Wirtschaftlichkeitsermittlung außerhalb des BMS

Das cosinex Beschaffungsmanagementsystem wird kontinuierlich um neue Funktionen ergänzt, die Beschaffungs- und Vergabeverfahren vereinfachen, beschleunigen und digitalisieren. In dieser Beitragsreihe stellen wir besondere Arbeitserleichterungen vor.

Das Beschaffungsmanagementsystem unterstützt auf Basis unterschiedlicher Wertungsmethoden die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes. Zum Teil wird aufgrund externer Vorgaben, des ausgeschriebenen Leistungsgegenstands oder der Komplexität des Vorhabens die Wirtschaftlichkeitsermittlung auch außerhalb des BMS durchgeführt, zum Beispiel mithilfe von Excel oder vergleichbaren Anwendungen.

Um die Dokumentation einer solchen externen Wertung im BMS zu vereinfachen, wurde die Möglichkeit geschaffen, deren Ergebnisse auch innerhalb der E-Vergabeakte strukturiert zu dokumentieren.

Dabei kann in den Verfahrensangaben bereits ausgewählt werden, ob die spätere Rangfolge absteigend (höchster Wert = bester Wert) oder aufsteigend (niedrigster Wert = bester Wert) ermittelt wird. So lassen sich auch die Fälle der Abgebotsverfahren (etwa im Bereich der Arzneimittel-Rabattverträge) einfach dokumentieren.

Die im externen Tool berechneten Ergebnisse können als Datei in die E-Vergabeakte hochgeladen und den jeweiligen Angeboten zugeordnet werden. So bleibt die Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit auch bei einer externen Wirtschaftlichkeitsberechnung gewährleistet. Das BMS ermöglicht es zudem, ergänzende Erläuterungen oder Kommentare zur externen Wertung zu hinterlegen, sodass die Bewertungslogik und die getroffenen Entscheidungen für alle Beteiligten transparent bleiben. Änderungen oder Ergänzungen an der externen Wertung werden im System protokolliert, was die Rechtssicherheit zusätzlich erhöht.

Das BMS unterstützt verschiedene Dateiformate, sodass neben Excel auch Formate wie PDF oder Word als Nachweis oder Dokumentation der externen Wertung abgelegt werden können. Für die Dokumentation empfiehlt es sich, die Bewertungsmethodik und die verwendeten Formeln im BMS zu beschreiben, um auch bei späteren Prüfungen eine lückenlose Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.