Der neue KOINNO Vergabereport 2025 gibt Einblicke in die Erfahrungen und Einschätzungen von Start-ups sowie kleinen und mittleren Unternehmen bei öffentlichen Ausschreibungen. Der Bericht basiert auf einer Umfrage unter 62 Unternehmen und beleuchtet zentrale Aspekte des Vergabeprozesses aus Unternehmenssicht.

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Mit dem Vergabereport 2025 legt das Kompetenzzentrum innovative Beschaffung (KOINNO) erneut eine Analyse der Zusammenarbeit von Start-ups und KMU mit dem öffentlichen Sektor vor. Im Fokus stehen die Erfahrungen, Herausforderungen und Erwartungen dieser Unternehmen bei öffentlichen Aufträgen. Grundlage ist eine Umfrage, die sowohl Unternehmen mit als auch ohne bisherige Vergabeerfahrung erfasst hat.

Teilnehmerstruktur und Innovationskraft

An der Umfrage beteiligten sich 62 Unternehmen. 53 Prozent davon beschäftigen zwischen 11 und 50 Mitarbeitende, 34 Prozent haben bis zu zehn Beschäftigte. Der Großteil der Unternehmen ist im Bereich Liefer- und Dienstleistungen tätig (60 Prozent), jeweils knapp 20 Prozent sind im Baugewerbe tätig, oder ordnen sich der Kategorie „Sonstiges“ zu. 16 Prozent der teilnehmenden Unternehmen wurden in den letzten fünf Jahren gegründet und gelten damit als Start-ups im engeren Sinne.

Fast drei Viertel der Befragten stufen ihre Produkte und Leistungen als mindestens „eher innovativ“ ein. Nur 6 Prozent schätzen sich selbst als (eher) nicht innovativ ein.

Erfahrungen mit öffentlichen Ausschreibungen

Von den teilnehmenden Unternehmen haben 55 bereits Erfahrungen mit öffentlichen Ausschreibungen gesammelt. Sieben Unternehmen haben noch nie an einer Ausschreibung teilgenommen. Als häufigste Gründe für die Nichtteilnahme werden genannt:

  • mangelnde Passung zwischen ausgeschriebenen Leistungen und dem eigenen Angebot,
  • hoher bürokratischer Aufwand,
  • die Einschätzung, dass der öffentliche Sektor nicht zwingend ein relevantes Kundensegment ist.
    Einige Unternehmen bemängeln, dass Ausschreibungen oftmals so ausgestaltet sind, dass nur bestimmte Anbieter die Anforderungen erfüllen können.

Grundstimmung und Bedeutung des öffentlichen Sektors

Die Grundstimmung gegenüber der öffentlichen Beschaffung ist gemischt: 26 Prozent der Befragten geben eine (sehr) positive Grundhaltung an, 29 Prozent eine eher negative und 12 Prozent eine gänzlich negative Einschätzung. Für fast 60 Prozent der Unternehmen ist der öffentliche Sektor jedoch ein wichtiges oder potenziell wichtiges Kundensegment. Ein Drittel erwartet, dass die öffentliche Nachfrage nach ihren Leistungen in den nächsten fünf Jahren steigen wird; 14 Prozent rechnen sogar mit einem starken Anstieg.

Kenntnisstand und Bewertung der Vergabeprozesse

Das Wissen über die Prozesse der öffentlichen Beschaffung bewerten die meisten Teilnehmenden mit einer mittleren bis hohen Stufe. Als positive Aspekte werden insbesondere die Transparenz der Prozesse, klare Regeln, Rechtssicherheit und zunehmende Digitalisierung genannt. Zugleich wünschen sich viele Unternehmen eine einheitliche, zentrale Vergabeplattform und eine intensivere Kommunikation mit der öffentlichen Hand, insbesondere vor der Ausschreibung.

Markterkundung und Austausch mit Auftraggebern

Ein zentrales Thema im Bericht ist die Markterkundung durch öffentliche Auftraggeber. 56 Prozent der Befragten geben an, bereits im Vorfeld einer Ausschreibung kontaktiert worden zu sein, um Informationen über Produkte oder Dienstleistungen bereitzustellen. Gleichzeitig besteht bei vielen Unternehmen weiterhin der Wunsch nach mehr Austausch und Transparenz in der Vorbereitung von Vergabeverfahren.

Suche nach passenden Ausschreibungen und Herausforderungen

Viele Unternehmen empfinden die Suche nach passenden Ausschreibungen als zeitaufwendig. Die Passgenauigkeit der gefundenen Ausschreibungen wird unterschiedlich bewertet, knapp die Hälfte findet selten Ausschreibungen, die genau zum eigenen Angebot passen. Bei der Suche sind Filter wie Stichwortsuche und Erfüllungsort für viele Unternehmen besonders hilfreich, während der EU-weit einheitliche CPV-Code nur von einer Minderheit als nützlich angesehen wird.

Der Vergabereport Startups & KMU 2025 von KOINNO kann hier heruntergeladen werden.

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Titelbild: Lukas Blazek – Unsplash