Der cosinex Vergabemarktplatz und insbesondere das Vergabemanagementsystem stellen ein umfassendes Controlling für effiziente Auswertungen und Statistiken rund um Vergabeverfahren zur Verfügung.
Für viele Behörden und Organisationen steht eine strukturierte Auswertungsmöglichkeit über die eigenen Ausschreibungen ganz oben auf der Liste der Anforderungen an die E-Vergabe.
Wer bereits erste Ansätze realisiert hat, für den lautet das Werkzeug meist „Excel“. Neben dem Umstand, dass dies meist eine aufwendige Doppelerfassung darstellt, ist eine revisionssichere Dokumentation über Excel kaum möglich. Weitere Probleme entstehen, wenn eine Auswertung über Daten erfolgen soll, die bislang gar nicht übertragen wurden und somit nacherfasst werden müssen.
Auswertungen im Vergabemarktplatz
Der cosinex Vergabemarktplatz (VMP) bietet als technische Basis für E-Vergabeplattformen ein Modul zur Generierung von Berichten. Nutzer mit der Rolle „Controller“ erhalten Zugriff auf ein Modul „Berichte“, welches die letzten zehn generierten Berichte anzeigt und das Erstellen neuer Berichte ermöglicht.
Das Modul erlaubt die Eingrenzung nach Verfahren, Vergabeordnung, Veröffentlichungstyp sowie Veröffentlichungsweite (EU-weit oder national). Überdies können Berichte nach Benutzergruppen erstellt werden. Diese Benutzergruppen können beispielsweise Fachbereichen, Niederlassungen oder Großprojekten entsprechen. Ihnen können sowohl Nutzer (zum Beispiel aus den Fachbereichen), als auch einzelne Vergabeverfahren zugewiesen werden.
Weitere Filter- und Auswahlkriterien stellen der Zeitraum, über den eine Auswertung erfolgen soll, sowie der Status dar, den ein Vergabeverfahren im genannten Zeitraum hatte.
Mit diesen Kombinationsmöglichkeiten (Benutzergruppe, Status und Zeitraum) lassen sich Auswertungen und differenzierte Berichte über den gesamten Mandanten erstellen. Eine Vergabestelle kann so beispielsweise einen Bericht über alle Ausschreibungen erzeugen, die für einen Fachbereich (z.B. das Schulverwaltungsamt) innerhalb eines Jahres abgeschlossen oder veröffentlicht wurden.
Die Berichte werden nach Auswahl der Auswertungskriterien generiert und als PDF-Datei, Excel-Liste oder im XML-Format bereitgestellt.
Controlling mithilfe des Vergabemanagementsystems
Auch das cosinex Vergabemanagementsystem (VMS) bietet Nutzern mit einer entsprechenden Rolle (Controller) Zugriff auf ein Berichtsmodul.
Die Auswertungsmöglichkeiten im VMS sind aufgrund der Vielzahl der erfassten Informationen im Vergleich zum Vergabemarktplatz deutlich umfangreicher, so dass ausführlichere Berichte angeboten werden. Das gilt für die Angaben zum Verfahren selbst sowie beispielsweise für Angaben über Angebote, Auftragswert und Vergleich zum Schätzwert, die durch die Erfassung der Angebote für die Prüfung und Wertung möglich werden.
Für die Berichtsfunktion im VMS wurde ein „Business Intelligence-Modul“ (BI) integriert. Es erlaubt deutlich erhöhte Flexibilität bei der Definition von Berichten und Ausgabeformaten. So lassen sich unterschiedliche Auswertungen im System hinterlegen, die durch die Nutzer jederzeit nach Zeiträumen gefiltert abgerufen werden können. Als Ausgabeformate stehen Excel, PDF, HTML zur Verfügung.
Das BI-Modul ermöglicht die Darstellung von Echtzeit-Auswertungen der im jeweiligen Mandanten erfassten Ausschreibungen nach Ausschreibungsweite, Vergabeordnung sowie nach Verfahrensarten auf der Startseite des Controlling-Bereichs in Form von Torten- bzw. Balkendiagrammen .
Während im Vergabemarktplatz eine Auswertungsvorlage zur Verfügung steht, bietet das VMS verschiedene Berichte unterschiedlicher Schwerpunkte und Ausführlichkeit an. Je nach Definition der gewünschten Auswertung kann auch hier ein Zeitraum eingegeben und es kann ausgewählt werden, ob beispielsweise „alle Vergabeakten“, nur laufende Verfahren oder nur abgeschlossene Verfahren einbezogen werden und ob nur solche Verfahren umfasst sein sollen, die im Zeitraum den Status „angelegt“, „abgeschlossen“ oder „aufgehoben“ hatten.
Der Umfang der Auswertungen hängt von den Anforderungen der Vergabestelle ab. Die im System hinterlegten Standardberichte dürften aber bereits – mit der Möglichkeit zur weiteren individuellen Bearbeitung – die Wünsche der meisten Vergabestellen umfassend abdecken: Bis zu 50 Angaben je Verfahren geben strukturiert unter anderem darüber Auskunft, welche Verfahrensart vom System vorgeschlagen und tatsächlich ausgewählt, welche Begründung für die Abweichung angegeben, in wie viele Lose aufgeteilt bzw. von welchem Schätzwert ausgegangen wurde, wie viele Bewerber sich beteiligt haben oder zur Angebotsabgabe aufgefordert wurden, wie hoch das tatsächliche Auftragsvolumen war und vieles mehr.
Die enthaltenen Angaben wurden in den letzten Jahren durch Anregungen aus der Praxis laufend erweitert. So sind auf den ersten Blick auch vermeintlich ungewöhnliche Angaben wie die Postleitzahl des Bieters, der den Zuschlag erhalten hat, in der Auswertung enthalten.
Wenngleich vergaberechtlich unerheblich, steht damit eine Antwort auf die wohl nicht seltene Anfrage aus Stadtrat oder Kreistag, wie viele Aufträge und mit welchem Auftragsvolumen (absolut und in Prozent) an regionale Unternehmen vergeben wurde, mit wenigen Klicks zur Verfügung.