Worum handelt es sich bei CPV-Codes genau? Wie können Sie die passenden CPV-Codes schnell und einfach suchen und finden? Diese und weitere Fragen beantworten wir in diesem Überblicksbeitrag, geben praktische Tipps und stellen die wichtigsten Herausforderungen im Umgang mit dem CPV-Code dar.
Was ist ein CPV-Code? Was heißt CPV?
CPV (Common Procurement Vocabulary, zu Deutsch: Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge) ist der europaweite Standard für die Codierung EU-weiter Bekanntmachungen. Die Europäische Kommission hat den Standard 1993 mit dem Ziel ausgearbeitet, das öffentliche Auftragswesen transparenter und effizienter zu gestalten. Das CPV-Vokabular umfasst weit über 9.000 Begriffe zur Auflistung der Güter, Arbeiten und Dienstleistungen, die im Beschaffungswesen allgemein benötigt werden.
Laut Angaben der EU-Kommission ist der CPV-Code eines der am häufigsten verwendeten Suchkriterien für Bekanntmachungen in TED (Tenders Electronic Daily). In Deutschland wie auch in vielen anderen EU-Mitgliedsstaaten kommt der CPV-Code auch bei Unterschwellenvergaben zum Einsatz.
Mit der CPV-Klassifizierung sollen öffentliche Auftraggeber und Unternehmen beziehungsweise Bieter leichter zueinander finden: Unternehmen stehen vor der Herausforderung, für sie passende Aufträge und Bekanntmachungen zu recherchieren. Vergabestellen verfolgen wiederum das Ziel, die eigenen Ausschreibungen für Unternehmen gut auffindbar zu machen, um so viele geeignete Angebote zu erhalten.
Rechtsgrundlage
Die Europäische Kommission hat einen Vorschlag für eine Verordnung des Europäischen Parlaments und des Rates angenommen, durch die das Gemeinsame Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV) zum einzig zulässigen Klassifikationssystem für öffentliche Aufträge in der EU werden soll. Die Verordnung Nr. 2151/2003 über das Gemeinsame Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV) führte die verpflichtende Verwendung des CPV ab dem 16. Dezember 2003 ein.
Aufbau und Struktur des CPV-Standards
Der numerische CPV-Code umfasst acht Ziffern und ist unterteilt in:
- Abteilungen, die durch die beiden ersten Ziffern des Codes bezeichnet werden
- Gruppen, die durch die drei ersten Ziffern des Codes bezeichnet werden
- Klassen, die durch die vier ersten Ziffern des Codes bezeichnet werden
- Kategorien, die durch die fünf ersten Ziffern des Codes bezeichnet werden
CPV-Codes sind in einer hierarchischen Baumstruktur angeordnet, bei der unterhalb von Oberkategorien spezifischere Unterkategorien vorliegen. Produkte oder Leistungen stellen dabei die allerunterste Ebene dieser Hierarchie dar. So sind „Putzarbeiten“ eine konkrete Leistung, die ihrerseits Teil der Kategorie „Baufertigstellung“ ist. Diese Kategorie enthält aber nicht nur eine konkrete Leistung, sondern gleichzeitig auch weitere Kategorien, wie z.B. „Anstrich- und Verglasungsarbeiten“ oder „Bodenbelags- und Wandverkleidungsarbeiten“.
Jeder Teil der CPV-Struktur, egal ob Kategorien, Unterkategorien oder die einzelnen Produkte oder Leistungen selbst, besitzt immer eine eindeutig zugeordnete CPV-Code-Nummer (Produkte bzw. Leistungen sind also „konkret“).
Die CPV-Baumstruktur, dargestellt im cosinex Vergabemarktplatz
Vorgaben der EU zur Verwendung des CPV-Codes
2020 hat die EU-Kommission aufgrund der – aus ihrer Sicht – zu häufig fehlerhaften Verwendung der CPV-Codes eine neue Vorgabe für EU-Bekanntmachungen eingeführt.
Gemäß der Regel „R388“ muss bei Bekanntmachungen von
- Lieferleistungen der Haupt-CPV-Code aus den Abteilungen 0 bis 44 oder 48,
- Bauarbeiten der Haupt-CPV-Code aus der Abteilung 45 und
- bei Dienstleistungen der Haupt-CPV-Code aus den Abteilungen 49 bis 98
ausgewählt werden. Die ersten beiden Ziffern geben die entsprechenden Abteilungen an und stellen die erste Ebene des als Baum aufgebauten Codes dar.
cosinex Lösungen bieten bereits seit Bekanntmachung der Änderung eine Hilfestellung an. Seit April 2020 hilft auch die CPV-Code-Suchmaschine cpvcode.de bei der Einhaltung der neuen Vorgabe: Die drei Leistungsarten (Bau-, Liefer- und sonstige Dienstleistungen) werden dort mit Hilfe einer grafischen Kennzeichnung integriert.
Praxishinweise für die Nutzung von CSV-Codes
Damit Vergabestellen einen möglichst breiten Bieterkreis erreichen und umgekehrt Unternehmen keine für sie relevante Bekanntmachung übersehen, empfehlen wir die Berücksichtigung der folgenden Hinweise.
Für Vergabestellen
Die CPV-Kategorie sollte im Hinblick auf die ausgeschriebene Leistung möglichst präzise, im Sinne des hierarchischen Kategoriebaums also „tief“, ausgewählt werden.
In Zweifelsfällen und insbesondere dann, wenn mehrere Fachlose ausgeschrieben werden, sollten möglichst mehrere CPV-Codes ausgewählt werden. Es gilt die Faustregel: Lieber zu viele als zu wenige CPV-Codes verwenden.
Neben einer Suche nach CPV-Codes bietet der cosinex Vergabemarktplatz auch die Möglichkeit einer Volltextsuche über die Bekanntmachung selbst. Daher sollten trotz Angabe des CPV-Codes in der Beschreibung des Auftragsgegenstandes auch einschlägige Begriffe und Synonyme verwendet werden.
Für Unternehmen und Bieter
Für die Recherche nach interessanten Ausschreibungen durch Unternehmen ist es wichtig zu wissen, dass ein Öffentlicher Auftraggeber (bei EU-weiten Ausschreibungen) lediglich verpflichtet ist, die Anforderungsspezifikationen in seiner Bekanntmachung ausreichend genau anzugeben (siehe oben).
Bei der Auswahl der Kategorien sowohl in der manuellen Suche als auch bei der Einrichtung von Suchprofilen sollten eher übergeordnete Kategorien ausgewählt werden. Eine zu „tiefe“ Auswahl im Kategoriebaum kann dazu führen, dass Ausschreibungen übersehen werden, wenn die Vergabestelle die Ausschreibung nicht entsprechend präzise einsortiert hat.
Wir empfehlen, alternative Suchprofile anzulegen, die auch im Rahmen einer möglichen Volltextsuche die Bekanntmachungen nach einschlägigen Begriffen, Gewerken und möglichen Synergien durchsuchen. Im Zweifel probieren Sie aus, über welches Suchprofil Sie die besten Treffer erhalten.
Verwenden Sie neben der Suche in den CPV-Codes immer auch die Möglichkeit der Volltextsuche und probieren Sie am besten auch mögliche Synonyme (Laptops, Notebooks, Tragbare Computer etc.).
Begriffe im Rahmen einer Volltextsuche in Kombination mit der Auswahl eines CPV-Codes innerhalb eines Suchprofils oder einer Suche sollten Sie nur im Ausnahmefall verwenden. Die Profile sind so gestaltet, dass beide Anforderungen vorliegen müssen, d.h., dass Sie die Ausschreibung nur finden, wenn in der ausgewählten Kategorie auch der Begriff vorkommt, nicht jedoch, wenn er in einer Bekanntmachung in einer anderen Kategorie vorkommt.
CPV-Codes suchen und finden mit unserer Suchmaschine
Seit 2015 unterstützen wir Vergabestellen bei der einfachen und effizienten Recherche nach passenden CPV-Codes mit der Suchmaschine www.cpvcode.de. Eine Kurzanleitung zur Nutzung des Dienstes bieten wir hier an.
cpvcode.de wird durch uns kontinuierlich weiterentwickelt. So ist seit 2017 die Coderecherche auch über Synonyme möglich. Nutzer erhalten bei der Suche nach gängigen Leistungen wie „Notebook“ oder „Trockenbau“ dabei Vorschläge für CPV-Codes, die für eine mögliche Klassifizierung einer Ausschreibung verwendet werden können, in den vorgenannten Beispielen etwa „Tragbare Computer“ (30213100-6) oder „Gipskartonarbeiten“ (45324000-4).
Im gleichen Jahr haben wir cpvcode.de eine europäische Schwester an die Seite gestellt: Die EU-weite CPV-Code Suchmaschine www.cpvcode.eu kann auch in den Sprachen Englisch, Französisch, Deutsch und Bulgarisch genutzt werden.
Seit 2023 ermöglicht cpvcode.de zudem auch die vereinfachte Recherche nach Codelisten und deren Übertragung in Anwendungen wie das cosinex Vergabemanagementsystem.
Wie genau muss der CPV-Code sein?
Bereits 2014 beschäftigte sich die Vergabekammer des Bundes mit der Frage, wie präzise die Zuordnung eines CPV-Codes eines Vergabeverfahrens beziehungsweise einer Bekanntmachung durch eine Vergabestelle erfolgen muss und welche Rechtsfolgen sich für das Vergabeverfahren bei einer ungenauen Verwendung des CPV-Codes ergeben.
Im konkreten Fall hatte der Antragsteller die Vergabestelle um eine Verlängerung der Angebotsfrist gebeten, da sein mit der Recherche nach Bekanntmachungen beauftragter Dienstleister ihm die Ausschreibung nicht zur Verfügung stellte. Als Grund führte er an, dass die Veröffentlichung einer bestimmten CPV- Kategorie nicht zugeordnet war, weshalb das Unternehmen erst spät von der Ausschreibung erfuhr.
Die Bitte um Fristverlängerung wurde von der Vergabestelle abgelehnt, das Unternehmen rügte und beantragte die Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens.
Die VK Bund lehnte den Nachprüfungsantrag zu Gunsten der Vergabestelle als unbegründet ab, da die Bekanntmachung ordnungsgemäß erfolgte.
Die „Anleitung zum Gemeinsamen Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)“ der Europäischen Kommission (unter Ziffer 6.2, S. 10) regele, dass der öffentliche Auftraggeber versuchen „sollte“, einen Code zu finden, der möglichst genau mit seinem Bedarf übereinstimmt. Die Vergabestelle sei hingegen nicht verpflichtet, einen noch genaueren CPV-Code anzugeben.
Es muss also nicht der eindeutigste CPV-Code für eine Ausschreibung ausgewählt werden. Angesichts der Komplexität des CPV-Code-Baums und der in Teilen praxisfernen CPV-Codes erscheint diese Entscheidung durchaus praxisgerecht.
Ein Freifahrtschein bei der Auswahl des CPV-Codes bei EU-weiten Vergabeverfahren ist hierin allerdings nicht zu sehen, denn ob diese Auffassung auch gelten würde, wenn die Vergabestelle nicht einen allgemeineren, sondern einen tatsächlich falschen CPV-Code ausgewählt hätte, bleibt offen.
Häufige Fehler bei der Nutzung von CPV-Codes
Mutmaßlich wird eine signifikante Anzahl potenzieller Aufträge von qualifizierten Unternehmen nicht gefunden, weil der öffentliche Auftraggeber falsche oder unpräzise CPV-Codes ausgewählt hat oder Unternehmen nach den falschen CPV-Codes suchen.
Durch uns im Jahr 2020 durchgeführte Auswertungen zeigen, dass sich die CPV-Codes, nach denen potenzielle Bieter recherchieren, nur begrenzt mit den von öffentlichen Auftraggebern vergebenen Codes überschneiden.
So wählen Unternehmen oft CPV-Codes aus, die ihren Tätigkeitsbereichen entsprechen, berücksichtigen dabei aber die sprachliche Mentalität der öffentlichen Auftraggeber in unzureichendem Maße. Letztere haben wiederum das Ziel, den eigentlichen Auftragsgegenstand so konkret wie möglich zu beschreiben.
Eine Umfrage unter den Teilnehmern des ersten Vergabesymposiums ergab unter anderem, dass 45 Prozent der Befragten (überwiegend) den CPV-Code der Hauptkategorie verwenden, also der Abteilung und damit der höchsten Ebene des CPV-Baums.
Knapp die Hälfte (49 Prozent) gaben an, sich um die präziseren Codes aus den Unterkategorien (Gruppe, Klassen) zu bemühen. 6 Prozent der Teilnehmer achten nicht auf die Kategorien, sondern orientieren sich an den Suchergebnissen einer Volltextsuche über den CPV-Code, wie ihn beispielsweise die Suchmaschine CPVCode.de bietet.
Wird der CPV-Standard weiterentwickelt?
2017 hat die EU-Kommission ein Projekt unter Beteiligung von cosinex initiiert, um den Klassifikationsstandard CPV weiterzuentwickeln. Eine internationale Arbeitsgruppe aus Vertretern der Verwaltung, der Forschung sowie privater Dienstleister und der EU-Kommission empfahl im Ergebnis die vollständige Überarbeitung des Klassifikationsstandards.
Dass die Überarbeitung des Standards seither stockt, ist vor allem auf die enge Verknüpfung mit den Vergaberichtlinien zurückzuführen, in denen mehrere Codes sowohl textlich als auch numerisch festgelegt sind.
Weiterführende Quellen
- Anleitung zum Gemeinsamen Vokabular für öffentliche Aufträge der Europäischen Union
- Empirische Studie zur Verwendung des CPV-Codes: Teil 1 und Teil 2
