Eine kleine Warenkunde: Unterschiede zwischen Vergabeplattformen und Beschaffungsmanagementsystemen

Die Abgrenzung zwischen einer reinen E-Vergabeplattform und einem Vergabemanagementsystem ist nicht unbedingt selbsterklärend. In diesem Beitrag stellen wir E-Vergabeplattformen und Beschaffungsmanagementsysteme (BMS) gegenüber und zeigen am Beispiel des cosinex BMS auf, wie Kunden vom Einsatz eines Beschaffungsmanagementsystems als Erweiterung zu einer reinen E-Vergabeplattform profitieren.

I. Was ist eine E-Vergabeplattform?

E-Vergabeplattformen, beispielsweise auf Grundlage der Software cosinex Vergabemarktplatz (VMP), ermöglichen es, die zwingenden vergaberechtlichen Anforderungen an eine elektronische Kommunikation mit den Bewerbern und Bietern zu erfüllen, wie sie unter anderem die §§ 9 ff. VgV vorsehen.

Im Regelfall unterstützen sie Vergabestellen bereits bei der strukturierten Erfassung der Bekanntmachungen sowie deren Übermittlung an die offiziellen Bekanntmachungsorgane wie das Amt für Veröffentlichungen der EU, aber auch an private Ausschreibungsdienste.

Daran anknüpfend begleiten sie die Kommunikation mit den Bietern bis hin zur Entgegennahme elektronischer Teilnahmeanträge und Angebote, sowie die Angebotsöffnung und die Übermittlung von Absage- oder Zusagemitteilungen. Zahlreiche Assistenten, Vorlagenverwaltungen und Hilfefunktionen unterstützen die Arbeit der Vergabestellen in dieser Phase der Vergabeverfahren.

Auch Meldungen nach Maßgabe der Vergabestatistikverordnung (VergStatVO) werden im Regelfall medienbruchfrei und ohne unnötigen Aufwand durch Doppelerfassungen unterstützt.

Unternehmensseitig steigert die E-Vergabeplattform durch ihre Möglichkeit zur niederschwelligen Recherche nach Ausschreibungen sowie zur Einsichtnahme in Bekanntmachungen und Vergabeunterlagen die Akzeptanz der Bewerber. Funktional ist mindestens die Kommunikation mit der Vergabestelle, etwa bei Fragen im Vergabeverfahren, bis zur Abgabe elektronischer Angebote einschließlich Verschlüsselung zu ermöglichen.

Dass sich trotz dieses scheinbar klaren Aufgabenbereichs die am Markt angebotenen Lösungen in relevanten Details unterscheiden, haben wir an anderer Stelle im cosinex Blog dargelegt.

II. Was ist ein Beschaffungsmanagementsystem?

Beschaffungsmanagementsysteme (BMS) ergänzen E-Vergabeplattformen, indem sie Vergabestellen bei den meist individuellen internen Abläufen innerhalb der Organisation unterstützen. Das beginnt mit der Vorbereitung und Durchführung einer Vergabe und führt bis hin zur revisionssicheren Dokumentation der Vergabeverfahren mittels einer elektronischen Vergabeakte. Zudem sind zahlreiche Assistenten und Zusatzfunktionen wie die Bewerber- und Nachtragsverwaltung möglich. Meist ergänzen umfangreiche Vorlagenverwaltungen sowie die Möglichkeit der mandantenspezifischen Konfiguration den Funktionsumfang.

III. Warum zwischen VMP und BMS trennen?

Die Trennung zwischen diesen beiden Softwaremodulen ist zwar nicht zwingend, aber vorherrschend. Sowohl die Lösung des Bundes, als auch die der allermeisten Bundesländer setzen auf ein entsprechendes Architekturmodell, bei dem zwischen diesen beiden Modulen differenziert wird.

1. Entscheidungsfreiheit

Hierfür gibt es eine Vielzahl an Gründen: Die Trennung zwischen den beiden Modulen erlaubt jedem öffentlichen Auftraggeber und jeder Vergabestelle, selbst zu entscheiden, ob der Einsatz eines BMS sinnvoll ist. So kann sich in einer Kommune mit mehreren Vergabestellen der Einsatz für einige Vergabestellen als sinnvoll erweisen, für andere unter Umständen aber (noch) nicht. Möglich wird so eine schrittweise Einführung der Lösung.

2. Sicherheitsaspekte

Zudem können die beiden Lösungen in verschiedenen Netzen betrieben werden: Während für eine Vergabeplattform aufgrund der Nutzung durch die Bewerber und Bieter ein Zugriff aus dem Internet zwingend erforderlich ist, kann ein BMS auch im eigenen internen Verwaltungsnetz betrieben werden.

3. Individualisierbarkeit eines BMS

Der wesentliche Vorteil der Trennung der Module liegt in der individuellen Konfigurierbarkeit: Die Kommunikationsprozesse innerhalb eines Vergabeverfahrens und die Anforderungen sind – soweit nicht rechtlich vorgegeben – über alle öffentlichen Auftraggeber hinweg nahezu identisch. Gleiches gilt für die Erfassung der Bekanntmachungsinformationen, die etwa bei EU-weiten Vergabeverfahren durch Vorgaben sogar EU-weit normiert sind.

Da das BMS zur Unterstützung der internen Prozesse, Genehmigungen und Mitzeichnungen dient, muss es zwangsläufig an die unterschiedlichen Aufbau- wie Ablauforganisationen und an die individuellen Anforderungen der Vergabestelle anpassbar sein. Das kann interne Workflows wie Mitzeichnungs- und Genehmigungsprozesse ebenso betreffen, wie Rollen und Rechte, Abläufe oder Fristvorgaben und Wertgrenzen im Unterschwellenbereich. Hinzu können landesrechtliche Vorgaben kommen, die Auswirkungen auf die zu unterstützenden Prozesse haben, wenn etwa Vorabbenachrichtigungen ab bestimmten Wertgrenzen auch im Unterschwellenbereich gefordert werden.

IV. Was leistet ein BMS zusätzlich zu einer E-Vergabeplattform?

Der Prozess, ab dem das VMS unterstützen kann, beginnt schon mit der Entgegennahme von (meist auf die Verfügbarkeit von Haushaltsmitteln geprüften und genehmigten) Bedarfen. Bedarfsmeldungen können aus dem BMS-Modul Bedarfsmanagement oder über Schnittstellen aus einem vorgelagerten ERP-System, etwa MACH oder SAP, übernommen werden.

1. Kollaboration und flexible Assistenten

Auf Grundlage dieser Bedarfsmeldungen erarbeiten Vergabestellen und Fachbereich gemeinsam innerhalb der Lösung ein strukturiertes Leistungsverzeichnis, Kriterienkataloge sowie die Ausschreibungsunterlagen.

Während des gesamten Vergabeprozesses erhalten Nutzer vom System umfassende Unterstützung: Assistenten helfen bei der Auswahl der Verfahrensart ebenso wie bei der Plausibilisierung kontextabhängiger Pflichtangaben, etwa Begründungen im Einzelfall, wenn von Regelverfahren abgewichen wird.

2. Sichere Fristberechnung

Das komplexe und fehleranfällige Thema Fristberechnung wird durch ein in das VMS integriertes Tool maßgeblich erleichtert, das Terminketten automatisch berechnet. Vergaberechtliche sowie eigene Ausnahmetatbestände werden dabei selbstverständlich berücksichtigt. An bevorstehende Termine erinnert eine Benachrichtigungsfunktion auf der persönlichen Startseite im VMS sowie auf Wunsch auch noch per E-Mail.

Nach Abschluss des Vergabeverfahrens ermöglicht es ein optionales Modul Vertragsmanagement, Vertragsakten anzulegen, Laufzeiten, Vertragsdaten und Zahlungspläne zu definieren, Verlängerungen und Fristen zu überwachen sowie Terminerinnerungen und entsprechende Wiedervorlagen zu verwalten.

Ergänzend kann das Ergebnis des Beschaffungsverfahrens in Form einer Vergabeakte an ein Dokumentenmanagement- oder Archivsystem sowie ein drittes System für ein Vertragsmanagement übergeben werden.

Im System lassen sich Vorlagen und Listen anlegen, um bei wiederkehrenden Ausschreibungen zuvor angelegte Leistungsverzeichnisse nutzen und auf Textbausteine zurückgreifen zu können. In einer Unternehmensdatenbank können bekannte Unternehmen angelegt und einfach zur Teilnahme an Ausschreibungen aufgefordert werden.

3. Berichte und Auswertungen

E-Vergabeplattformen auf Basis des cosinex Vergabemarktplatz wie auch das cosinex Vergabemanagementsystem verfügen zudem über ein Berichtsmodul, das Auswertungen der verschiedenen Vergabeverfahren durchführen kann. Deutlich umfangreichere Auswertungsmöglichkeiten haben die Nutzer im Vergabemanagementsystem, da beim Einsatz der E-Vergabeakte wesentlich mehr Daten je Vergabeverfahren strukturiert erfasst und damit auswertbar vorhanden sind.

Dies betrifft nicht nur die Angaben zu den Verfahren selbst, sondern beispielsweise auch Angaben zu Angeboten, Auftragswert und den Vergleich zum Schätzwert, die durch die Erfassung der postalischen Angebote für die Prüfung und Wertung möglich werden. Alle Daten eines Verfahrens sind revisionssicher dokumentiert.

4. Angebotsprüfung und -wertung

Eine zentrale Aufgabe im Vergabeverfahren ist die Angebotsprüfung und -wertung. Auch bei diesem Schritt bietet das BMS – anders als E-Vergabeportale – umfassende Unterstützung.

Die formale Prüfung und die Eignungsprüfung nach Angebotseingang lassen sich im BMS ebenso abbilden wie die Wertung der Angebote hinsichtlich des Preises und weiterer Kriterien, die beim Anlegen der Vergabeakte festgelegt wurden.

Bei voraussichtlich ungewöhnlich niedrigen Angeboten weist das VMS den Anwender automatisch auf eine auffällig starke Preisabweichung hin, sodass dieser nach eigenem Ermessen um Aufklärung gemäß § 60 VgV bitten kann. Auch beim Vorliegen mehrerer Hauptangebote des gleichen Bieters macht das System den Nutzer auf diesen (voraussichtlichen) Ausschlussgrund aufmerksam.

Über eine Schnittstelle zu Destatis können sowohl im VMP, als auch im BMS die Pflichtmeldungen zur Vergabestatistikverordnung erfüllt werden. Im Vergabemanagementsystem ist ein Großteil der Pflichtangaben, die an Destatis gemeldet werden müssen, bereits mit Angaben aus dem Vergabeverfahren vorbefüllt. Nutzer können die Meldung so schnell und komfortabel durchführen.

V. Rechtssicherheit und Vergabewissen

Vergaberecht und öffentliche Beschaffung unterliegen ständigen Anpassungen und Änderungen, sei es im Bund, in Europa oder in den Ländern. Als Lösungsanbieter behalten wir hier stets den Überblick und teilen unser Vergabewissen unter anderem hier im cosinex Blog. Vor allem arbeiten wir kontinuierlich daran, dass diese Änderungen umgehend in unsere Lösungen einfließen.

VI. Fazit

Ob der Einsatz eines Beschaffungsmanagementsystems sinnvoll ist, muss jede Vergabestelle im Einzelfall entscheiden. Immer mehr öffentliche Auftraggeber, so unser Eindruck, wissen die zusätzliche Rechtssicherheit und Verfahrenseffizienz sowie den besseren Überblick über anstehende, laufende und abgeschlossene Vergabeverfahren, den ein Vergabemanagementsystem bietet, sehr zu schätzen.