Welches Beschaffungsinstrument ist für Vergabeverfahren das geeignetste? Wir geben zum Abschluss unserer Beitragsreihe eine Entscheidungshilfe.
In den drei vorangegangenen Beiträgen dieser Reihe haben wir die Rahmenvereinbarung mit einem oder mehreren Bietern, dynamische Beschaffungssysteme und Open-House-Beschaffungen behandelt.
Zum Abschluss nehmen wir eine Gegenüberstellung dieser Beschaffungsinstrumente vor, sodass jede Vergabestelle für sich entscheiden kann, welches Instrument für das anstehende Vergabeverfahren gegebenenfalls das passende ist.
I. Flexibilität bei der Einbindung neuer Unternehmen
Die Frage, ob ein Beschaffungsinstrument offen für die Einbindung neuer Unternehmen während der Vertragslaufzeit ist, kann erheblichen Einfluss auf die Auswahl des „richtigen“ Beschaffungsinstruments haben. Insbesondere bei länger laufenden Vorhaben, innovativen Beschaffungsvorhaben oder in sehr wettbewerbsintensiven Bereichen kann es sinnvoll sein, den Wettbewerb für interessierte Unternehmen über längere Zeit offen zu halten.
Dies ist bei einer Rahmenvereinbarung nicht möglich, weil nach Ende der Teilnahmefrist keine neuen Bewerber zur Eignungsprüfung zugelassen werden können. Für die Dauer der Rahmenvereinbarung steht damit der Kreis des beauftragten Bieters (bei Rahmenvereinbarungen mit einem Bieter) bzw. der im Rahmen der Mini-Wettbewerbe aufzufordernden Bieter (bei Rahmenvereinbarungen mit mehreren Bietern) fest.
Bei dem dynamischen Beschaffungssystem ist dies grundsätzlich anders, weil interessierte Unternehmen während der gesamten Laufzeit einen Teilnahmeantrag stellen können. Das System ist somit offen ausgestaltet und ermöglicht während der gesamten Laufzeit die Einbindung neuer Unternehmen.
Das Open-House-Modell ist grundsätzlich offen ausgestaltet und ermöglicht dementsprechend den Zugang während der Laufzeit.
II. Leistungssicherheit
In bestimmten Konstellationen kann es für den Auftraggeber wichtig sein, von Beginn an für die gesamte Laufzeit einen oder mehrere feste Vertragspartner zu haben. Nach erteiltem Auftrag stellt sich die Leistungsbeziehung als reine Abrufmöglichkeit dar, ohne dass es erneute Wettbewerbe gibt. Damit besteht auch keine Gefahr, dass sich auf einen Mini-Wettbewerb gegebenenfalls kein Unternehmen bewirbt oder lediglich nicht zuschlagbare Angebote abgegeben werden.
Bei einer Rahmenvereinbarung mit nur einem Bieter muss vor der eigentlichen Beauftragung noch ein gesonderter Mini-Wettbewerb durchgeführt werden. So wird das Risiko ausgeschlossen, dass für den Einzelauftrag kein bezuschlagungsfähiges Angebot vorliegt, da der Zuschlag die Bieter im Falle eines Leistungsabrufs zur Erbringung der Leistung verpflichtet.
Bei einer Rahmenvereinbarung mit mehreren Bietern ist nicht gewährleistet, dass jeder Mini-Wettbewerb auch tatsächlich mit einem Zuschlag endet. Die Gründe hierfür können vielfältig sein: Beispielsweise kann sich die Marktsituation so verändert haben, dass die Partner der Rahmenvereinbarung kein Interesse mehr an den Aufträgen haben. Auch kann es durchaus vorkommen, dass die eingegangenen Angebote aufgrund von Formfehlern nicht bezuschlagbar sind.
Ähnlich verhält es sich bei dem Dynamischen Beschaffungssystem. Auch hier werden vor einer konkreten Beauftragung die Mini-Wettbewerbe durchgeführt, so dass der jeweilige Leistungserbringer naturgemäß nicht von vornherein feststeht.
Bei dem sogenannten Open-House-Modell richtet sich die Anfrage definitionsgemäß an einen vorher nicht bestimmbaren Kreis von potenziellen Leistungserbringern.
Der Autor
Norbert Dippel ist Syndikus der cosinex sowie Rechtsanwalt für Vergaberecht und öffentliches Wirtschaftsrecht. Der Autor und Mitherausgeber diverser vergaberechtlicher Kommentare und Publikationen war viele Jahre als Leiter Recht und Vergabe sowie Prokurist eines Bundesunternehmens tätig.
III. Feste Preisbindung
Bei der Rahmenvereinbarung mit nur einem Bieter steht der Preis für den jeweiligen Leistungsabruf mit Zuschlag fest. Gegebenenfalls kommen Preisgleitklauseln oder andere Preisbildungsmechanismen wie Preiseskalationen bei Mehr- oder Mindermengen zur Anwendung. In diesen Fällen steht zumindest der Preisbildungsmechanismus fest.
Demgegenüber ist der Preis für die jeweilige Einzelleistung bei der Rahmenvereinbarung mit mehreren Bietern sowie bei dem Dynamischen Beschaffungssystem das Ergebnis des Mini-Wettbewerbs und steht somit nicht für die gesamte Laufzeit fest.
Bei dem Open-House-Modell wird der Preis regelmäßig vorgegeben, so dass er für den konkreten Leistungsabruf ebenfalls feststeht.
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IV. Wettbewerbsintensität
Das Dynamische Beschaffungssystem dürfte den intensivsten Wettbewerb ermöglichen. Denn da es über die gesamte Dauer offen ist, können geeignete Unternehmen jederzeit einen Teilnahmeantrag stellen. Durch die vorgegebene Bearbeitungsfrist von zehn Arbeitstagen für den jeweiligen Teilnahmeantrag ist gewährleistet, dass der Auftraggeber zügig über den Teilnahmeantrag entscheidet. Die durchzuführenden Mini-Wettbewerbe garantieren dabei eine zeitliche Nähe zwischen Entstehung des Bedarfs und Auswahl des Bedarfsdeckers. Die Einzelbeauftragung ist daher das Ergebnis des aktuellen Marktgeschehens und der jeweiligen Wettbewerbssituation.
Dies gilt uneingeschränkt auch für die Rahmenvereinbarung mit mehreren Bietern. Allerdings ist zu berücksichtigen, dass für die Dauer der Laufzeit der Rahmenvereinbarung nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs keine neuen Bieter mehr hinzutreten können. Insoweit ist der Wettbewerb eingeschränkt.
Bei der Rahmenvereinbarung mit nur einem Bieter ist der gesamte Leistungsumfang für die Dauer der Rahmenvereinbarung dem Markt entzogen. Insoweit ist dieses Beschaffungsinstrument weniger wettbewerbsintensiv als die Rahmenvereinbarung mit mehreren Bietern oder ein Dynamisches Beschaffungssystem.
Das Open-House-Modell findet – wie beschrieben – ohnehin nur in sehr besonderen Situationen Anwendung. Insoweit ist es hinsichtlich der Wettbewerbsintensität mit den vorstehenden Beschaffungsinstrumenten nicht vergleichbar.
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V. Hinweise für die Praxis
In dem noch jungen Beschaffungsjahr sind öffentliche Auftraggeber gut beraten, den Blumenstrauß an vergaberechtlichen Möglichkeiten genauer zu betrachten und gegebenenfalls mal einen Versuchsballon mit einem noch nicht genutzten Beschaffungsinstrument steigen zu lassen.
Insbesondere das Dynamische Beschaffungssystem fristet in Deutschland nach wie vor ein Nischendasein und wird nur von wenigen Auftraggebern genutzt. Dabei bietet es durchaus Vorteile, um wiederkehrende Bedarfe unter Beibehaltung des Wettbewerbs zu stillen.
Titelbild: SnapwireSnaps – Pixabay