüngeren Entscheidung (Beschluss vom 11.06.2025, Verg 9/24 e) explizit darüber zu befinden, ob auch die Darstellungsform, also das „Wie“ der Präsentation, bewertet werden darf.

I. Der Sachverhalt

Der Auftraggeber schrieb einen Wettbewerb zur „Planung und Realisierung von Appartementhäusern an einer Klinik als Architektenleistung, einschl. Freianlagen“ im Rahmen eines Planungswettbewerbs aus.

Die Vergabeunterlagen enthielten einen Verfahrensleitfaden. Darin war unter anderem geregelt, dass die Kommunikation in dem Vergabeverfahren über einen speziellen Projektraum, den „PPM Raum“ (Project Portfolio Management), erfolgen soll, in dem auch die Angebote hochgeladen werden sollten. Die Kommunikation sollte über eine spezielle E-Mail-Adresse abgewickelt werden.

Der Autor

Norbert Dippel ist Syndikus der cosinex sowie Rechtsanwalt für Vergaberecht und öffentliches Wirtschaftsrecht. Der Autor und Mitherausgeber diverser vergaberechtlicher Kommentare und Publikationen war viele Jahre als Leiter Recht und Vergabe sowie Prokurist eines Bundesunternehmens tätig.

Alle Beiträge von Norbert Dippel »

Im Rahmen der Angebotswertung sollte laut Verfahrensleitfaden ein Präsentations- und Verhandlungstermin durchgeführt werden, der mit 10 % (100 Punkten) gewertet werden sollte. Hierzu sollte eine zwanzigminütige Präsentation zu den Angebotsbestandteilen „Konzept zum Kosten- & Nachtragsmanagement“, „Konzept zur Terminsicherheit“ und „Vorschläge und konkrete Vorgehensweise zur entwurflichen Entwicklung im Planungsprozess“ durchgeführt werden. Bewertungskriterium war,

„inwieweit das Auftreten des Teams, die Souveränität im Vortrag und fachliche Kompetenz bei der anschließenden Diskussion und Beantwortung von Fragen folgende Qualität der Leistungserbringung im Hinblick auf die präsentierten Angebotsbestandteile erwarten lässt.“

Sowohl gegen die Kommunikation per Mail und die Nutzung des Projektraumes als auch gegen die Wertung ging ein Bieter mit einem Nachprüfungsantrag vor.

II. Die Vergabekammer

Nach Ansicht der Vergabekammer ist die Wertung des Präsentationstermins unzulässig, denn es würden Aspekte, die mit dem Auftreten der Vortragenden zusammenhingen, bewertet. Dabei gehe es um das „Wie“ des Vortrags, nicht um das „Was“. Dies sei unzulässig, weil die zu erwartende Qualität der Leistungserbringung beurteilt werden soll, also das „Was“.

Schließlich sei auch die vorgesehene Kommunikation über den sogenannten PPM-Raum beziehungsweise per E-Mail vergaberechtswidrig, insbesondere verstoße sie gegen § 10 Abs. 1 Satz 2 Nr. 2 VgV, der verlange, dass kein vorfristiger Zugriff auf die empfangenen Daten, insbesondere die Angebote, möglich sein dürfe. Dass ein vorfristiger Zugriff nach dem Vortrag des Antragsgegners tatsächlich nicht stattgefunden habe, ändere daran nichts.

Gegen diesen Beschluss wendete sich der Auftraggeber mit einer sofortigen Beschwerde an das OLG.

III. Das OLG

Die zulässige sofortige Beschwerde ist allerdings nur teilweise begründet.

1. Zur Wertung der Präsentation

Der Vergabesenat macht § 127 Abs. 3 GWB zum Ausgangspunkt seiner Überlegungen. Demnach müssen Zuschlagskriterien mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung stehen. Diese Voraussetzung sei erfüllt, wenn sie sich in irgendeiner Hinsicht und in irgendeinem Lebenszyklus-Stadium auf die gemäß dem Auftrag zu erbringenden Bauleistungen, Lieferleistungen oder Dienstleistungen bezögen.

Darüber hinaus sei die Bewertung der Qualität des eingesetzten Personals im Rahmen der Zuschlagskriterien nur dann zulässig, wenn diese erheblichen Einfluss auf das Niveau der Auftragsausführung haben kann (§ 58 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 VgV). Die Qualität des Personals könnte anhand der nicht abschließend genannten Aspekte seiner Organisation, Qualifikation und Erfahrung bewertet werden.

Nach Ansicht des Vergabesenats verstößt die in der Wertungsmatrix vorgesehene Bewertung (auch) von Aspekten der Qualität des Vortrags im Rahmen der Bieterpräsentation vorliegend nicht gegen diese Vorgaben. Dabei setzt sich der Vergabesenat sehr genau mit den zu bewertenden Inhalten der Präsentation auseinander. Er stellt darauf ab, dass die im Rahmen der Präsentation vorzustellenden Konzepte insbesondere auch den Austausch mit anderen an der Projektrealisierung beteiligten Akteuren (Fachplanern, Bauunternehmern) beinhalten. Diese würden von den Architekten angeleitet und angewiesen. Dies gelte auch mit Blick auf kritische oder unvorhergesehene Situationen und Entwicklungen.

Vor diesem Hintergrund tritt der Senat der Auffassung des Antragsgegners bei, wonach die bewerteten Kriterien zur Qualität der Präsentation und zumal die bewertete fachliche Kompetenz bei der Diskussion und Beantwortung von Fragen den erforderlichen Bezug zur erwarteten Qualität der Leistungserbringung aufweisen.

Es sei ohne Weiteres nachvollziehbar, dass das Gelingen der erforderlichen Führungs- und Leitungstätigkeiten des Architekten auch davon abhänge, wie souverän und durchsetzungsstark er und sein Projektleiter (gegebenenfalls auch gemeinsam) auftreten könnten. Dass die Präsentation von Konzepten gegenüber einem potenziellen Auftraggeber etwas anderes sei als die Durchsetzung eines solchen Konzepts „auf der Baustelle“, stünde dem nicht entgegen. Denn die Fähigkeit zu souveränem und sicherem Auftreten mit Blick auf die Themen des Konzepts sei in dem einen wie in dem anderen Zusammenhang erforderlich.

Aufgrund dieser konkreten Umstände sei deshalb zu erwarten, dass die bewerteten Kriterien im Sinn des § 58 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 VgV einen erheblichen Einfluss auf das Niveau der Auftragsausführung haben können. Dabei komme dem Auftraggeber ein von den Nachprüfungsinstanzen nur eingeschränkt überprüfbarer Beurteilungsspielraum zu, für dessen Überschreiten hier nichts ersichtlich sei.

2. Zur Kommunikation per E-Mail

Erfolg hat der Nachprüfungsantrag schließlich auch insoweit, als die Antragstellerin die vom Antragsgegner vorgegebenen Kommunikationsmittel rügt. Weder der „PPM Raum“ noch die vorgesehene Kommunikation per E-Mail würden der Anforderung des § 10 Abs. 1 Satz 2 Nr. 2 VgV gerecht, wonach kein vorfristiger Zugriff auf die empfangenen Daten möglich sein darf.

Dem Erfolg des Nachprüfungsantrags stehe insoweit nicht entgegen, dass nachweislich tatsächlich kein vorfristiger Zugriff erfolgt sei, so dass der Antragstellerin kein Schaden entstanden sei. Denn die Antragstellerin habe die Unzulässigkeit gerügt und kein finales Angebot abgegeben. Ihre Aussicht auf Erhalt des Auftrags sei damit (auch) durch die vergaberechtswidrige Vorgabe, das Angebot an ein nicht gesichertes E-Mailpostfach zu senden, beeinträchtigt worden.

Noch mehr Vergabewissen von Praktikern für Praktiker erhalten Sie in der cosinex Akademie. Dies sind die anstehenden Seminare von Norbert Dippel:

• 4. Dezember: UVgO und VOB/A weg – was nun?
• 13. – 15. Januar: Neu in der Vergabestelle »
• 3. Februar: Einführung Vergaberecht »

IV. Hinweise für die Praxis

Wenn ein Bewertungskriterium sinnvoll ist, steht das Vergaberecht einer entsprechenden Anwendung nicht entgegen. Dies gilt gleichermaßen für Inhalt und Form, etwa einer Präsentation.

Die vorstehend wiedergegebene Entscheidung des Vergabesenats zeigt einmal mehr, dass der vergaberechtliche Spielraum weit ist und ausreichend Platz für Kreativität lässt. Man muss den Spielraum nur ausfüllen wollen.

Titelbild: Foto von SEO Galaxy auf Unsplash