Mit einem Klick zur Dokumentation der Angebotsprüfung

Das cosinex Vergabemanagementsystem wird kontinuierlich um neue Funktionen ergänzt, die Beschaffungs- und Vergabeverfahren vereinfachen, beschleunigen und digitalisieren. In dieser Beitragsreihe stellen wir besondere Arbeitserleichterungen vor.

Wer öffentliche Ausschreibungen durchführt, kennt den Aufwand: Die Angebots- und Eignungsprüfung umfasst eine Vielzahl von Aspekten, die je Angebot und oft sogar je Los einzeln geprüft und dokumentiert werden müssen; etwa, ob der Teilnahmeantrag oder das Angebot frist- und formgerecht eingegangen ist, alle geforderten Nachweise beigefügt wurden oder Nebenangebote als gleichwertig gewertet werden können.

Das cosinex Vergabemanagementsystem (VMS) unterstützt diese Prüfungen durch einen detaillierten Fragenkatalog – eine wertvolle Hilfe für alle, die nur gelegentlich Vergabeverfahren betreuen oder mit wechselnder Zuständigkeit daran beteiligt sind. Für erfahrene Vergabestellenmitarbeitende hingegen genügt oft ein schneller Blick, um zu erkennen, ob ein Angebot vollständig und regelkonform ist.

Für genau diese Fälle bietet das VMS eine einfache Möglichkeit, den Erfassungssaufwand erheblich zu reduzieren: Mit nur einem Klick können alle eingegangenen Angebote und Lose als „positiv geprüft“ dokumentiert werden – und zwar sowohl für die formale Prüfung, für die die Eignungsprüfung und bei der Bewertung der Gleichwertigkeit von Nebenangeboten.

So lassen sich Routineprüfungen automatisieren, während gleichzeitig volle Kontrolle und Nachbearbeitungsmöglichkeiten bestehen bleiben: Auffällige Angebote können im Anschluss weiterhin gezielt dokumentiert, kommentiert oder ausgeschlossen werden.

Ob im Arbeitsalltag erfahrener Beschafferinnen und Beschaffer oder als Einstieg in ein strukturiertes digitales Vergabemanagement – die 1-Klick-Dokumentation zeigt exemplarisch, wie sich Prüfprozesse mit System automatisieren lassen, ohne die individuelle Bewertung aus dem Blick zu verlieren.

So funktioniert die 1-Klick-Dokumentation im VMS

Die 1-Klick-Dokumentation ergänzt die bestehenden Prüfmöglichkeiten im VMS um eine zeitsparende Option: Statt für jedes Angebot einzeln durch die Prüfmaske zu navigieren, kann der Status „positiv geprüft“ für alle eingegangenen Angebote und Lose mit nur einem Klick dokumentiert werden – je nach Bedarf für die formale Prüfung, die Eignungsprüfung oder die Prüfung der Gleichwertigkeit bei Nebenangeboten.

Dabei bleibt die volle Flexibilität erhalten: Bereits dokumentierte Detailprüfungen, wie etwa Ausschlüsse oder individuell bewertete Kriterien, werden nicht überschrieben. Auch nach Durchführung der 1-Klick-Dokumentation können alle Einträge nachträglich angepasst, ergänzt oder entfernt werden.