Das cosinex Beschaffungsmanagementsystem wird kontinuierlich um neue Funktionen ergänzt, die Beschaffungs- und Vergabeverfahren vereinfachen, beschleunigen und digitalisieren. In dieser Beitragsreihe stellen wir besondere Arbeitserleichterungen vor.

So erleichtert das cosinex Beschaffungsmanagementsystem den Beschaffungsalltag

Die im Modul „Verfahrensangaben – Wertung“ angegebenen Kriterien können den Vergabeunterlagen als befüllbare Excel-Datei beigefügt werden. Im Bereich „Standardunterlagen“ wird dafür die Datei „Zuschlagskriterien.xls“ angeboten, die ebenso wie andere Standardunterlagen den Vergabeunterlagen der Vergabeakte hinzugefügt werden kann.

Sie enthält die im Modul „Verfahrensangaben – Wertung“ angegebenen Kriterien und kann von den Unternehmen ausgefüllt mit dem Angebot zurückgesendet werden. Die so eingesendeten Bieterantworten werden vom BMS automatisch eingelesen und im Bereich „Angebotswertung“ angezeigt.

So können Nutzer die Bewertungen der einzelnen Angebote mittels vorliegender Antworten des Unternehmens in einer Oberfläche durchführen.

Aus VMS wird BMS

Mit der Version 13 des cosinex VMS haben wir im März 2026 dessen Umbenennung in das Beschaffungsmanagementsystem vollzogen. Mit ihr tragen wir den Veränderungen der Beschaffungspraxis der vergangenen Jahre Rechnung und schaffen die Grundlage für cosinex SmartProcure – die Plattform, die mitdenkt.

Dabei werden die eingelesenen Bieterantworten strukturiert den jeweiligen Kriterien übersichtlich zugeordnet. Nutzer können für jedes Angebot die eingereichten Antworten zu den Zuschlagskriterien einsehen, vergleichen und die Bewertung nachvollziehbar dokumentieren.

Bei mehreren eingereichten Excel-Dateien ermöglicht das System eine Auswahl, sodass im Falle von Nachreichungen oder Korrekturen immer die korrekte Datei für die Auswertung herangezogen werden kann. Fehler beim Einlesen werden dem Nutzer unmittelbar angezeigt, sodass eine schnelle Korrektur möglich ist.

Die Verwendung der Datei „Zuschlagskriterien.xls“ trägt somit wesentlich zur Standardisierung und Vereinfachung des Auswertungsprozesses bei. Gleichzeitig werden die Nachvollziehbarkeit und die Revisionssicherheit erhöht, da alle Schritte – vom Einreichen der Datei bis zur Bewertung – im BMS dokumentiert und archiviert werden.

Durch ‚Auswahl hinzufügen- werden die ausgewählten Standardunterlagen den entsprechenden Dokumentengruppen hinzugefügt.
Beispiel einer ausgefüllten Datei „Zuschlagskriterien.xls“

Funktion zum Einlesen der Bieterantworten aus einer mitgelieferten Excel-Datei. 2: Eingeklappte Standard Ansicht für Bieteranworten. 3: Ausgeklappte Bieterantwort.

Vergabemanagement mit dem cosinex BMS

Das kostenfreie Webinar „Vergabe­management mit dem cosinex BMS“ richtet sich an alle, die das ­Beschaffungsmanagement­system kennen­lernen möchten.

In rund 45 Minuten erhalten die Teilnehmenden einen kompakten Einblick in das BMS.

28. Mai, 10:00 Uhr
10. Juni, 10:00 Uhr
30. Juni, 10:00 Uhr
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