Vor genau einem Jahr, am 25. Oktober 2023, wurde der Veröffentlichungsstandard eForms eingeführt. Wir schauen zurück auf die Phasen des Ruckelns und voraus auf anstehende Vorhaben im Kontext der Veröffentlichung von Bekanntmachungen.

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Bei der Einführung der eForms handelte es sich um eine Operation am offenen Herzen des europäischen Bekanntmachungs- und Beschaffungswesens. Das gilt umso mehr, wenn sie wie in Deutschland nicht im Rahmen einer Übergangsfrist, sondern zum Stichtag des 25. Oktober 2023 erfolgte.

Dass es eine EU-weite Herausforderung war, zeugen nicht zuletzt Einblicke in die Erfahrungen europäischer Nachbarn wie auf der Veranstaltung Public Procurement Data Superpowers in Brüssel. Mit Blick auf Deutschland gab noch im Mai über die Hälfte der befragten Vergaberechtsexperten auf dem Vergabesymposium an, die Einführung des Standards sei entweder über einen gewissen Zeitraum gestört/störungsanfällig gewesen oder hätte sogar stellenweise immer noch ungelöste Probleme. Bei einem weiteren Viertel der Teilnehmer hat die Einführung deutlich geruckelt.

Als Lösungsanbieter haben wir seit dem Stichtag zur Einführung mehrere Versionsupdates des cosinex Vergabemarktplatz und des Vergabemanagementsystems ausgerollt, um die durch eForms entstehenden Anforderungen rechtskonform umzusetzen. Unser Anspruch ist dabei stets, keine Kompromisse in der Nutzerführung und Bedienbarkeit einzugehen, sondern unsere Lösungen so intuitiv und niederschwellig zu halten, wie deren Nutzer dies seit Jahren gewohnt sind.

Stetige Weiterentwicklung mit steigendem Tempo

Zugleich ist der Standard seit seiner Einführung keineswegs statisch, sondern wird durch das Amt für Veröffentlichungen der EU kontinuierlich weiterentwickelt. Über die Herausforderungen, die sich dabei durch Wechselwirkungen mit der deutschen eForms-DE-Spezifikation ergeben, berichteten wir bereits im April:

eForms bleiben eine Daueraufgabe mit einem weiterhin eng getakteten Zeitplan der EU und einem komplexen Zusammenspiel aus EU-SDKs und ihren zeitversetzt erscheinenden deutschen Pendants, die wiederum mehrere EU-Versionen bündeln.

Wie jüngst die Koordinierungsstelle für IT Standards (KoSIT) auf der Plattform XStandards Einkauf bekannt gab, soll das Release der eForms-DE-Version 2.1 zum Jahreswechsel 2024/2025 erscheinen. Die vor wenigen Tagen erschienene Version 2.0 muss bereits zum 28. Februar 2025 produktiv gehen. Somit bleiben wenige Monate für Sichtung, Implementierung und Rollout dieses Standards. Die Regel Nach dem SDK ist vor dem SDK gilt also weiterhin und mit unverändert hoher Dringlichkeit.

EU treibt die Weiterentwicklung voran

Wesentlicher Treiber bei der Weiterentwicklung des Standards ist die EU-Gesetzgebung selbst, über die wir regelmäßig im cosinex Blog berichten. So hat die EU-Kommission mit einer Durchführungsverordnung vom 20. Dezember 2023 drei Bereiche benannt, zu denen im Rahmen der Bekanntmachung öffentlicher Aufträge Daten erfasst werden sollen:

  • Die Verordnung über wettbewerbsverfälschende Subventionen aus Drittstaaten (Foreign Subsidies Regulation, FSR) zielt darauf ab, wettbewerbsverzerrende Subventionen von Nicht-EU-Staaten zu kontrollieren, die den Wettbewerb bei Unternehmenskäufen oder öffentlichen Vergabeverfahren in der EU beeinträchtigen könnten. Sie gilt für alle in der EU tätigen Unternehmen, unabhängig von ihrer Herkunft.
  • Mit dem Instrument zum internationalen Beschaffungswesen (International Procurement Instrument, IPI) sollen der EU mehr Möglichkeiten bei der Öffnung von Drittstaaten für öffentliche Aufträge eingeräumt werden.
  • Schlussendlich setzt sich die Europäische Union mit der Energieeffizienz-Richtlinie (Energy Efficiency Directive, EED) das Ziel, den Endenergieverbrauch – also die von den Endverbrauchern verbrauchte Energie – auf EU-Ebene bis 2030 um 11,7 % zu senken – gemessen am im Jahr 2020 für das Jahr 2030 geschätzten Energieverbrauch.

Wie XStandards Einkauf in besagter Meldung ebenfalls berichtet, habe Tenders Electronic Daily bisher die Foreign Subsidies Regulation technisch umgesetzt. Der Empfang von IPI und EED sei voraussichtlich für die nächste TED-Version 1.13 geplant, welche im Laufe des Monats vorgesehen sei.

eForms in der Unterschwelle

Neben dieser Weiterentwicklung des eForms-Standards durch die EU steht auch die Ausweitung seiner Anwendung auf Bekanntmachungen unterhalb der EU-Schwellenwerte in Deutschland als Vorhaben im Raum. Unter anderem darüber haben Annette Schmidt und Peter Büsing auf dem Vergabesymposium 2024 (sowie in diesem Vorabinterview) informiert.

Mit dem Referentenentwurf des Vergabetransformationspakets hat das Thema an Relevanz gewonnen: An mehreren Stellen (§§ 7, 28, 30) im Entwurf der novellierten Unterschwellenvergabeordnung (unser Beitrag mitsamt Synopse) findet das Vorhaben Niederschlag.

Datenraum für das öffentliche Auftragswesen

Gekoppelt an die Einführung von eForms in der Unterschwelle (auch) in Deutschland ist überdies der sogenannte Datenraum für das öffentliche Auftragswesen (Public Procurement Data Space, PPDS) des Amtes für Veröffentlichungen der EU. Vorgestellt wurde der Data Space bereits im April im Rahmen der oben genannten Veranstaltung.

So sollen in dem Datenraum künftig Daten aus allen öffentlichen Beschaffungsquellen konsolidiert werden, um deren Interoperabilität durch eine gemeinsame Semantik mittels der eProcurement Ontology (ePO) zu ermöglichen.

Starten sollte der Data Space bereits am 24. September 2024. Von der Veranstaltung PPDS Day 2024 – The Grand Opening ist abseits eines recht knappen Event Recap jedoch bisher wenig nach außen gedrungen. Vorgestellt wird der Data Space auf dieser Landingpage der Kommission.

Fazit: eForms sind Digitalisierungsschub

Allen Widrigkeiten zum Trotz heißt ein Jahr eForms auch, dass die Digitalisierung der öffentlichen Beschaffung einen beträchtlichen Schub erhalten hat. Nicht zuletzt war dies für uns zwar nicht originärer Anlass, aber doch positiver Begleitumstand, um die Zukunft der Datenerfassung im Vergabeverfahren neu zu denken. Wie wir den digitalen Lückenschluss bei der Datenerfassung und -verarbeitung von Formularen zu flexiblen User Interfaces vollziehen, erläutert Carsten Klipstein in diesem Beitrag.

Titelbild: Isabella Fischer – Unsplash