Über 500 Teilnehmerinnen und Teilnehmer diskutierten am 20. und 21. Mai in Bochum die aktuellen sowie anstehenden Umwälzungen in der öffentlichen Beschaffung.
Wohl in keinem Jahr seit Bestehen des Vergabesymposiums gab es so viel Anlass für Information, Austausch und Diskussion wie im Jahr 2025. Schließlich vollziehen der Bund, zahlreiche Bundesländer und auch Europa derzeit tiefgreifende und grundlegende Änderungen an der öffentlichen Beschaffung und am Vergaberecht oder bereiten diese vor.
Umwälzungen im öffentlichen Einkauf: von Düsseldorf über Berlin bis Brüssel
Nordrhein-Westfalen schlägt „ein neues Kapitel“ auf
Schon die Eröffnung durch die Ministerin für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes Nordrhein-Westfalen, Ina Scharrenbach, spiegelte diese Aktualität wider.
Denn mit dem Gesetz zur Änderung kommunalrechtlicher und weiterer Vorschriften im Land Nordrhein-Westfalen, das wenige Tage später in erster Lesung in den Landtag eingebracht wurde, schlage NRW ein „neues Kapitel auf“, so Scharrenbach. Die Aufhebung aller landesrechtlichen Wertgrenzen für kommunale Vergabeverfahren im Unterschwellenbereich, wie sie der Gesetzentwurf vorsieht, werde zu größerer Flexibilität und passgenauerer Beschaffung führen, so Scharrenbach.
Die Ministerin, die eine Verabschiedung des Vorhabens noch vor der Sommerpause in Aussicht stellte, kündigte Schulungsangebote für Vergabeverantwortliche ebenso an, wie ein gemeinsames FAQ mit den kommunalen Spitzenverbänden.
Parallele Reformvorhaben in Berlin und Brüssel?
Die Pläne der Bundesregierung sowie der EU-Kommission schilderte Dr. Gunnar Zillmann vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie. Er bot den Teilnehmerinnen und Teilnehmern profunde Einblicke in den Maschinenraum der Ministerialbürokratie und stellte in Aussicht, dass die Wirtschaftsministerin Reiche zeitnah einen neuen Versuch einer Vergaberechtsreform initiieren könnte. Auf EU-Ebene sei immerhin im zweiten Halbjahr 2026 mit der Vorlage von Richtlinienentwürfen zu rechnen.
Im zeitlich wie inhaltlich anschließenden Vortrag ordnete Prof. Dr. Martin Burgi von der Ludwig-Maximilians-Universität München die vergaberechtlichen Aussagen im neuen Koalitionsvertrag und auf EU-Ebene fachkundig ein.
Er empfahl der Bundesebene, nur diejenigen Regelungselemente vorab zu verabschieden, die strukturell im EU-Recht nicht vorkommen können. So könnten zwei kurz hintereinander erfolgende Reformen vermieden werden, die für die Praxis erhebliche Umstellungsprobleme mit sich bringen würden.
Blick über den Tellerrand nach Brüssel
Einen fachkundigen Blick auf die derzeit laufende Novellierung des Vergaberechts auf EU-Ebene unternahmen Mag. Alexandra Terzaki, Geschäftsführerin TERZAKI Unternehmensberatung, Wien/Berlin und Helga Berger vom Europäischen Rechnungshof im Blick über den Tellerrand, der bereits zum dritten Mal auf dem Vergabesymposium stattfand.
Helga Berger unterfütterte den Befund, wonach der Wettbewerb im EU-Beschaffungswesen in den vergangenen zehn Jahren zurückgegangen und die Vergaberechtsreform von 2014 ohne nachweisbare Wirkung geblieben sei, mit zahlreichen Daten, etwa zur deutlichen Zunahme von Verfahren mit nur einem Bieter oder zur hohen Zahl von Direktvergaben.
Sie gab zudem die Empfehlungen des Rechnungshofs wieder, zu denen eine Klarstellung und Priorisierung der Ziele des EU-Beschaffungswesens ebenso zählt wie die Behebung von Mängeln bei den Daten über die Vergabe öffentlicher Aufträge. Die Kommission habe alle Empfehlungen vollständig akzeptiert, so dass diese in das laufende Novellierungsverfahren einfließen könnten.
Im Spannungsfeld von Direktkäufen und Maverick Buying
Die fortschreitende Erhöhung der Wertgrenzen, wie sie nicht nur Nordrhein-Westfalen, sondern auch weitere Länder und der Bund planen oder bereits umgesetzt haben, war in ihren Konsequenzen ebenfalls Thema diverser Vorträge.
Einkauf am Einkauf vorbei
So vertiefte Prof. Dr. Michael Eßig von der Universität der Bundeswehr das Thema Maverick Buying – den Einkauf am Einkauf vorbei – in einem Vortrag, der die Ergebnisse einer gemeinsam mit cosinex durchgeführten Studie vorstellte – der Ergebnisbericht kann hier heruntergeladen werden.
Risiken, die mit Maverick Buying einhergehen können, stellte Ralf Sand vom Finanzministerium des Landes Nordrhein-Westfalen vor, der gemeinsam mit dem Leiter Produktmanagement und Entwicklung bei cosinex, Carsten Eschenröder, einen Vortrag bestritt. Zu ihnen zählen uneinheitliche Prozesse, höhere Korruptionsgefahr, schwindende Preisvorteile durch kleinere Stückzahlen.
Wie cosinex KI einsetzt
Seit Mitte März steht für Landesbehörden in Nordrhein-Westfalen Mit EDI (Erfassung Direktaufträge) eine Lösung bereit, welche die auswertbare Erfassung von Direktaufträgen unter Angabe der Kerninformationen des Auftrags ermöglicht.
Carsten Eschenröder nutzte die Vorstellung von EDI, um den Teilnehmerinnen und Teilnehmern einen Einblick in die KI-Nutzung zur Ermittlung des CPV-Codes zu verschaffen. Deutlich wurde, dass verlässliche und zugleich erschwingliche Ergebnisse mehr als bloßes Prompt Engineering erfodern. Die hierbei gewonnene Expertise wird künftig unter dem Label cosinex SmartProcure in immer mehr cosinex Lösungen zum Einsatz kommen.
Sponsoren
Ohne unsere Sponsoren und Aussteller wäre das Vergabesymposium so nicht möglich. Daher auch an dieser Stelle ganz herzlichen Dank an Luther Rechtsanwaltsgesellschaft, DTVP Deutsches Vergabeportal GmbH, Aulinger Rechtsanwälte Notare, Bundesanzeiger Verlag GmbH, GATE Eventmanagement & Veranstaltungstechnik GmbH, GovMind, Kompetenzzentrum innovative Beschaffung (KOINNO), top itservices AG, VISION Consulting GmbH und Wertkreis Gütersloh.
Kommunikation: Menschlich wie maschinell
Beschaffung ist Kommunikation. Das gilt umso mehr mit dem wachsenden Koordinierungs- und Organisationsaufwand zwischen Fachbereichen und Vergabestellen, den steigende Wertgrenzen mit sich bringen können. Aus diesem Grund wurde Kommunikation nicht nur technisch, sondern auch menschlich auf die Agenda des Vergabesymposiums 2025 gesetzt.
Klarheit ist erlernbar
Wie klare Kommunikation als Schlüssel zu guter Zusammenarbeit genutzt werden kann, das stellte Matthias Herzberg, Trainer und Coach von der Best Patterns GmbH, ebenso anschaulich wie unterhaltsam vor. Herzberg beleuchtete die Chancen guter Konfliktkompetenz ebenso wie Techniken guter Gesprächsgestaltung und schloss mit einer guten Nachricht: Klarheit, Empathie und der Mut, Dinge auszusprechen sind lernbar, Schritt für Schritt.
eForms sollen automatische Meldung zur Vergabestatistik möglich machen
Rolf Kewitz vom Beschaffungsamt des BMI gab ein Update zur Weiterentwicklung des Veröffentlichungsstandards eForms. So befinde sich das Projekt zur Einführung von eForms in der Unterschwelle derzeit in der Pilotierung, die noch bis zum 30. September andauert. Eine Minimalliste der zu erfassenden Daten orientiere sich an den Anforderungen der §§ 28, 30 UVgO und §§ 12, 20 VOB/A. Je nach fachlichem Kontext umfasse sie eine Bandbreite von 20 bis 35 zu erfassenden Pflichtfeldern.
Zudem werde derzeit angestrebt, die Meldungen zur Vergabestatistik vollautomatisiert auf Grundlage der Vergabebekanntmachungen der eForms-DE-Formulare durchzuführen, da diese bereits alle meldepflichtigen Daten umfassen. Hierzu hätten BeschA und Statistisches Bundesamt ein Fachkonzept erstellt.
Kultur und Networking
Erneut und in bereits bewährter Tradition ließen die über fünfhundert Teilnehmer des Vergabesymposiums den ersten Veranstaltungstag mit einem Rooftop Barbecue auf den Dachterrassen und in der Lounge der Jahrhunderthalle ausklingen.
Vergaberechtliche Deep Dives
Fester und geschätzter Bestandteil des Vergabesymposiums sind vergaberechtliche Fachvorträge von ausgewiesenen Rechtsexperten. Zu ihnen zählt cosinex Syndikus und Fachanwalt für Vergaberecht Norbert Dippel, der die Grenzen von Nachforderungen im Vergabeverfahren in den Blick nahm. Die von ihm vorgestellten Beschlüsse kreisten regelmäßig um die Frage, wann eine Unterlage oder Eigenerklärung gem. § 56 Abs. 2 VgV fehlt, unvollständig ist, oder fehlerhaft ist und also entsprechend nachgereicht, vervollständigt oder korrigiert werden kann.
Wertungsmethoden im Fokus des OLG Düsseldorf
In ihrem Rückblick auf die Rechtsprechung des OLG Düsseldorf fokussierte die Vorsitzende Richterin Christine Maimann in diesem Jahr auf das Thema Wertungsmethoden anhand von drei aktuellen Sachverhalten.
Deutlich wurde, dass die gewählte Wertungsmethode nicht zu einer Abweichung von den zuvor bekannt gemachten Zuschlagskriterien und ihrer Gewichtung führen darf. Besonders bei einem offenen Wertungsschema (Benotungs- oder Punktebewertungssystem) bestehe zudem die Pflicht zur eingehenden Dokumentation.
Raketenwissenschaft Gesamtvergabe
Gesamtvergabe im Kontext des Losgrundsatzes war das Thema von Dr. Nicola Ohrtmann von Aulinger. Oberster Grundsatz sei, so Ohrtmann, die Gesamtvergabe unter jedem denkbaren Aspekt von den wirtschaftlichen über die technischen bis hin zu künftig womöglich zeitlichen Gründen argumentativ dokumentiert absichern. Dabei seien nicht nur die Gründe für die Gesamtvergabe zu eruieren, sondern diese müssten auch im Detail den Gründen für die Fachlosvergabe gegenübergestellt werden, so dass das Erfordernis der Gesamtvergabe das Resultat einer dezidierten Abwägung ist.
Referenzen – ohne geht (fast) nichts
Der Vorsitzende der 1. Vergabekammer des Bundes a.D. Hans-Werner Behrens behandelte die rechtlichen Aspekte von Referenzen im Vergaberecht. Ein zentraler Punkt seines Vortrags war die ordnungsgemäße Aufstellung von Mindestanforderungen an Referenzen sowie die Konsequenzen, die sich aus einer nicht wirksamen Bekanntmachung von Eignungskriterien ergeben können.
Wettbewerblicher Dialog
Dr. Stefan Mager von der Kanzlei Luther hielt ein Plädoyer für den wettbewerblichen Dialog. Ein Vorteil: Unternehmen werden nicht mehr durch nicht verhandelbare Leistungspositionen oder Vertragsklauseln verschreckt, da diese im wettbewerblichen Dialog zur Disposition stehen können.
Das Instrument sei daher die verfahrensbezogene Antwort auf die Veränderungsprozesse um uns herum, so Mager. Den vielfältigen Anwendungsbereich für den wettbewerblichen Dialog zeige insbesondere ein Blick ins europäische Ausland.
Praxistipps für einfache, effiziente, nachhaltige und erfolgreiche Vergaben
Dr. Ute Jasper, Dr. Christopher Marx und Dr. Laurence Westen von Heuking lieferten in ihrem Vortrag wertvolle Praxistipps für einfache, effiziente, nachhaltige und erfolgreiche Vergaben. Der größte Fehler sei, Nachhaltigkeit komplett ausblenden, der zweitgrößte hingegen, endlos zu optimieren. Wie man sich in diesem Spannungsfeld bewegt, erläuterten die drei nicht nur auf der Hauptbühne, sondern auch auf einer anschließenden Masterclass, in der sie für Fragen zur Verfügung standen.
Masterclasses
Denn das Konzept der Masterclasses parallel zum Hauptprogramm wurde mit dem Vergabesymposium 2025 erheblich ausgebaut: Ihre Zahl wurde von bisher vier auf 14 erhöht, ihre thematische Vielfalt wurde ebenfalls ausgeweitet:
Neben den Formaten „Neues aus …“, „FAQ zum Vortrag“ und „Best Practice“ erfuhren besonders die Community Workshops Zuspruch seitens der Teilnehmerinnen und Teilnehmer des Vergabesymposiums. Hier konnten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus ähnlich positionierten Vergabestellen miteinander ins Gespräch kommen.
Zu den Gastgebern der Masterclasses zählten das Bundesministerium des Innern und für Heimat, die Finanzbehörde der Freien und Hansestadt Hamburg und das Land Berlin, die Stadt Bochum, das Amt Nordsee-Treene, die Siemens-Betriebskrankenkasse, das Deutsche Vergabeportal – DTVP sowie die Vergabekanzleien Heuking und Luther.
Save the Date: 19. und 20. Mai 2026
Am Dienstag, 19. und Mittwoch, 20. Mai 2026 lädt cosinex wieder zum großen Familientreffen der Vergabeszene nach Bochum. Über die Agenda und die Anmeldemöglichkeiten informieren wir in gewohnter Weise hier im cosinex Blog sowie in unseren Newslettern. Wir würden uns freuen, auch Sie dort (wieder) zu treffen.