Verträge im Griff – auch ohne zentrale Zuständigkeit

Mit dem Modul Vertragsmanagement können Behörden und öffentliche Auftraggeber Verträge komfortabel verwalten und überwachen; auch ohne zentrale Zuständigkeit für die Vertragsverwaltung.

In vielen Verwaltungen gibt es keine zentrale Zuständigkeit für das Vertragswesen – und meist auch keine IT-gestützte Lösung zur Vertragsverwaltung, die nicht Excel heißt. Verträge werden dezentral geführt, häufig in Papierform, als Dateiablage oder hybrid und teilweise verteilt über verschiedene Fachbereiche. Der Überblick geht dabei leicht verloren.

Mit dem Vertragsmanagement bieten wir öffentlichen Auftraggebern eine Lösung, um Verträge zentral, aber auch dezentral strukturiert zu erfassen, zu verwalten und fristgerecht zu steuern. Besonders komfortabel: Vertragsakten können direkt aus der Vergabeakte heraus erzeugt und anschließend durch den zuständigen Fachbereich weiterbearbeitet werden.

Vom Vergabeverfahren zur Vertragsakte

Ein erfolgreich abgeschlossenes Vergabeverfahren endet nicht selten mit dem nächsten Verwaltungsschritt: dem Vertragsmanagement. Die Lösung erlaubt es, aus einer Vergabeakte nach dem Zuschlag mit wenigen Klicks eine Vertragsakte zu erzeugen. Dabei können relevante Informationen wie Bieterangaben oder Vertragsbedingungen automatisch übernommen werden.

Dank des flexiblen Rollen- und Rechtemodells des cosinex Vergabemanagementsystems können Vertragsakten anschließend zur Bearbeitung an die zuständigen Fachbereiche weitergegeben werden – ohne Medienbrüche und ohne zusätzliche Benutzerverwaltung.

So wird eine durchgängige und nachvollziehbare Prozesskette von der Vergabe bis zur Vertragserfüllung möglich.

Vertragsakten verwalten

Vertragsakten können im Modul entweder aus einer Vergabeakte erzeugt oder unabhängig davon neu angelegt werden – etwa für bestehende Verträge oder bei Vereinbarungen außerhalb eines Vergabeverfahrens. In jeder Akte werden zentrale Informationen dokumentiert, darunter:

• Eckdaten zum Vertragspartner und Vertragsgegenstand
• Vertragslaufzeiten, Kündigungs- und Verlängerungsfristen
• Vertragsdokumente und Anlagen
• Rahmenvertragsverwaltung
• Nachträge und Leistungsstörungen
• Fristen und Zuständigkeiten

Fristen und Zuständigkeiten

Zusätzliche Unterlagen können per Upload oder durch Angabe des analogen Ablageorts ergänzt werden. Eine Änderungsverlaufsfunktion sowie automatische Erinnerungen helfen, die Übersicht zu behalten und rechtzeitig zu handeln.

Rahmenverträge

Für Rahmenverträge bietet die Lösung eine Vielzahl nützlicher Funktionen zur Verwaltung und Überwachung:

• Verwaltung von Mengenrabatten wie Mindermengenzuschlägen
• Dokumentation der Einzelabrufe
• Festlegung von Höchstwerten für abrufbare Kontingente
• Überwachung der Kontingente und Benachrichtigung bei Erreichen vertraglich vereinbarter Höchstmengen

Projekte und Zahlungspläne im Blick

Vertragsakten lassen sich optional übergeordneten Projekten zuordnen. So können auch alle Verträge eines Investitionsvorhabens gemeinsam dargestellt und ausgewertet werden.

Darüber hinaus können Zahlungspläne – z. B. für wiederkehrende Wartungskosten oder stufenweise Abschlagszahlungen – strukturiert verwaltet werden. Sowohl fixe als auch variable Zahlungsposten können erfasst und künftige Verpflichtungen nachvollzogen werden. Die Gesamtausgaben werden übersichtlich ausgewiesen.

Im Unterschied zu klassischen ERP- oder HKR-Systemen, die den Fokus auf die buchhalterische Abwicklung legen, stellt das Vertragsmanagement-Modul die vertraglichen Grundlagen und Fristen in den Mittelpunkt.

Mit Kategorien und dem Team-Board Verträge organisieren

Neben Ordnungshilfen wie Vertragsart, zuständiger Abteilung können frei definierbare Kategorien angelegt werden.

Fachbereiche können so eigene Perspektiven aufbauen – etwa: Wird der Vertrag mit Fördermitteln finanziert? Welche Schule ist bezugsberechtigt? Um welchen Beschaffungsgegenstand handelt es sich.

Flexible Einführung – auch ohne zentrale Vertragsstelle

Das Modul lässt sich sowohl für eine zentrale als auch dezentrale Vertragsverwaltung einsetzen. Rollen und Rechte können individuell auf Organisationsstrukturen angepasst werden.

So wird auch in Verwaltungen ohne zentrale Zuständigkeit ein stufenweiser Einstieg möglich – etwa durch den Einsatz in ausgewählten Behörden oder Vertragsarten.

Kostenfreie Webinare

Regelmäßig stellen unsere Produktberater das Modul Vertragsmanagement im Rahmen von kostenfreien Webinaren vor.