Unabhängig davon, welchen Weg nordrhein-westfälische Kommunen ab dem 1. Januar 2026 beschreiten: Das cosinex Vergabemanagementsystem bleibt ein verlässliches Einkaufstool, das flexibel haushaltsrechtskonforme Beschaffungen ermöglicht.
Die kommende Rechtslage
Ab dem 1. Januar 2026 entfallen in Nordrhein-Westfalen alle landesrechtlichen Wertgrenzen für kommunale Vergabeverfahren. Kommunen sind nach Inkrafttreten grundsätzlich erst ab Erreichen der europäischen Schwellenwerte verpflichtet, förmlich auszuschreiben. Die Pflicht zur Anwendung von UVgO und VOB/A entfällt.
Der neue § 75a „Allgemeine Vergabegrundsätze“ bindet die Vergabe öffentlicher Aufträge in nordrhein-westfälischen Kommunen (nur noch) an die Grundsätze von Wirtschaftlichkeit, Effizienz, Sparsamkeit, Transparenz und Gleichbehandlung.
Örtlich höhere Anforderungsniveaus dürfen Gemeinden ausschließlich durch den Beschluss einer Satzung erlassen. So sollen die Räte den Erläuterungen des Gesetzgebers zufolge „in die Lage versetzt werden“, sich mit dem eigenen Regelungswerk auseinanderzusetzen, ehe sie darüber entscheiden, ob und inwieweit in einem örtlichen Regelungswerk mehr Vorgaben als erforderlich vorgesehen werden sollen.
Die Mustersatzung
Eine entsprechende Mustersatzung haben die kommunalen Spitzenverbände in Nordrhein-Westfalen inzwischen vorgelegt:
Sie sei den oben verlinkten Erläuterungen zufolge mit Praktikerinnen und Praktikern aus dem Städtetag NRW, dem Landkreistag NRW und dem Städte- und Gemeindebund NRW entwickelt worden und verstehe sich als eine Möglichkeit zur Umsetzung des § 75a GO NRW.
Handlungsoptionen der Kommunen
Für Kommunen bestehen demzufolge ab dem 1. Januar 2026 grundsätzlich drei Möglichkeiten:
- Beschaffung ohne förmliche Ausschreibungsverfahren,
- die Umsetzung der Mustersatzung und
- die Umsetzung abweichender Umsetzungsvarianten der Mustersatzung oder gänzlich anderer Satzungen.
Wahrscheinlich ist, dass zum Jahreswechsel keine nordrhein-westfälische Kommune eine Satzung beschlossen haben wird. Allein die jüngst erfolgten Kommunalwahlen mit gerade erst beginnenden Konstituierungen von Räten und Ausschüssen verkürzen das Zeitfenster erheblich.
Umsetzung im cosinex Vergabemanagementsystem
Nach eingehender Prüfung sind wir sicher, dass jeder der oben beschriebenen Fälle mit dem cosinex VMS haushaltsrechtskonform und flexibel begleitet werden kann.
1. Keine Mustersatzung
Mit dem Wegfall von UVgO und der VOB/A (erster Abschnitt) ab dem 1. Januar werden – wie beschrieben – die Grundsätze von Wirtschaftlichkeit, Effizienz und Sparsamkeit sowie Gleichbehandlung und Transparenz weiterhin zu beachten sein. Das hat auch der Landesgesetzgeber im neuen § 75a Allgemeine Vergabegrundsätze der Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen entsprechend festgehalten.
Die prozedurale Antwort auf dieses Anforderungsbündel war bislang das förmliche Vergabeverfahren, das nicht länger erforderlich sein wird. Vergabestellen, die auch weiterhin Leitplanken und Struktur wünschen, können obige Anforderungen im cosinex Vergabemanagementsystem mittels verschiedener Beschaffungstypen abbilden, die sich an die bekannten Verfahrensarten anlehnen, dort aber mehr Flexibilität aufweisen und keinen Bezug auf Vergabenormen enthalten.
2. Umsetzung der Mustersatzung
Auch Kommunen, die sich für die Mustersatzung der kommunalen Spitzenverbände entschließen, werden deren Anforderungen weit überwiegend problemlos mit cosinex Lösungen umsetzen können. Anpassungen der Konfigurationen werden erforderlich, aber zeitnah möglich sein.
Die in § 3 vorgegebenen Vergabegrundsätze lassen sich ebenso im Vergabemanagementsystem abbilden und dokumentieren wie die vorgesehenen Regelungen zu Geltungsbereich und Auftragswertbestimmung.
Dabei kommt Nutzern in vielen Fällen die Flexibilität des VMS entgegen, wie sie durch die vorgenannten Beschaffungstypen sowie den neutralen cosinex Best-Practice-Formularsatz ermöglicht wird.
Die ebenfalls in § 3 vorgesehene Ex Ante-Bekanntmachung im Fall der Binnenmarktrelevanz von Direktaufträgen kann über den Beschaffungstyp analog der Freihändigen Vergabe (verkürzt) bei Bauaufträgen beziehungsweise Verhandlungsvergabe (verkürzt) bei Liefer- und Dienstleistungsaufträgen erfolgen.
Die freie Auswahl der Verfahrensart, wie sie § 5 Direktauftrag und Arten der Vergabe einräumt, ist ebenso möglich, wie die elektronische Verhandlung über die Angebote mittels der Kommunikationsbereiche in den Vergabeakten. Die Möglichkeit einer revisionssicheren Dokumentation der Ergebnisse von Verhandlungsrunden kann für alle Beschaffungstypen konfiguriert werden.
Fristen gem. § 10 können wie üblich per mandantenspezifischer Konfiguration hinterlegt werden. Vertrags- und Auftragsänderungen sind mittels Nachträgen sowie über Freitexteingabefelder für Informationen an Unternehmen möglich.
Auch die Vorgaben hinsichtlich der Aufhebung werden mit der bestehenden Umsetzung im VMS durch Auswahl von “Die Vergabe wird eingestellt. / Auf die Vergabe wird verzichtet” mit Auswahl eines Grundes (für den Vermerk) sowie einer Freitextangabe aufgefangen.
3. Umsetzung anderer Satzungsvarianten
Es steht Kommunen frei, abweichende Umsetzungsvarianten – in einzelnen Punkten oder auch in der Regelungssystematik insgesamt – sowie zusätzliche Regelungen zu beschließen.
Einschätzungen zur Umsetzung in unseren Lösungen sowie zu etwaigen Anpassungen der Konfiguration geben wir fallspezifisch ab. Kontaktieren Sie dazu gerne unsere Produktberater.
Titelbild: Martin Kraft CC BY-SA 3.0 DE Deed