Peppol hat das Potenzial, das umfassende Netzwerk für die elektronische Beschaffung zu werden. Wir stellen den Standard vor und erklären, wie er ermöglicht, mit einer europaweit heterogenen Landschaft an Vergabeplattformen umzugehen.
Das ist Peppol
Peppol ist ein organisatorisches, rechtliches und technisches Rahmenwerk für den sicheren Austausch strukturierter, elektronischer Nachrichten bei Geschäftsprozessen im Beschaffungswesen.
Es ist aus einem EU-Projekt entstanden, das von 2008 bis 2012 durchgeführt wurde. Die Ergebnisse des Projekts werden seit 2012 von der Non-Profit-Organisation (siehe unten) OpenPeppol weiterentwickelt und dauerhaft betrieben.
Vorteile von Peppol
Peppol ermöglicht die effiziente und sichere Übermittlung verschiedener Dokumenttypen, darunter elektronische Rechnungen, Bestellungen und Kataloge.
Der wesentliche Vorteil von Peppol liegt in der Vereinheitlichung und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Unternehmen und Behörden sparen Zeit und Geld, da manuelle Prozesse entfallen und die Fehleranfälligkeit reduziert wird. Peppol fördert den grenzüberschreitenden Handel und stärkt die Wettbewerbsfähigkeit europäischer Unternehmen.
Über die Peppol-Infrastruktur kann beispielsweise ein Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen an eine Behörde in Frankreich senden, ohne sich um unterschiedliche nationale Formate oder Übertragungswege kümmern zu müssen. Ebenso kann ein Krankenhaus in Schweden über Peppol Bestellungen für medizinische Geräte bei einem Lieferanten in Italien aufgeben, und der gesamte Prozess von der Bestellung bis zur Rechnungsstellung wird automatisiert abgewickelt.
In Deutschland wird Peppol bislang insbesondere für die Übermittlung elektronischer Rechnungen an die öffentliche Verwaltung genutzt. Der Bund und die Länder haben sich verpflichtet, Peppol als Übertragungsweg anzubieten. Das bedeutet, dass Unternehmen, die Rechnungen an Behörden stellen, diese über das Peppol-Netzwerk versenden können.
Wie und durch wen wird Peppol weiterentwickelt?
Die Weiterentwicklung von Peppol erfolgt auf verschiedenen Ebenen und wird von unterschiedlichen Akteuren vorangetrieben.
OpenPeppol spielt als internationale Organisation eine zentrale Rolle bei der Weiterentwicklung von Peppol. Die Organisation kümmert sich um die Pflege der Peppol-Standards, die Überwachung des Zugangs zum Peppol-Netzwerk und die Weiterentwicklung der zugrundeliegenden Infrastruktur.
Bei OpenPeppol handelt es sich um eine Non-Profit-Organisation, die sich aus Mitgliedern aus dem öffentlichen und privaten Sektor zusammensetzt. Entscheidungen werden auf Basis demokratischer Strukturen getroffen und die Weiterentwicklung der Ansätze erfolgt in domänenspezifischen Arbeitsgruppen, die allen Mitgliedern offenstehen.
In Deutschland übernimmt die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag des IT-Planungsrats die Rolle der Peppol Authority. Die KoSIT ist die erste Anlaufstelle für Institutionen, die als Betreiber von Access Points und/oder Service Metadata Publishern (SMP) tätig sind oder tätig werden wollen. Sie vertritt Deutschland in der Peppol-Community und ist für die Akkreditierung von neuen Service-Providern zuständig
Inhaltlich zeigt sich die Weiterentwicklung von Peppol in verschiedenen Bereichen:
Die technischen Spezifikationen von Peppol werden kontinuierlich weiterentwickelt, um den Anforderungen des sich wandelnden Marktes gerecht zu werden. So wird etwa die AS4-Profilierung des Protokolls für den Datenaustausch vorangetrieben.
Peppol wird nicht nur für die Übermittlung von elektronischen Rechnungen genutzt, sondern auch für andere Dokumenttypen im Beschaffungskontext. Die Peppol Business Interoperability Specifications (BIS) definieren die Standards für den Austausch verschiedener Dokumenttypen, wie Bestellungen, Kataloge und Lieferavis. Zudem sollen auch weitere Prozesse der Beschaffung über Peppol abgewickelt werden können.
Auch das Peppol -Netzwerk selbst wird kontinuierlich ausgeweitet. Immer mehr Länder schließen sich dem Netzwerk an und immer mehr Unternehmen und Behörden nutzen Peppol für den Datenaustausch. International ist das Interesse an Peppol enorm, und Konzerne wie T-Systems, SAP, BMW, Thomson-Reuters und IBM arbeiten intensiv im Netzwerk mit.
Peppol als Erfolgsmodell
Peppol verzeichnet sowohl in Deutschland als auch international eine positive Entwicklung und positioniert sich als etablierte Infrastruktur für den elektronischen Datenaustausch im Beschaffungswesen.
Die Anzahl der Access Points und SMPs ist in den letzten Jahren stetig gestiegen. Dieses Wachstum zeigt das große Interesse, Peppol für die Übertragung von elektronischen Rechnungen und perspektivisch von weiteren Dokumenttypen insbesondere im Beschaffungskontext einzusetzen.
Von April 2020 bis April 2022 wurden in Deutschland ca. 9.700 Peppol-IDs eingetragen, die der öffentlichen Verwaltung zuzuordnen sind. Fast 80 % aller Kommunen in Deutschland sowie sämtliche Behörden des Bundes sind über das Peppol-Netzwerk erreichbar.
Die Anzahl der über Peppol an die öffentliche Verwaltung in Deutschland gesendeten Rechnungsdokumente hat sich im gleichen Zeitraum deutlich erhöht. Im Januar 2022 gingen beispielsweise über 130.000 Rechnungen bei den bundesunmittelbaren und -mittelbaren Behörden über Peppol ein. Allein der Bund hat im Jahr 2021 über eine Million Rechnungen über Peppol erhalten.
Die Vision: ein umfassendes Ökosystem für die elektronische Beschaffung
Es wäre verfehlt, Peppol ausschließlich für den Versand von E-Rechnungen vorzusehen. Der Standard hat zwar im E-Rechnungsversand bisher seine größten Erfolge gefeiert, doch sein Potenzial geht weit darüber hinaus. Die zugrundeliegende Infrastruktur und die Standards von Peppol lassen sich für verschiedene Arten von Dokumenten und Geschäftsprozessen im Beschaffungswesen nutzen. Das Ziel ist die Weiterentwicklung von Peppol in Richtung eines umfassenden Ökosystems für die elektronische Beschaffung.
So ließe sich mit Peppol ein europaweit einheitlicher Zugang zu öffentlichen Aufträgen für Unternehmen schaffen, der die erfolgreich etablierten Digitalisierungslösungen der Länder und Kommunen im Bereich des öffentlichen Vergabe- und Beschaffungswesens sinnvoll vernetzt. So wie man beispielsweise dank des SMTP-Protokolls über ein E-Mail-Konto alle anderen E-Mail-Konten erreichen kann, so könnten über Peppol Angebote bei beliebigen oder sogar allen angeschlossenen Vergabeplattformen eingereicht werden, so wie dies heute bei der E-Rechnung europaweit bereits der Fall ist.
Als Lösungsanbieter sind wir gut darauf vorbereitet: Schon seit Anfang 2023 ist cosinex Mitglied bei OpenPeppol und akkreditierter Peppol Service Provider. Mehr dazu hier im cosinex Blog.
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Titelbild: Clint Adair – Unsplash