Baden-Württemberg
Schon gewusst? Über eine durchgängige E-Vergabe-Lösung wie das cosinex Vergabemanagementsystem (BMS) lässt sich die Zuschlagserteilung medienbruchfrei in Textform abwickeln.
IV. Fazit
Jedenfalls bei Geschäften der laufenden Verwaltung steht das kommunale Haushaltsrecht einer medienbruchfreien Vergabe im Regelfall nicht entgegen.
Gleichwohl werden damit, jedenfalls außerhalb von Bayern und Berlin, Aufträge verbleiben, für die aus haushaltsrechtlichen Gründen beim Auftragsschreiben bzw. Zuschlag die Schriftform angezeigt ist.
Organisatorisch muss sich jeder öffentliche Auftraggeber die Frage stellen, ob er für gegebenenfalls sehr wenige Ausnahmen generell alle Aufträge mit der Schriftform versieht oder die Vorteile der vollelektronischen Vergabe bis zum Zuschlag nutzt und nur in Ausnahmefällen ein Auftragsschreiben postalisch mit einer Unterschrift oder elektronisch mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versieht.
Titelbild: Max – Pixabay
Welche Vorschriften gelten in den Bundesländern bei der medienbruchfreien Vergabe? In diesem Beitrag geben wir einen Überblick über die Regelungen und ergänzen diesen um praxistaugliche Hinweise zum Umgang mit den divergierenden Anforderungen.
Bei der papiergebundenen Abwicklung von Vergabeverfahren kam Formularen und Unterschriften eine entscheidende Bedeutung zu. Die Formulare dienten der strukturierten Erfassung von Informationen, die Unterschriften unter den jeweiligen Dokumenten begründeten die Rechtsverbindlichkeit.
Im Zuge der Digitalisierung trat die Bedeutung der Formulare zurück, da die entsprechenden Softwarelösungen informationsgetrieben und kontextabhängig Daten erfassen und gerade nicht nach Formularfeldern funktionieren. Die Unterschrift wurde durch die Textform nach § 126b BGB abgelöst.
Allerdings ist die E-Vergabe eingebettet in vor- und nachgelagerte Prozesse. Sie können anderen Formvorschriften unterliegen, die bislang nicht mit den Bestimmungen zur E-Vergabe synchronisiert wurden, nach der für das Senden, Empfangen, Weiterleiten und Speichern von Daten in einem Vergabeverfahren grundsätzlich elektronische Mittel zu verwenden sind. Selbst für die Form des Vergabevermerks genügt die Textform.
Darüber hinaus können aber kommunalrechtliche oder haushaltsrechtliche Formvorgaben greifen. Das wohl praxisrelevanteste Beispiel ist der Zuschlag bzw. das Auftragsschreiben, welches im Hinblick auf die Formvorschriften unter vergabe- wie kommunalrechtlichen Gesichtspunkten bewertet werden kann.
I. Vergaberechtliche Formvorschriften bei Auftragsschreiben
Beschaffungsverträge kommen – wie andere Verträge auch – durch Angebot und Annahme zustande. Der öffentliche Auftraggeber muss das Angebot des Bieters annehmen. Juristisch betrachtet ist die Annahme eine empfangsbedürftige Willenserklärung, in der die vorbehaltlose Akzeptanz des Angebots ausgesprochen werden muss. In der Vergabepraxis erfolgt dies, indem dem Bieter die Erteilung des Zuschlags mit einem Zuschlags- oder Auftragsschreiben übermittelt wird.
Zivilrechtlich betrachtet ist das „Auftragsschreiben“ eine empfangsbedürftige Willenserklärung. Sie wird erst zu dem Zeitpunkt wirksam, in dem sie dem Bieter zugeht (§ 130 Abs. 1 Satz 1 BGB). Zugegangen ist eine Willenserklärung erst, wenn sie so in den Bereich des Empfängers gelangt ist, dass dieser die Möglichkeit hat, vom Inhalt der Erklärung Kenntnis zu nehmen und wenn damit zu rechnen ist, dass er tatsächlich Kenntnis erlangen wird. Dies ist bei Nutzung einer Vergabeplattform regelmäßig dann der Fall, wenn der öffentliche Auftraggeber die Zuschlagsmitteilung abgesandt hat und sie dergestalt im digitalen Projektraum oder Postfach des Bieters auf der Vergabeplattform eingegangen ist, dass der Bieter sie abrufen kann (vgl. hierzu auch Spruchpraxis zum Absenden nach § 134 GWB über Vergabeplattformen verdichtet sich).
Anders als die inzwischen überholte Regelung nach § 21 EG Abs. 2 und Abs. 3 VOL/A sieht die VgV keine bestimmte Form der Zuschlagserteilung vor. Während also nach altem Recht im Fall des elektronischen Zuschlags noch eine qualifizierte elektronische Signatur gefordert war, schreiben die heute gültigen vergaberechtlichen Spezialregelungen für elektronische Angebote, Interessenbekundungen und Teilnahmeanträge lediglich die Textform explizit vor (vgl. § 53 VgV, 38 UVgO).
In Ermangelung einer heute gültigen Spezialregelung finden die grundlegenden Bestimmungen des § 9 VgV Anwendung. Demnach sind für das Senden, Empfangen, Weiterleiten und Speichern von Daten in einem Vergabeverfahren grundsätzlich elektronische Mittel zu verwenden. Eine mündliche Zuschlagserteilung ist nach § 9 Abs. 2 UVgO ausgeschlossen. Darüber hinausgehende Vorgaben an das Zuschlagsschreiben bestehen in vergaberechtlicher Hinsicht nicht.
II. Kommunalrechtliche und haushaltsrechtliche Formvorschriften bei Auftragsschreiben
Über die vergaberechtlichen Vorgaben hinausgehende Formvorschriften können sich hingegen aus kommunalrechtlichen Vorgaben ergeben. Vor dem Hintergrund der föderalen Struktur der Bundesrepublik Deutschland verwundert es nicht, dass diese ausgesprochen heterogen sind.
Aufgrund der Unterschiedlichkeit fällt schon eine Bildung von fachgerechten Fallgruppen schwer. Beispielsweise gibt es in Bayern eine Sonderregelung für die Vergabe öffentlicher Aufträge, und in Berlin erfasst die Sonderregelung der LHO explizit den Zuschlag. In anderen Bundesländern dürfte die übliche Differenzierung in Geschäfte der laufenden Verwaltung und darüber hinausgehende Geschäfte von Bedeutung sein (bspw. Brandenburg). In Mecklenburg-Vorpommern bedürfen entsprechende Verpflichtungen einer Gemeinde der eigenhändigen Unterschrift des Bürgermeisters und eines Dienstsiegels, wobei Ausnahmen nach Wertgrenzen festgelegt werden können.
Die ganze Bandbreite der Regelungen ergibt sich aus der folgenden, nicht abschließenden Übersicht:
Baden-Württemberg
Schon gewusst? Über eine durchgängige E-Vergabe-Lösung wie das cosinex Vergabemanagementsystem (BMS) lässt sich die Zuschlagserteilung medienbruchfrei in Textform abwickeln.
IV. Fazit
Jedenfalls bei Geschäften der laufenden Verwaltung steht das kommunale Haushaltsrecht einer medienbruchfreien Vergabe im Regelfall nicht entgegen.
Gleichwohl werden damit, jedenfalls außerhalb von Bayern und Berlin, Aufträge verbleiben, für die aus haushaltsrechtlichen Gründen beim Auftragsschreiben bzw. Zuschlag die Schriftform angezeigt ist.
Organisatorisch muss sich jeder öffentliche Auftraggeber die Frage stellen, ob er für gegebenenfalls sehr wenige Ausnahmen generell alle Aufträge mit der Schriftform versieht oder die Vorteile der vollelektronischen Vergabe bis zum Zuschlag nutzt und nur in Ausnahmefällen ein Auftragsschreiben postalisch mit einer Unterschrift oder elektronisch mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versieht.
Titelbild: Max – Pixabay