Mit dem Modul Vertragsmanagement können öffentliche Auftraggeber Verträge im cosinex Vergabemanagementsystem komfortabel verwalten und überwachen.
Ergänzend zum Modul Bedarfsmanagement, mit dem der vorgelagerte Prozess der Bedarfsmeldung strukturiert unterstützt wird, bietet das Modul Vertragsmanagement umfassende Möglichkeiten für ein integriertes Vertragsmanagement.
Verwaltung der Verträge
Zur Verwaltung der Verträge gehören die Eckdaten des Vertrags aus dem Vertragsabschluss, das Vertragsdokument selbst, ergänzende Anlagen sowie gegebenenfalls die späteren Vertragsänderungen, ebenso wie die Kündigung, Verlängerungen oder Abstimmungen zu etwaigen Leistungsstörungen. Eine Erinnerungsfunktion hilft, alle wichtigen Termine und Fristen im Auge zu behalten.
Vertragsakten können im Vertragsmanagement komfortabel angelegt werden, unabhängig davon, ob ihnen ein Vergabeverfahren zugrunde liegt. Ist dies der Fall, so werden alle wesentlichen Angaben aus dem vorherigen Vergabeverfahren automatisch übernommen. In dieser Weise angelegte Vertragsakten werden automatisch mit den vorgelagerten Vergabeakten verknüpft. Ergänzend können Vertragsakten auch manuell erfasst oder bestehende Vertragsakten hinzugefügt werden.
Nach einer Aktivierung des Moduls wird dieses den Nutzern mit entsprechender Berechtigung im Vergabemanagementsystem integriert angezeigt.
Verwaltung der Vertragslaufzeiten
Neben den klassischen Vertragslaufzeiten ermöglicht das Modul auch die komfortable Verwaltung von Verlängerungs- sowie Kündigungsoptionen.
Zahlungspläne
Während in ERP- bzw. Haushaltskassen- und Rechnungssystemen (meist fällige) Zahlungen erfasst und verwaltet werden, bietet das Modul Vertragsmanagement auch die Möglichkeit, zukünftige Zahlungen im System zu hinterlegen. Von einfachen, einmaligen Zahlungen, laufenden Zahlungen (z.B. für Pflege und Wartung) bis hin zu komplexen Zahlungsplänen können die Daten je Vertrag hinterlegt und verwaltet werden.
Dokumentation von Vertragsänderungen
Mit dem Modul Vertragsmanagement ist neben einer initialen Erfassung auch die Dokumentation etwaiger Änderungen im Lebenszyklus eines Vertrags möglich. Verlängerungsmöglichkeiten können in dem Modul erfasst sowie das Laufzeitende oder Kündigungen dokumentiert werden.
Summe aller Zahlungspläne
Für jeden Vertrag bzw. jede Vertragsakte können unterschiedlichen Zahlungen als fixe oder variable Kosten sowie Zahlungsreihen mit verschiedensten Zahlungsperioden (z. B. bei jährlichen Wartungskosten) angelegt werden. Aus den so angelegten Zahlungen ergibt sich der Zahlungsplan, der im System verwaltet werden kann.
Unterhalb der Zahlungspläne einer Vertragsakte werden die Gesamtausgaben als Summe dargestellt. Hierbei werden nur die Zahlungspläne aufgeführt, in denen die Gesamtbruttosumme ermittelbar ist, also vollständig ausgefüllte Zahlungspläne. Sollten unvollständige Einträge enthalten sein, werden diese nicht mitgezählt und ein entsprechender Hinweis erscheint neben der Summe der Ausgaben.
Übergeordnete Projekte im Vertragsmanagement
Seit der VMS-Version 9.8 gibt es im Vertragsmanagement die Möglichkeit, Vertragsakten übergeordneten Projekten zuzuordnen und diese so zu gruppieren.
Diese Verwaltung von Vertragsprojekten ist über einen eigenen Menüpunkt im Vertragsmanagement möglich. Die hier angelegten Projekte stehen in jeder Vertragsakte im Bereich „Basisdaten“ zur Auswahl, um den Vertrag einem Projekt zuzuordnen. Bei den Details zu einem angelegten Projekt sind alle zugeordneten Vertragsakten in einer Übersicht zusammengefasst und können von hier aus auch jeweils direkt geöffnet werden.
Auch mit der Version 10.2 des VMS aus Januar 2023 haben wir Erweiterungen im Modul Vertragsmanagement bereitgestellt. Sie betreffen die Dokumentation zur Überwachung von Abrufen aus Rahmenverträgen sowie die Möglichkeiten zur Übernahme weiterer Daten aus der Vergabe- in eine Vertragsakte. Eine ausführliche Vorstellung der Neuerungen finden Sie in unserem Beitrag zum VMS-Versionsupdate.
Drei Aktentypen mit optischer Abgrenzung
Sind die drei Module Vergabemanagement, Bedarfsmanagement sowie Vertragsmanagement für den jeweiligen Mandanten aktiviert, lassen sich alle drei Aktentypen auch parallel öffnen.
Um diese Akten- bzw. Vorgangstypen besser voneinander unterscheiden zu können, wurde der Kopf der Akten um die von der Startseite bekannten Symbole und Typbezeichnungen der Akten ergänzt. Die Funktion zum Schließen wurde ebenfalls in die neue Kopfzeile integriert.
Integration in das cosinex Vergabemanagementsystem
Durch die vollständige Integrationsmöglichkeit des neuen Moduls in das Vergabemanagementsystem wird auf dessen einheitliche Nutzerverwaltung zugegriffen. Eine gesonderte Verwaltung von Nutzern entfällt also.
Zudem wird – neben der Integration beim Anlegen einer Vertragsakte aus einer Vergabeakte – auf zahlreiche bestehende Komponenten der technischen Basis (wie etwa das flexible und konfigurierbare Rollen- und Rechtemodell) zurückgegriffen.
Hierdurch können Verträge sowohl durch zentrale Vergabestellen, aber auch andere (Fach-)Bereiche zentral wie dezentral verwaltet werden.
Seit 2021 kann das Modul Vertragsmanagement in der Edition Expert+ auch im Rahmen unserer Cloud-Editionen genutzt werden.
Kostenfreie Webinare
Regelmäßig stellen unsere Produktberater das Modul Vertragsmanagement im Rahmen von kostenfreien Webinaren vor.
Teilnehmerinnen und Teilnehmer erfahren, wie das Modul Vertragsmanagement dabei hilft, Verträge effizient zu verwalten und den Überblick über Laufzeiten, Fristen und vertragliche Verpflichtungen zu behalten. Wir stellen Ihnen die wichtigsten Funktionen des Moduls vor und verdeutlichen, wie es Ihre Prozesse der Vertragsabwicklung, -prüfung und -dokumentation erleichtert.