Hohe Kosten und psychologische Belastungen gehen mit der Beteiligung an öffentlichen Ausschreibungen einher. Zu diesem Schluss kommt eine aktuelle Studie des Instituts für Mittelstandsforschung (IfM Bonn).
Untersucht wurde der bürokratische Aufwand (monetäre Kosten) als auch die damit verbundenen Emotionen (psychologische Kosten) am Beispiel eines Kleinst-, eines kleinen und eines mittleren Elektrotechnikunternehmens.
Monetäre Kosten entstehen hauptsächlich bei der Angebotserstellung
Für die Erfassung der monetären Kosten wurde der Vergabeprozess aus Sicht der Unternehmen in die folgenden Arbeitsschritte zerlegt, die die Unternehmen bis zur Entscheidung der Vergabestellen durchlaufen:
- Suche nach geeigneten Ausschreibungen,
- erste Prüfung der Anforderungen,
- Zusammenstellung der Formalien,
- Angebotserstellung,
- Angebotsabgabe und
- Angebotsaufklärung.
Die monetären Kosten der Beispielunternehmen sind in der Studie grafisch dargestellt und sind insbesondere bei der Angebotserstellung hoch – in dieser Phase entstehen je nach Unternehmen 50 % bzw. 90 % aller monetären Kosten.
Bei dem kleinsten Bauunternehmen (bis zu 9 Beschäftigte) belaufen sie sich auf rund 3.070 Euro je öffentlicher Ausschreibung auf kommunaler Ebene.
Das kleine und das mittlere Bauunternehmen wenden hingegen knapp 900 Euro bis maximal 1.600 Euro auf, da sie von Skaleneffekten und routinierten Abläufen profitieren.
Frustration und Ärger
Psychologische Belastungen wie Frustration und Ärger seien Folge der „unverständlichen Anforderungen, immer gleichen Nachweise und ineffizienten Prozesse“ bei der Beteiligung an öffentlichen Ausschreibungen. Diese treten besonders in den Phasen der Suche, der Zusammenstellung der Formalien und der Angebotsabgabe auf.
Da wenig Spielraum zur Reduzierung der monetären Kosten besteht und negative Emotionen zu einem Beteiligungsverzicht an öffentlichen Ausschreibungen führen können, empfehlen die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler des IfM Bonn, den Fokus der Bürokratieentlastung verstärkt auf die psychologischen Kosten zu legen.
Empfehlung: ‚Once-Only-Prinzip‘
IfM-Wissenschaftler Sebastian Schneider empfiehlt:
„Ein wichtiger Schritt wäre die zügige Einführung des ‚Once-Only‘-Prinzips. Dadurch müssten die Unternehmen, die bereits einmal ihre Daten an öffentliche Stellen übermittelt haben, diese anschließend nicht noch einmal an anderer Stelle angeben. Zudem würden beispielsweise eine zentrale Vergabeplattform, auf der Ausschreibungen aller öffentlichen Auftraggeber einfach auffindbar sind, sowie standardisierte Prozesse und eine Medienbruchfreiheit, die eine schnelle Dateneingabe ermöglichen, die psychologische Belastung in den Unternehmen deutlich reduzieren“
Quelle und Links
- Beteiligung an öffentlichen Ausschreibungen stellt kleine und mittlere Bauunternehmen vor erhebliche Belastungen
- Bürokratische Belastungen von KMU im Baugewerbe im Zuge ihrer Beteiligung an öffentlichen Ausschreibungen (PDF, 42 Seiten)
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Titelbild: Aristal Branson – Pixabay