Die Umsetzung der eForms hat eine der umfangreichsten Anpassungen in unseren Lösungen erforderlich gemacht. Unsere Entwicklerteams arbeiten nach wie vor daran, den Funktionsumfang im Hinblick auf die EU-weiten Veröffentlichungstypen zu erweitern.
Mit der Version 9.5 des cosinex Vergabemarktplatzes ermöglichen wir die Erstellung und Veröffentlichung von eForms-Bekanntmachungen über Auftragsänderungen für die Vergabeordnungen VgV, VOB und SektVO. So können Nutzer über Vertragsänderungen während der Laufzeit informieren. Diese und alle weiteren Änderungen werden in den kommenden Wochen schrittweise allen Nutzern von Vergabeplattformen auf Basis des cosinex Vergabemarktplatz bereitgestellt.
Anlegen von Auftragsänderungen
Auftragsänderungen werden aus bestehenden Projekträumen einer eForms-Vergabebekanntmachung über das Modul „Auftragsänderungen“ angelegt und in eigenständigen Projekträumen erfasst beziehungsweise veröffentlicht.
Generell können beliebig viele Auftragsänderungen angelegt werden, wobei folgende Voraussetzungen erfüllt sein müssen:
- Die eigentliche Vergabebekanntmachung wurde erfolgreich bei der EU veröffentlicht.
- Eine gegebenenfalls zuvor erstellte Auftragsänderung wurde erfolgreich bei der EU veröffentlicht.
- Eine Direktanlage von Auftragsänderungen über den Projektanlageassistenten beziehungsweise eine Kopie aus den Projektlisten ist nicht möglich.
- Auftragsänderungen im eForms-Format sind für alle eForms-Vergabebekanntmachungen möglich, die nach dem 25. Oktober 2023 angelegt wurden.
- Bekanntmachungen über Auftragsänderungen können auch dann erstellt und veröffentlicht werden, wenn die entsprechenden Vergabebekanntmachungen aus dem cosinex Vergabemanagementsystem (VMS) an den VMP übertragen wurden.
Datenerfassung und -übernahme
Im Zuge des Anlegens werden die Verfahrensangaben der Auftragsänderung mit den Daten aus der Vergabebekanntmachung und gegebenenfalls weiteren vorgelagerten Projekträumen (Auftragsbekanntmachungen) vorbefüllt. Wurde bereits eine Auftragsänderung für dieses Verfahren veröffentlicht, erfolgt die Datenübernahme aus der zuletzt veröffentlichten Auftragsänderung.
Da es sich bei der Auftragsänderung um eigenständige eForms-Formulare handelt, existieren im Standard eForms-DE gesonderte Anforderungen an diese Formulare, so dass unter Umständen zusätzliche Informationen zu erfassen sind, die zuvor in der Vergabebekanntmachung nicht erfasst werden mussten. Entsprechende Pflichtangaben werden in den einzelnen Abschnitten der Verfahrensangaben gekennzeichnet und vor Veröffentlichung validiert.
Darüber hinaus können aus vorherigen Bekanntmachungen automatisch übernommene Daten geändert werden.
Datenübernahme bei Losaufteilung
Im Fall einer Losaufteilung werden aus der Vergabebekanntmachung nur die Lose übernommen, denen im Abschnitt Verträge ein Vertrag zugeordnet wurde. Lose ohne den Gewinnerauswahlstatus „Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.“ werden weder im Abschnitt Lose noch im Abschnitt Vergabeergebnisse der Auftragsänderung abgebildet. Ebenso können keine neuen Verträge hinzugefügt oder bestehende gelöscht werden.
Änderungsdokumentation
Innerhalb der Verfahrensangaben müssen die Änderungen im Schritt Änderungsdokumentation abschließend beschrieben werden. Wurden mehrere Verträge geändert, ist je Vertrag eine eigene Dokumentation zu erfassen. Die Tabelle bietet zudem eine Übersicht aller Änderungsdokumentationen sowie die Auftragsnummer und Bezeichnung des Vertrages.
Innerhalb der Dokumentation müssen neben der Begründung für die Änderung auch die inhaltlichen Änderungen dokumentiert werden. Die Auswahlmöglichkeit „Vertrag“ listet alle zur Verfügung stehenden Verträge mit der Auftragsnummer und Bezeichnung auf.
Dokumentation der Änderungen je Vertrag über die entsprechenden Pflichtfelder
Veröffentlichung
Wurden alle Informationen erfasst, kann die Bekanntmachung über Auftragsänderungen über das Modul „Veröffentlichung“ veröffentlicht werden.
Entsprechende Bekanntmachungen können aus dem Vergabemarktplatz heraus an folgende Plattformen und Veröffentlichungsorgane übermittelt:
- Datenservice Öffentlicher Einkauf (DÖE)
- service.bund.de
- Hessische Ausschreibungsdatenbank (HAD) (für Mandanten, für die die Schnittstelle zur HAD aktiviert ist)
- Weitere Vergabeplattformen auf Basis des cosinex Vergabemarktplatz (soweit für den jeweiligen Mandanten entsprechende Schnittstellen aktiviert sind)
Vorschau
Auch für Bekanntmachungen über Auftragsänderungen steht die Vorschaufunktion im Weiterleitungsorgan „Datenservice Öffentlicher Einkauf“ zur Verfügung.
Navigationsmöglichkeit bei mehreren Auftragsänderungen
Sofern mehrere Auftragsänderungen bestehen, kann zwischen diesen über den Projektraumkopf oder aus dem Modul „Auftragsänderungen“ heraus navigiert werden.
„Bestehende Verknüpfungen“ im Projektraumkopf und das Modul „Auftragsänderungen“ listen alle Auftragsänderungen zu diesem Verfahren auf.
Weitere Verbesserungen für Vergabestellen
Löschen von Benutzerkonten
Vor der VMP-Version 9.5 war es nicht möglich, Benutzerkonten zu löschen, wenn diese die einzigen verbliebenden Nutzer waren, die auf einen oder mehrere Projekträume zugreifen konnten. Diese Funktionalität wird nun mit der VMP-Version 9.5 bereitgestellt. Um zu verhindern, dass damit Projekträume beziehungsweise Vergabeverfahren innerhalb eines Mandanten entstehen, auf die kein Nutzer mehr Zugriff hat, werden solche allen Nutzern zugänglich gemacht, die über die Rolle „Mandantenweites Projektzugriffsrecht“ besitzen.
Weitere Verbesserungen für Bieter
Angebotsabgabe: Aktualisierung der unterstützten Signaturkarten und Kartenlesegeräte
Mit der VMP-Version 9.5 wurden die technischen Bibliotheken für die Ansteuerung aktueller Signaturkarten und der entsprechenden Lesegeräte aktualisiert, welche für die Nutzung der qualifizierten elektronischen Signatur benötigt werden.
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Titelbild: Adobe Stock – Galina Zhigalova