Am 17. März trat für Landesbehörden in Nordrhein-Westfalen die Verpflichtung zur Erfassung von Direktaufträgen in Kraft. Dabei setzt das Land auf eine neue KI-basierte Lösung von cosinex.
In einem Erlass vom 3. Januar 2025 hat das Ministerium der Finanzen Nordrhein-Westfalen über die elektronische Erfassung von Direktaufträgen für Landesbehörden informiert.
Auch bei Direktaufträgen bleibe demnach der Grundsatz bestehen, dass stets ein Wettbewerb durchzuführen ist und ein Wechsel unter den Wirtschaftseilnehmern stattzufinden hat. Verwiesen wird überdies auf die Verwaltungsvorschriften von Dezember 2023, in denen das Ministerium neben einer Mindestdokumentationspflicht auch die elektronische Erfassung von Direktaufträgen vorgeschrieben hat.
Die Erfassung soll es ermöglichen, die Effekte der Wertgrenzenerhöhungen zu evaluieren, den zentralen Landeseinkauf NRW weiterzuentwickeln, einen strategischen Einkauf in der Landesverwaltung zu entwickeln und einen Rechtsrahmen für den Einkauf auf Online-Marktplätzen zu schaffen.
Neues Modul „Erfassung Direktauftrag“ (EDI)
Zur Erfassung der Daten aus den Direktaufträgen wird in vergabe.NRW das Modul „Erfassung Direktauftrag“ (kurz: „EDI“) eingeführt. In ihm sind die Daten von Direktaufträgen ab einem Auftragswert von 1.000 € für Liefer- und Dienstleistungen und von 3.000 € für Bauleistungen, jeweils inklusive Umsatzsteuer, zu erfassen. Es steht den Behörden frei, auch Daten unterhalb dieser Wertgrenzen zur Verfügung zu stellen.
Die von cosinex für d-NRW und das Land entwickelte, webbasierte und barrierefreie Anwendung ermöglicht die auswertbare Erfassung von Direktaufträgen unter Angabe der Kerninformationen des Auftrags. Neben der KI-basierten und dadurch besonders anwenderfreundlichen Erfassung des CPV-Codes betrifft dies mit einer Kurzbezeichnung und der Auftragssumme lediglich Angaben, die sich ohne zusätzlichen Aufwand aus der jeweiligen Rechnung oder dem vorherigen Auftrag bzw. der Bestellung entnehmen lassen.
Zur eindeutigen Identifikation des Auftragnehmers und zur Vermeidung von Erfassungsfehlern erfolgt dessen Zuordnung anhand der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, liegt diese nicht vor, anhand weiterer Angaben zum Vertragspartner.
Während für zentrale Vergabestellen die Erfassung von Direktaufträgen im Regelfall unverändert durch das Vergabemanagementsystem erfolgen kann, steht das neue Modul EDI für die Erfassung der dezentralen Beschaffung durch Direktaufträge durch Fachbereiche & Co. zur Verfügung.
Zur Rolle von Online-Marktplätzen
Bei den bislang erteilten Direktaufträgen spielten die Beauftragung und der Abruf aus Online-Marktplätzen eine nicht untergeordnete Rolle, handle es sich doch um eine sehr einfache Abwicklung eines Direktauftrages.
Die Grundsätze des Wettbewerbs, des Bewerberwechsels, etwaige einzuhaltende Ziele im Kontext der Nachhaltigkeit und andere Anforderungen können einer Nutzung von Online-Marktplätzen entgegenstehen. Daher bedürfe es eines vorgegebenen Rechtsrahmens, um im Einklang mit den haushaltsrechtlichen und strategischen Anforderungen eine ordnungsgemäße Beschaffung über Online-Marktplätze sicherzustellen.
Auch dies spreche für die auswertbare, komfortable Erfassung von Direktaufträgen, wie sie mit EDI ermöglicht wird.
Weiterentwicklung der Anwendung EDI
EDI soll im laufenden Jahr um Auswertungen und Funktionen zur Erfüllung der haushaltsrechtlichen Mindestdokumentationspflichten erweitert werden.
