Mit der Version 9.4 des cosinex Vergabemarktplatzes (VMP) setzen wir die aktuelle eForms-DE Spezifikation 1.2 um. Dabei folgen wir unserem Anspruch, die Erstellung der eForms-Bekanntmachungen so intuitiv wie möglich zu gestalten.

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Die nationale Ausgestaltung der eForms wird in Deutschland über die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) gesteuert. Sie veröffentlicht das so genannte GDK (German Development Kit), welches aus dem fachlichen eForms-DE Standard sowie einem Software Development Kit (SDK) besteht, das die Vorgaben in technischer Form beschreibt. Jüngst hat die KoSIT die eForms-DE 1.2 Spezifikation veröffentlicht, die hier eingesehen werden kann. Die infolge der neuen Spezifikation entstandenen Anforderungen setzen wir mit dem Vergabemarktplatz in der Version 9.4 um.

Änderungen durch eForms 1.2

Der Standard führt aufgrund neuer Pflichtigkeiten und verschärfter Regeln zu weiteren Datenfeldern im VMP, die wir bisher zur Reduzierung der Komplexität nicht abgebildet haben. Dies betrifft beispielsweise das „Datum der Auswahl des Gewinners“ im Abschnitt Verträge: In der Bekanntmachung über das Ergebnis des Wettbewerbs (VgV) ist dieses Datum nun pflichtig zu erfassen, sofern ein Vertrag erfasst wurde. Auch die „Kennung des Angebots“ im Abschnitt Verträge, das zum erfolgreichen Abschluss des Vertrags geführt hat, ist nun pflichtig zu erfassen.

Nicht länger pflichtig ist hingegen die Angabe der „Staatsangehörigkeit(en) des/der Eigentümer(s)“ des Wirtschaftsteilnehmers, zu dessen Gunsten der Zuschlag erteilt wurde, sofern das beauftragte Unternehmen nicht börsennotiert ist – siehe hierzu unser Blogbeitrag vom 21. September 2023. Diese Geschäftsregel wurde im Standard eForms-DE 1.2 angepasst, so dass die Angabe optional ist, sofern keine Börsennotierung vorliegt. Ist das Unternehmen börsennotiert, ist die Angabe der Staatsangehörigkeit nicht erlaubt.

Überarbeitet wurde auch die Angabe der besonderen Eignung für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) – unterschieden nach Freiberuflern, Selbstständigen und Start-ups. Der neue Standard 1.2 erlaubt hier nun eine Mehrfachauswahl und wurde zudem um die Option „sonstige KMU“ ergänzt. Auch hierüber hatten wir im cosinex Blog informiert.

Die Erfassung der besonderen Eignung für KMU im Abschnitt Auftragsgegenstand bzw. Lose

Neuerungen bei den Projekträumen

Wird in der neuen VMP-Version 9.4 ein eForms-Projektraum angelegt, so wird diesem automatisch der eForms-DE Standard 1.2 zugewiesen. Es ist also nicht mehr möglich, eForms-Projekträume im eForms-DE Standard 1.1 zu erstellen. Auch bei der Anlage von nachgelagerten Projekträumen (zum Beispiel einer Vergabebekanntmachung) wird ein eForms 1.2 Projektraum angelegt, selbst wenn der vorgelagerte Projektraum auf dem eForms-DE Standard 1.1 basiert. Wie gewohnt werden in diesem Kontext so viele Informationen wie möglich aus dem vorgelagerten Projektraum übernommen, insbesondere im Bereich der Verfahrensangaben.

Auch bei einer Kopie eines Projektraums über die Projektlisten wird dem kopierten Projektraum automatisch der eForms-DE 1.2 Standard zugewiesen und alle möglichen Informationen werden aus den Verfahrensangaben übernommen.

Projekträume, welche auf dem eForms-DE 1.1 Standard basieren, können bis zum 28.02.2025 veröffentlicht werden. Analog verhält es sich mit Berichtigungen zu diesen Verfahren.

Vergabestellen können in Modul Basisdaten eines Projektraums erkennen, auf welcher eForms-DE-Version der Projektraum basiert:

Im Feld „Projekt“ in den Basisdaten kann die eForms-GDK-Version des Projektraumes abgelesen werden.

Weitere Hilfestellungen und Eingabeunterstützungen

Mit der VMP-Version 9.4 wurden viele Verbesserungen hinsichtlich der Geschäftsregeln und Fehlermeldungen vorgenommen. So wurden nahezu alle relevanten Fehlermeldungen, welche zuvor im Wortlaut der EU beziehungsweise des Datenservice Öffentlicher Einkauf verwendet wurden, vereinfacht, verkürzt und um Begrifflichkeiten des VMP ergänzt. Dies betrifft unter anderem Regeln im Zusammenhang mit Rahmenvereinbarungen, Angaben zum Auftraggeber, Angaben zum Gesetz über die Beschaffung sauberer Straßenfahrzeuge und weitere Querabhängigkeiten von erfassten Feldern.

Rahmenvereinbarungen

Bereits in der Vergangenheit haben restriktive Geschäftsregeln der eForms die Komplexität der Erfassung von Angaben zur Rahmenvereinbarung in der Vergabebekanntmachung erhöht.

Durch die VMP-Version 9.4 werden Vergabestellen bei der Befüllung der erforderlichen Felder jetzt noch besser unterstützt. Die Felder „Neugeschätzter Gesamtwert der Rahmenvereinbarungen in diesem Verfahren ohne MwSt. (Summe)“ und „Höchstwert der Rahmenvereinbarungen in diesem Verfahren ohne MwSt. (Summe)“ im Abschnitt Verfahren haben jeweils einen Hinweis erhalten, welcher Wert dort konkret einzutragen ist und wie dieser sich berechnet. Fehlermeldungen wurden überdies auf ihre Verständlichkeit hin angepasst.

Erläuterungen bei Wertangaben

In den eForms-Bekanntmachungen konnte ein Nutzer bislang nicht erkennen, ob bei Wertangaben der Brutto- oder Nettowert eingetragen werden soll. Mit der neuen Version 9.4 erhalten die entsprechenden Bezeichnungen nun den Zusatz: „ohne MwSt.„.

Weiterführende Informationen zur DÖE-Weiterleitung

Mit der VMP-Version 9.4 können mehr Informationen zur Weiterleitung von Oberschwellenverfahren an den Weiterleitungsdienst Datenservice Öffentlicher Einkauf eingesehen werden. Die Weiterleitungsdetails geben nun nicht nur Hinweise auf den Status der Weiterleitung, sondern darüber hinaus auch weitere Informationen über die erfolgreich veröffentlichte Bekanntmachung wie die TED-Veröffentlichungsnummer oder die Links zu den Veröffentlichungen der Bekanntmachung auf dem BKMS oder auf TED. Darüber hinaus wird in den Weiterleitungsdetails von Berichtigungen die Kennung der ursprünglichen Bekanntmachung angezeigt.

Zusätzliche Informationen zur Weiterleitung an den DÖE sind nach erfolgreicher Veröffentlichung in den Weiterleitungsdetails sichtbar.

Weiterleitung einer Bekanntmachung an fremde VMP-Zentralen

Analog zur Unterschwelle kann nun auch für den Oberschwellenbereich je Mandant konfiguriert werden, ob eine Möglichkeit zur Weiterleitung einer Bekanntmachung an fremde VMP-Zentralen besteht, um diese dort zu veröffentlichen.

Online-Viewer für GAEB-Dateien

Wir stellen mit der VMP-Version 9.4 den GAEB-Viewer wieder zur Verfügung. Mit Hilfe dieses Viewers lassen sich so genannte GAEB-Dateien, die insbesondere für Leistungsverzeichnisse im Baubereich verwendet werden, direkt im Vergabemarktplatz online anzeigen. Er steht sowohl Bietern als auch Vergabestellen zur Verfügung und unterstützt die Dateiformate GAEB 90, GAEB 2000 und GAEB XML.

GAEB-Dateien können direkt im VMP mit Hilfe des GAEB-Viewers angeschaut werden.

Prüfung der Freigabe zur Veröffentlichung

Mit der VMP-Version 9.4 kann für Unter- und Oberschwellenverfahren die Freigabe zur Veröffentlichung erst erfolgen, wenn diese zuvor geprüft wurde. Die Prüfung wird durch den Nutzer aktiv angestoßen und prüft im Hintergrund, ob eine Freigabe möglich ist. Insbesondere im Kontext einer eForms-Bekanntmachung wird geprüft, ob die Bekanntmachung allen Vorgaben des eForms-DE Standard in der jeweiligen Version genügt und zum Datenservice Öffentlicher Einkauf gesendet werden kann.

Nach „Freigabe prüfen“ erhält der Nutzer die entsprechenden Fehlermeldungen oder die Bestätigung, dass die Prüfung erfolgreich war. Danach steht die Funktion „Veröffentlichung freigeben“ zur Verfügung.

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