Bei der medienbruchfreien elektronischen Abbildung sämtlicher Prozesse rund um das öffentliche Auftragswesen stellt unser Modul Bedarfsmanagement einen wesentlichen Baustein dar. Es gewährleistet die reibungslose Zusammenarbeit zwischen Fachabteilung und Vergabestelle.
Keine Vergabe ohne Bedarf
Jedem Vergabeprozess geht ein Bedarf voraus: Im Regelfall wird dazu ein Bedarfsantrag geprüft und freigegeben, ehe er in die Vergabestelle zur Ausschreibung gelangt.
Zwar war es auch schon früher möglich, diesen Teilprozess medienbruchfrei in die elektronische Vergabeakte zu integrieren – etwa über Standard-Schnittstellen zu ERP-Systemen. Das Modul Bedarfsmanagement ermöglicht die tiefe Integration dieses Prozesses im cosinex Beschaffungsmanagementsystem.
Aus VMS wird BMS
Mit der Version 13 des cosinex VMS haben wir im März 2026 dessen Umbenennung in das Beschaffungsmanagementsystem vollzogen. Mit ihr tragen wir den Veränderungen der Beschaffungspraxis der vergangenen Jahre Rechnung und schaffen die Grundlage für cosinex SmartProcure – die Plattform, die mitdenkt.
Tiefe Integration in das cosinex BMS
Das Modul unterstützt den Prozess vom Bedarfsmelder über die Bedarfsprüfung bis hin zum integrierten Anlegen einer E-Vergabeakte im BMS, mit der Option, die relevanten Angaben aus dem Beschaffungsantrag direkt in die E-Vergabeakte zu übernehmen.
Bedarfsmelder, die in der Lösung einen Beschaffungsantrag angelegt haben, können die Liste der zu ihrem Beschaffungsantrag gehörenden Beschaffungsverfahren und deren Status einsehen.
Rechtssichere Dokumentation
Für die rechtssichere Dokumentation wurde ein gesonderter Vermerk entwickelt. Zudem besteht die Möglichkeit, alle Daten aus dem Beschaffungsantrag auch als XML-Datei, etwa für eine Weiterverarbeitung in anderen Drittsystemen, zu exportieren.
Das integrierte Business Intelligence Modul und der Bereich „Berichte“ im System wurden zudem um eine Auswertung über Bedarfsmeldungen erweitert.
Wie das BMS selbst, so wird auch das Modul Bedarfsmanagement an die individuellen Anforderungen der Vergabestelle ausgeprägt – insbesondere, was den Genehmigungsprozess betrifft.
Kostenfreie Webinare
Regelmäßig stellen unsere Produktberater das Modul Bedarfsmanagement im Rahmen von kostenfreien Webinaren vor.
Teilnehmerinnen und Teilnehmer erfahren, wie das Modul ihre Beschaffungsprozesse von Anfang an unterstützen kann, lernen die wichtigsten Funktionen des Moduls kennen und erhalten erste Einblicke, wie sie damit Bedarfe effizient erfassen, prüfen und genehmigen können.
