Zuschlagskriterien per Excel einlesen

Das cosinex Vergabemanagementsystem wird kontinuierlich um neue Funktionen ergänzt, die Beschaffungs- und Vergabeverfahren vereinfachen, beschleunigen und digitalisieren. In dieser Beitragsreihe stellen wir besondere Arbeitserleichterungen vor.

Die im Modul „Verfahrensangaben – Wertung“ angegebenen Kriterien können den Vergabeunterlagen als befüllbare Excel-Datei beigefügt werden. Im Bereich „Standardunterlagen“ wird dafür die Datei „Zuschlagskriterien.xls“ angeboten, die ebenso wie andere Standardunterlagen den Vergabeunterlagen der Vergabeakte hinzugefügt werden kann.

Sie enthält die im Modul „Verfahrensangaben – Wertung“ angegebenen Kriterien und kann von den Unternehmen ausgefüllt mit dem Angebot zurückgesendet werden. Die so eingesendeten Bieterantworten werden vom VMS automatisch eingelesen und im Bereich „Angebotswertung“ angezeigt.

So können Nutzer die Bewertungen der einzelnen Angebote mittels vorliegender Antworten des Unternehmens in einer Oberfläche durchführen.

Dabei werden die eingelesenen Bieterantworten strukturiert den jeweiligen Kriterien übersichtlich zugeordnet. Nutzer können für jedes Angebot die eingereichten Antworten zu den Zuschlagskriterien einsehen, vergleichen und die Bewertung nachvollziehbar dokumentieren.

Bei mehreren eingereichten Excel-Dateien ermöglicht das System eine Auswahl, sodass im Falle von Nachreichungen oder Korrekturen immer die korrekte Datei für die Auswertung herangezogen werden kann. Fehler beim Einlesen werden dem Nutzer unmittelbar angezeigt, sodass eine schnelle Korrektur möglich ist.

Die Verwendung der Datei „Zuschlagskriterien.xls“ trägt somit wesentlich zur Standardisierung und Vereinfachung des Auswertungsprozesses bei. Gleichzeitig wird die Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit erhöht, da alle Schritte – vom Einreichen der Datei bis zur Bewertung – im VMS dokumentiert und archiviert werden.