
Mit der neuen Version 9.6 des cosinex Vergabemarktplatzes profitieren unsere Nutzer von neuen Funktionalitäten im Kontext der Ex-ante-Transparenzbekanntmachung, bei der Erfassung der nationalen Identifikationsnummern sowie bei der Dokumentation der Angebotsöffnung.
Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Vergabestellen können mit der neuen VMP Version 9.6 Bekanntmachungen zum Zweck der freiwilligen Ex-ante-Transparenz anlegen und an den Datenservice Öffentlicher Einkauf weiterleiten.
Mehrere Möglichkeiten zur Anlage
Eine Freiwillige Ex-ante-Transparenz Bekanntmachung kann sowohl direkt über den Projektanlage-Assistenten als auch als nachgelagerter Projektraum angelegt werden.

Ein so angelegter Projektraum ähnelt im Aufbau dem einer Vergabebekanntmachung. Die Erfassungsmasken bilden die entsprechenden eForms-DE Vorgaben des Datenservice Öffentlicher Einkauf ab.
Automatische Datenübernahme
Wird sie als nachgelagerter Projektraum angelegt, so erfolgt eine automatische Datenübernahme aus dem vorgelagerten Verhandlungsverfahren beziehungsweise der Verhandlungsrunde, vorausgesetzt, die eForms-Datenfelder in den Verfahrensangaben existieren.
Wie im Fall einer Vergabebekanntmachung stehen im Projektraum die bekannten Standardfunktionen wie die PDF-Vorschau, die Überprüfung der Freigabe sowie die Erstellung einer Berichtigung und weitere zur Verfügung.
Die Erstellung der Bekanntmachung über Auftragsänderungen steht ausschließlich für Vergabebekanntmachungen, also nicht für Bekanntmachungen vom Typ einer Freiwilligen Ex-ante-Transparenz Bekanntmachung zur Verfügung.
Eine zentrale Rolle in der freiwilligen Ex-ante-Transparenz Bekanntmachung spielt die „Begründung der Direktvergabe“ im Abschnitt Verfahren. Sie ist bei der gewählten Verfahrensart „Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb“ pflichtig zu erfassen. Mit der VMP Version 9.6 können nun mehrere Begründungen aus einer Liste gewählt und zusätzlich jeweils mit einem Freitext versehen werden.

Modul „Abschluss“
Da es sich bei der Freiwilligen Ex-ante-Transparenzbekanntmachung lediglich um die Vorankündigung einer Direktvergabe handelt, und nicht um die konkrete Vergabebekanntmachung, kann nach der Veröffentlichung der FEAT eine Vergabebekanntmachung als nachgelagerter Projektraum angelegt werden. Dies geschieht wie gewohnt über das Modul „Abschluss“, in dem unter „Nachgelagerten Projektraum anlegen“ der Projektanlage-Assistent geöffnet und die Vergabebekanntmachung angelegt wird.

Anders als im Fall der sonstigen Abschlussmodule ist hierbei kein manueller Abschluss notwendig. Die Vergabebekanntmachung kann also zu jeder Zeit als nachgelagerter Projektraum angelegt werden.
Aktualisierung des Projektraumes auf eine neue eForms-DE-Version
Im Kontext der Weiterentwicklung des Standards eForms-DE stellen wir mit der VMP Version 9.6 ein neues Feature zur Verfügung, um bestehende Projekträume auf neue eForms-Versionen anheben können. Durch die Funktion „Projektraum aktualisieren“ werden Projekträume automatisch immer auf die höchste verfügbare Version gehoben.
Sie greift bei EU-weiten Ausschreibungen, die nach dem 25. Oktober 2023 angelegt wurden und auf dem eForms-DE-Datenformat basieren. Sind diese und weitere Voraussetzungen für eine Projektraum-Aktualisierung auf eine neue eForms-DE Version erfüllt, werden die Nutzer an verschiedenen Stellen im Projektraum darauf hingewiesen.

Automatische Datenübernahme
Durch die Aktualisierung wird der Projektraum auf eine neue eForms-DE Version gehoben und die Verfahrensangaben werden an die Vorgaben dieser Version angepasst.
Generell erfolgt eine automatische Datenübernahme, sofern die Datenfelder auch in der neuen eForms-DE Version zur Verfügung stehen. Es ist möglich, dass erfasste Informationen durch Änderungen in Geschäftsregeln, Feldern, Kardinalitäten oder Auswahlmöglichkeiten nicht auf die neuen Vorgaben übertragen werden können.
Darüber hinaus kann der Fall eintreten, dass durch eine neue eForms-DE Version neue Felder hinzukommen, die ggf. pflichtig zu erfassen sind.
Sofern die Aktualisierung Anpassungen der Verfahrensangaben erforderlich macht, wird dies dem Nutzer spätestens mit der Funktion „Freigabe prüfen“ im Modul Veröffentlichung angezeigt.
Verbesserte Erfassung der Nationalen Identifikationsnummer
Innerhalb der Adressen haben wir im Bereich der Erfassung der nationalen Identifikationsnummer Verbesserungen vorgenommen. Sie dienen unter anderem der Vermeidung von Fehlermeldungen im Zusammenhang mit der Eindeutigkeit der nationalen Identifikationsnummer und ermöglichen die beliebige Erfassung von Adressen, da der VMP die richtige Verarbeitung und technische Referenzierung der Adressen übernimmt.

Angebotsöffnungsformulare für alle Vergabeordnungen
Mit der Version 9.6 werden im Vergabemarktplatz generische Angebotsöffnungsformulare zur Verfügung gestellt, um die Angebotsöffnung entsprechend dokumentieren zu können.

Die Formulare werden mit den Informationen aus der Angebotsöffnung bzw. den elektronischen Angeboten so weit wie möglich vorbefüllt und müssen durch den Nutzer entsprechend ergänzt werden. Die Formulare stehen im RTF-Format zur Verfügung, können also heruntergeladen, ergänzt und bspw. im Modul „Export“ wieder hinzugefügt werden.
Sie stehen für alle Vergabeordnungen im Unter- wie im Oberschwellenbereich zur Verfügung, sofern für den Projektraum die Abgabe elektronischer Angebote zugelassen wurde. Die Formulare basieren inhaltlich auf den entsprechenden Vorlagen der gängigen Vergabehandbücher wie des VHB VOB Bund.
Die neue Version wurde allen Betreibern einer Vergabeplattform auf Basis des cosinex Vergabemarktplatz bereits zur Verfügung gestellt. Eine Release Note mit Änderungen und weiteren Hinweisen finden Nutzer unserer Lösungen – wie gewohnt – in unserem Service & Support-Center.
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