Dokumentation von Kommunikation im VMS

Das cosinex Vergabemanagementsystem wird kontinuierlich um neue Funktionen ergänzt, die Beschaffungs- und Vergabeverfahren vereinfachen, beschleunigen und digitalisieren. In dieser Beitragsreihe stellen wir besondere Arbeitserleichterungen vor.

Die Kommunikation zwischen Vergabestelle und Unternehmen vollständig zu dokumentieren, stellt im Arbeitsalltag eine Herausforderung dar. Im cosinex Vergabemanagementsystem unterstützt das Kommunikationsmodul Vergabepraktiker dabei.

Das VMS stellt für jedes Vergabeverfahren einen eigenen Kommunikationsbereich bereit. Hier laufen alle Nachrichten, Benachrichtigungen und Dokumente zusammen – sowohl für die interne Kommunikation im Team als auch für den Austausch mit Unternehmen. Die Vorteile:

• Alle Nachrichten sind revisionssicher dokumentiert.
• Kommunikation ist nachvollziehbar und zentral einsehbar.
• Transparenz für alle berechtigten Teammitglieder.

Das Modul ermöglicht den Versand von Kommunikationsnachrichten per E-Mail direkt aus dem VMS heraus an Unternehmen. Damit entfällt die zusätzliche manuelle Dokumentation von Kommunikation im Vergabeverfahren.

Dabei können beliebige Dateianhänge per E-Mail an die Unternehmen versendet werden. Optional kann über eine separate Funktion eine Anlage automatisch erzeugt werden, welche den aktuellen Stand der Vergabeunterlagen als ZIP-Archiv der E-Mail beifügt. Jedes Unternehmen erhält eine separate E-Mail ohne Kenntnis der weiteren Empfänger.

Im Kommunikationsmodul können Nachrichten erst dann erfasst und/oder versendet werden, wenn für das jeweilige Unternehmen auch eine Anfrage dokumentiert wurde. Hiermit wird verhindert, dass Anfragen fälschlicherweise als allgemeine Kommunikationsnachricht versendet werden und nicht als Anfrage im Modul „Preisermittlung“.