cosinex Vergabemanagementsystem (VMS)

Mit der kommenden Version 12 unseres Vergabemanagementsystems gehen wir einen bedeutenden Schritt bei der Automatisierung und Effizienzsteigerung in Vergabeverfahren.

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Der Fokus der kommenden VMS-Version liegt auf der verbesserten Kommunikation zwischen der Vergabestelle und den beteiligten Unternehmen. Bei der Erfassung und Verarbeitung von Daten vollziehen wir wie bereits angekündigt den digitalen Lückenschluss, indem wir den Austausch mit Bewerbern und Bietern durch automatisierte Prozesse optimieren.

Wir ersetzen den Einsatz von PDF-Dateien bei formellen Benachrichtigungen wie Ab- und Zusagemitteilungen, Auftragsschreiben und ähnlichen Formaten durch direkt von der Software generierte, kontextabhängige elektronische Nachrichten.

So reduzieren wir den manuellen Aufwand, vermeiden Fehler und gewährleisten die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen sowie der Anforderungen der ausgewählten Vergabehandbücher.

I. Automatische Kommunikationsnachrichten

Das VMS generiert nun kontextabhängig in jedem relevanten Prozessschritt innerhalb der Vergabeakte die entsprechenden elektronischen Mitteilungen und adressiert sie an die entsprechenden Bewerber oder Bieter.

Einstellparameter zur automatischen Generierung von elektronischen Kommunikationsnachrichten, hier am Beispiel der Mitteilung über den Ausschluss in der Angebotsprüfung/-wertung

Die Generierung elektronischer Kommunikationsnachrichten erfolgt stets im Kontext vorhandener, eindeutiger Aktionen innerhalb der Vergabeakte, im Regelfall dem Abschluss eines Prozessabschnitts. Mit ihm steht fest, welcher Sachverhalt mitzuteilen ist und wer der jeweilige Empfänger ist.

Mit Abschluss der Angebotsprüfung/-wertung steht beispielsweise fest, welche Bieterangebote ausgeschlossen wurden. Entsprechend kann das VMS die frühzeitigen Absagemitteilungen für betroffene Bieter generieren. Es wird für jeden abzusagenden Bieter eine eigene ausgehende Kommunikationsnachricht generiert, in der sich die spezifischen Gründe für den Ausschluss des Angebots befinden.

Die Nachrichten können vom VMS automatisch zusammengestellt werden, so dass sie direkt versendet werden können. Ist dies gewünscht, muss die/der Nutzende die Option „Als direkt für den Versand vorgesehene Nachricht anlegen“ auswählen. Die Nachrichten werden dann schreibgeschützt im Abschnitt „Kommunikation“ der VMS-Akte erstellt.

Nutzende können so automatische Kommunikationsnachrichten versenden lassen, ohne sie selbst gesichtet zu haben. Wird dagegen die vom VMS vorbelegte Auswahloption „Als geplante Nachricht anlegen“ belassen, generiert das VMS geplante Kommunikationsnachrichten, welche im Abschnitt „Kommunikation“ der Akte gesichtet, bedarfsweise bearbeitet und schließlich für den Versand vorgesehen werden können.

Nutzende können sich gegen die automatische Generierung entscheiden, indem sie die Option „Kommunikationsnachricht für Unternehmen erzeugen“ vom vorbelegten „Ja“ auf „Nein“ umstellen. Die Benachrichtigung muss dann manuell im Bereich „Kommunikation“ durchgeführt werden.

Sofern auf Basis der abgeschlossenen Inhalte keine Nachrichten erforderlich sind – beim Abschluss der Angebotsprüfung/-wertung beispielsweise bei keinem einzigen ausgeschlossenen Angebot -, erfolgt der Abschluss ohne automatische Generierung von Nachrichten.

Im Regelfall erfolgen elektronische Mitteilungen über den Vergabemarktplatz, so dass also für jeden Bieter ein VMP-Konto bekannt ist. Wurden Ausnahmen geltend gemacht, wonach eine postalische Angebotsabgabe zulässig ist, kann das Vergabeverfahren im VMS zumindest dokumentiert werden.

Falls zu einem Bieter kein VMP-Konto bekannt ist, generiert das VMS als Absagemitteilung eine manuell dokumentierte Kommunikationsnachricht mit entsprechendem Inhalt. Die Nachricht ist in diesem Fall außerhalb des VMS zu versenden.

1. Überarbeitung bereits früher abgeschlossener Inhalte

Im VMS gibt es in vielen Abschlussseiten die Möglichkeit, eine „Überarbeitung“ der bereits abgeschlossenen Inhalte zu beginnen. So können Korrekturen durchgeführt werden, die gesondert dokumentiert und vermerkt werden. Die bereits generierten Kommunikationsnachrichten werden in diesem Fall nicht automatisch verändert, weil sie als geplante oder sogar für den Versand vorgesehene Mitteilungen bei den ausgehenden Nachrichten vorliegen und dort möglicherweise manuell angepasst wurden.

Beim Abschluss einer Überarbeitung müssen Nutzende entscheiden, wie sich das VMS verhalten soll:

  • Verwerfen bisheriger und Generierung von neuen Kommunikationsnachrichten: Die generierten Kommunikationsnachrichten sind unter den ausgehenden Nachrichten im Abschnitt „Kommunikation“ einzeln zu löschen. Anschließend ist die Überarbeitung abzuschließen, wodurch die Kommunikationsnachrichten erneut generiert werden, diesmal auf Basis der überarbeiteten und jetzt abgeschlossenen Inhalte.
  • Beibehalten und manuelles Nachbearbeiten der früher bereits generierten Kommunikationsnachrichten: Wenn die bisher generierten Kommunikationsnachrichten nur als geplante Nachrichten generiert wurden, können sie einzeln im Bereich „Kommunikation“ geändert werden.
Abschluss der Angebotsprüfung/-wertung, hier ohne Erzeugung von Kommunikationsnachrichten

2. Vorabinformationen vor der Zuschlagserteilung

Im Rahmen des Zuschlags gibt es eine Reihe unterschiedlicher Kommunikationsnachrichten, die alle elektronisch versendet werden können. Bei EU-weiten Vergabeverfahren ist in der Regel eine Vorabinformation nach § 134 GWB vorgeschrieben, also die Mitteilung einer in Kürze beabsichtigten Zuschlagserteilung.

Hierbei wird zwischen der Mitteilung an den für den Zuschlag vorgesehenen Bieter (= Zusage) und den Mitteilungen an alle anderen Bieter (= Absage) unterschieden, es gibt also zwei Mitteilungsgruppen. Die Parameter zur Generierung der Mitteilungen können für beide Gruppen unabhängig voneinander eingestellt werden.

Abschluss des Vergabevorschlags mit den Vorabinformationen als Zusage und Absage zur Mitteilung des beabsichtigten Zuschlags

In der Absage-Vorabinformation wird mitgeteilt, welchem Bieter der Zuschlag erteilt werden soll. Nach dieser Vorabinformation ist die Wartefrist gemäß § 134 GWB abzuwarten, woraus sich ein frühestmögliches Zuschlagsdatum ergibt. Das VMS errechnet dieses Datum. Da es sich um elektronischen Versand handelt, wird bei EU-Verfahren von 10 Kalendertagen ausgegangen. Das vom VMS so errechnete Datum für den frühestmöglichen Zuschlag wird ebenfalls in die Mitteilung geschrieben.

In einigen Bundesländern ist auch in nationalen Vergabeverfahren eine Vorabinformation erforderlich. Die Vorabinformation erfolgt dann nicht nach § 134 GWB, sondern nach landesspezifischen Gesetzen, unter Umständen auch mit landesspezifischen Wartefristen. Die Notwendigkeit einer Vorabinformation sowie der jeweilige Gesetzesbezug können im VMS mandantenspezifsch konfiguriert werden. Kommunikationsnachrichten als Vorabinformation werden vom VMS immer dann generiert, wenn die Vergabe EU-weit ist oder im nationalen Bereich eine entsprechende Vorschrift einkonfiguriert ist.

Sofern eine Vorabinformation notwendig ist, steht die Funktion beim Abschluss des Vergabevorschlags zur Verfügung. Der Vergabevorschlag im VMS dient der Festlegung, auf welches Angebot der Zuschlag erteilt werden soll. Je nach Kundenkonfiguration ist dieser auch zunächst zu genehmigen. Mit dem dann folgenden Abschluss des Vergabevorschlags steht fest, wer welche Vorabinformation erhalten muss. Dies erfolgt verfahrensweit und im Fall einer Losaufteilung über alle Lose hinweg. Gegebenenfalls sind auch Teilabsagen über eine Auflistung betroffener Lose für den Empfänger der Vorabinformation möglich.

In allen Nachrichten wird als frühestmöglicher Zuschlagstermin das Datum genannt, welches die im oben genannten Gesetzesbezug erforderliche Wartefrist berücksichtigt. Sollte eine Vergabestelle die Zuschlagserteilung für einen späteren Zeitpunkt vorsehen, können die generierten, als „geplant“ angelegten Kommunikationsnachrichten im Bereich „Kommunikation“ manuell angepasst werden. Im Regelfall sollte der automatisch generierte Zeitpunkt in der Nachricht für die Vergabestelle aber geeignet und als genannter „frühestmöglicher Zeitpunkt“ auch nicht falsch sein.

Die Absage-Vorabinformation wird für alle Bieter generiert, deren Angebot nicht für den Zuschlag vorgeschlagen wurde. Dies betrifft auch Bieter, deren Angebot bereits in der Angebotsprüfung/-wertung ausgeschlossen wurde. Diese Bieter wurden zwar beim Abschluss der Angebotsprüfung/-wertung bereits über den Ausschluss ihres Angebotes informiert, sie erhalten hier nun aber als Vorabinformation erneut eine Absage, um (bei EU-Verfahren gemäß § 134 GWB) über den beabsichtigten Zuschlag informiert zu werden, was in der ursprünglichen Absagemitteilung nicht erfolgte. Bewerber, die kein Angebot abgegeben haben, erhalten dagegen keine Absage-Vorabinformation.

Ist bei einer nationalen Vergabe im betreffenden Bundesland keine Vorabinformation vorgesehen, wird die Funktion im Abschluss des Vergabevorschlags nicht angeboten.

Kostenfreie Webinare zu automatischen Kommunikationsnachrichten im VMS 12

Vergabestellen, die bereits das Vergabemanagementsystem einsetzen, erhalten in diesem kostenfreien Webinar detaillierte Einblicke in die Vorteile automatisierter Kommunikationsnachrichten in Vergabeverfahren.

Unsere Referenten zeigen Ihnen während des 30-minütigen Webinars, wie das System formelle Benachrichtigungen automatisch generiert, die Kommunikation mit Bietern verbessert und Ihre Prozesse vereinfacht.

Das Webinar findet an folgenden Terminen statt:

  • 06.11.2024 um 10 Uhr
  • 12.11.2024 um 13:30 Uhr
  • 14.11.2024 um 10 Uhr

3. Mitteilungen zum Zuschlag

Die Dokumentation einer gegebenenfalls erforderlichen Vorabinformation erfolgt manuell auf der Seite „Zuschlag“, auch wenn das VMS die Kommunikationsnachrichten zuvor beim Abschluss des Vergabevorschlags selbst erstellt hat.

Da es sich um eine für den Vermerk wichtige Angabe handelt, wird sichergestellt, dass etwaige manuell angelegte Kommunikationsnachrichten oder außerhalb der Software per Post versendete Vorabinformationen berücksichtigt werden. Die Entscheidung, welches Datum für den Versand der Vorabinformation gilt, treffen Nutzende auf der Seite „Zuschlag“ der Vergabeakte. Dies ist je Los anzugeben und der Zuschlag ist je Los erst möglich, wenn die Wartefrist ab diesem Datum abgelaufen ist.

Der Zuschlag selbst ist eine einmal mögliche Aktion (je Los) auf der Seite „Zuschlag“. Die Generierung der Kommunikationsnachrichten erfolgt ebendort und nicht wie sonst üblich im später durchzuführenden Abschluss. Bei der (Los-)Zuschlagserteilung können insgesamt drei Gruppen von Kommunikationsnachrichten generiert werden:

  • Zusage
  • Auftragsschreiben
  • Absage

Die drei Gruppen von Kommunikationsnachrichten bei der Zuschlagserteilung: Zusage, Auftragsschreiben und Absage

Der Inhalt der Absagemitteilung nach Zuschlag hängt ab von der Notwendigkeit einer Vorabinformation vor Zuschlag: In EU-weiten Verfahren sowie in Bundesländern mit vorgesehener Vorabinformation auch in nationalen Ausschreibungen nimmt die Mitteilung über die Absage nach Zuschlag Bezug auf eine bereits früher erfolgte Vorabinformation.

Hingegen werden in nationalen Ausschreibungen ohne vorgesehene Vorabinformation erstmalig die Gründe für die Nichtberücksichtigung des unterlegenen Angebotes aufgeführt. Das zusätzlich generierte Auftragsschreiben enthält darüber hinaus die Preissummen des Bieterangebotes, den Leistungsort und andere für die Beauftragung relevanten Informationen.

4. Übersicht der Prozessschritte mit automatischen Kommunikationsnachrichten

ProzessschrittMitteilung/Betreff/Inhalt
Abschluss der Überarbeitung der VerfahrensangabenInformation über die Änderungen im laufenden Vergabeverfahren
Abschluss der Antragsprüfung im TeilnahmewettbewerbMitteilung über Ausschluss, Bezeichnung der Akte
Abschluss der Bewerberauswahl im TeilnahmewettbewerbMitteilung über Nichtberücksichtigung, Bezeichnung der Akte
Abschluss der Angebotsprüfung/-wertungMitteilung über Nichtberücksichtigung, Bezeichnung der Akte
Abschluss des VergabevorschlagsVorabinformation (Zusage), Bezeichnung der Akte
Abschluss des VergabevorschlagsVorabinformation (Absage), Bezeichnung der Akte
Erteilung des ZuschlagsZusage (ggf. Losnummer), Bezeichnung der Akte
Erteilung des ZuschlagsAuftragsschreiben
Erteilung des ZuschlagsAbsage (ggf. Losnummer), Bezeichnung der Akte
Abschluss einer GesamtaufhebungMitteilung über die Aufhebung, Bezeichnung der Akte
Aufhebung eines LosesMitteilung über die Losaufhebung, Bezeichnung der Akte
Abschluss der NachträgeNachtragsschreiben

II. Änderungen und Verbesserungen im Rahmen der eForms

Das VMS 12 unterstützt die eForms-Spezifikation 1.2 des nationalen Ausschreibungsdienstes. Hiermit verbunden ist eine Reihe neuer Validierungsregeln, zu denen Nutzende des Vergabemanagementsystems entsprechende Unterstützung beim Ausfüllen der Verfahrensangaben für die Auftrags- und Vergabebekanntmachungen erhalten.

Außerdem haben wir die Rückmeldung durchgeführter elektronischer Bekanntmachungen deutlich verbessert, so dass Vergabestellen den Erfolg einer Übertragung direkt im VMS sehen können und sich dazu nicht auf anderen Systemen anmelden müssen.

Die neuen Regeln betreffen unter anderem die Angabe der nationalen Identifikationsnummer, die nun eindeutig vergeben werden muss. Unterschiedliche Adressen dürfen innerhalb der Vergabeakte also nicht mehr dieselbe nationale Identifikationsnummer erhalten.

Geändert haben sich auch die Möglichkeiten zur Eingabe des Erfüllungsortes. Hier ist keine strukturierte Adresse mehr zwingend einzutragen, sondern es kann im einfachsten Fall eine Beschreibung des Gebietes erfolgen, die Angabe eines Mitgliedsstaates oder eines bestimmten Ortes, dann auch weiterhin mit einem gültigen NUTS-3-Code, welcher in der Bundesrepublik eine Kommune kennzeichnet.

Das VMS zeigt nach Auswahl der „Beschränkung des Erfüllungsortes“ die dafür notwendigen Eingabefelder mit ihren Pflichtigkeiten an, so dass sofort klar wird, was hier anzugeben ist.

Festlegung der Beschränkung des Erfüllungsortes in den Verfahrensangaben eines EU-weiten Vergabeverfahrens

Abhängig von der Festlegung werden die entsprechenden Pflichtfelder angezeigt. Bei der Auswahl „Bestimmte Adresse“ sind beispielsweise die entsprechenden Pflichtfelder zur vollständigen Adressangabe auszufüllen. Kann keine Adresse, sondern nur ein Ort genannt werden, ist die Option „Bestimmter Ort“ auszuwählen.

1. Zulässigkeit der Abgabe mehrerer (Haupt-)Angebote

Die Abgabe mehrerer Hauptangebote ist mit der neuen eForms-Spezifikation nun auch bei Liefer- und Dienstleistungen möglich und anzugeben. Entsprechend steht die Eingabemöglichkeit nun nicht mehr nur in VOB-, sondern auch in VgV-Verfahren zur Verfügung.

Angabe zur Zulässigkeit von mehreren Hauptangeboten auch bei VgV-Verfahren

2. NUTS-Codes und Postleitzahlen

Gemäß eForms-Spezifikation 1.2 ist die Angabe eines NUTS-Codes der Ebene 3 für jede Adresse innerhalb der Länder verpflichtend, die eine entsprechende Gebietsklassifizierung aufweist. Das gilt gleichermaßen für die Auftraggeber-Adressen, Erfüllungsorte und Unternehmen. Überdies unterscheidet die eForms-Spezifikation 1.2 zwischen Ländern mit und ohne Postleitzahlen, so dass für die Adressen der Vergabeakte entsprechende Regeln gelten.

3. Ausschlussgründe

Die eForms-Spezifikation sieht die Angabe von Ausschlussgründen bezogen auf die Bewerber- oder Bietereignung vor. Es handelt sich hierbei um eine Liste von fakultativen und nicht fakultativen Auswahloptionen. In der neuen VMS-Version sind diese jeweils einzeln auswählbar. Jeder ausgewählte Ausschlussgrund erfordert eine als Freitext anzugebende Beschreibung.

Diese Angabe ist in VOB/A- und VgV-Verfahren pflichtig, es muss also mindestens ein Ausschlussgrund ausgewählt und mit der entsprechenden Beschreibung versehen werden. In SektVO- und VSVgV-Verfahren ist dies optional.

4. Vergabebekanntmachung: Kennung des Angebots

In den Details eines Vertrags muss ab sofort eine eindeutige Angebotskennung eingetragen werden, die in keinem anderen Vertrag wiederholt werden darf. Es handelt sich dabei um ein Pflichtfeld. Um Anwender zu unterstützen, nutzt das VMS an dieser Stelle als Vorbelegung die Angebotsnummer des bezuschlagten Angebotes, für das der jeweilige Vertrag angelegt wurde.

Weitere Angaben im Kontext der eForms betreffen die Angabe zur geplanten Vertragslaufzeit, den neu geschätzten Gesamt- und Höchstwert einer Rahmenvereinbarung sowie die Nationalität des wirtschaftlichen Eigentümers. Deren zuvor pflichtige Angabe wurde mit der eForms-Spezifikation ersatzlos entfernt, so dass der wirtschaftliche Eigentümer unabhängig von der Börsennotierung des bezuschlagten Bieters nur noch optional angegeben werden kann, aber nicht mehr muss.

Weggefallen ist die Anforderung, nach der fast alle Rechtsformen des Beschaffers eine elektronische Rechnungsstellung vorzuschreiben sei. Klargestellt wurde durch entsprechende Feldbezeichnungen außerdem, dass alle Preisangaben in der Vergabebekanntmachung Preise ohne Umsatzsteuer, also „Netto“-Preise sind.

Zu weiteren Änderungen und Verbesserungen zählen Anpassungen hinsichtlich der Art und des Umfangs der Leistung auf der Seite „Auftragsgegenstand“ der Verfahrensangaben sowie Optimierungen bei der Sortierung von Vergabe- und Vertragsakten. Hier wurden unter anderem neue Suchfilter ergänzt, die zudem Mehrfachoptionen zulassen.

Kostenfreie Webinare zu automatischen Kommunikationsnachrichten im VMS 12

Vergabestellen, die bereits das Vergabemanagementsystem einsetzen, erhalten in diesem kostenfreien Webinar detaillierte Einblicke in die Vorteile automatisierter Kommunikationsnachrichten in Vergabeverfahren.

Unsere Referenten zeigen Ihnen während des 30-minütigen Webinars, wie das System formelle Benachrichtigungen automatisch generiert, die Kommunikation mit Bietern verbessert und Ihre Prozesse vereinfacht.

Das Webinar findet an folgenden Terminen statt:

  • 06.11.2024 um 10 Uhr
  • 12.11.2024 um 13:30 Uhr
  • 14.11.2024 um 10 Uhr

III. Weitere Informationen

Die vorgestellten Änderungen sind lediglich ein Auszug der Neuerungen, von denen unsere Nutzenden mit dem VMS 12 profitieren. Eine vollständige Darstellung finden Nutzende – wie gewohnt – in den Release Notes zu den neuen Versionen in unserem Service- & Support-Center.