eForms: „Auch für den Unterschwellenbereich wird ein eigener Standard erarbeitet“

Wie steht es um die Standardisierung der Vergabe? Annette Schmidt und Peter Büsing geben auf dem Vergabesymposium am 14. und 15. Mai einen Ausblick auf das Thema.

Annette Schmidt und Peter Büsing kennen die Standardisierung des Vergabeprozesses wie wenige andere: Die Referatsleiterin der Zentralen Vergabestelle beim Ministerium für Wirtschaft, Industrie, Klimaschutz und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen und der Projektleiter für Bund- und Länderprojekte im Themenfeld der elektronischen Beschaffung beim Senator für Finanzen Bremen berichten auf dem Vergabesymposium über die Zukunft von XEinkauf, eForms, XBestellung & Co. Im Interview geben sie einen Einblick in das Thema.

Frau Schmidt, die Standardisierung der öffentlichen Beschaffung findet in Deutschland unter dem Label XEinkauf statt. Auf dem Vergabesymposium berichten Sie gemeinsam mit Herrn Büsing über neue Entwicklungen. Können Sie uns schon einen kleinen Einblick geben?

Annette Schmidt: Standards im Vergabeprozess – warum das alles? Das haben sich bestimmt schon viele Praktiker gefragt. Was in viele Bereichen längst selbstverständlich ist, kommt jetzt auch im öffentlichen Einkauf an. Wir werden zukünftig nicht mehr nur über den Rechtsrahmen oder die Wirtschaftlichkeit diskutieren, sondern auch über die technischen Grundlagen und deren Weiterentwicklung. Durch sie wird der Vergabeprozess vereinheitlicht und für Unternehmen leichter zugänglich. Die öffentliche Verwaltung hat eine weitere Möglichkeit, evidenzbasiert zu agieren.

Welche Ziele werden mit der Standardfamilie verfolgt?

AS: Die Vereinfachung der Prozesse und die Digitalisierung brauchen einheitliche Grundlagen und Rahmenbedingungen, die durch die Standards gesetzt werden. Mit den XÖV-Standards wird der Datenaustausch in der öffentlichen Verwaltung ebenso wie mit Unternehmen im Vergabeprozess spezifiziert.

Ist geplant, neben den bestehenden vier Standards PEPPOL, eForms, XBestellung und XRechnung, weitere hinzuzufügen?

AS: Auch für den Unterschwellenbereich wird ein eigener Standard erarbeitet: die eForms-UNS. Meine Prognose ist, dass dies nicht der letzte bleiben wird. Ich kann mir vorstellen, dass es zum Beispiel auch Standardisierungen bei der Leistungsbeschreibung oder bei Katalogen geben könnte.

Stichwort eForms, Herr Büsing: Dessen Einführung in der Oberschwelle liegt inzwischen über 150 Tage zurück. Wie bewerten Sie mit dieser zeitlichen Distanz den Übergang? Haben Sie Eindrücke oder Erfahrungsberichte aus den anderen EU-Mitgliedsstaaten?

Peter Büsing: Die Einführung von eForms in der Oberschwelle ist im Vergleich zu anderen Mitgliedstaaten fast vorbildlich gelaufen. Wir haben den Terminplan und die originäre, von der EU vorgegebenen Frist als eines der wenigen Länder eingehalten.

PB: Der Übergang war eine große Herausforderung für alle Beteiligten: Bund, Bremen und KoSIT als Projektpartner für die Entwicklung und Einführung, Vergabestellen als Nutzer und die Fachverfahrenshersteller als Umsetzende. Es ist notwendig, kontinuierlich weiterzuarbeiten – und genau dieses geschieht in enger Zusammenarbeit zwischen Verwaltung, Fachverfahrensherstellern und Expertengremien.

PB: Gleiches gilt für die technischen Komponenten im Datenservice Öffentlicher Einkauf, die gemäß erhaltener Rückmeldungen und innerhalb der aktuellen Rahmenbedingungen kontinuierlich angepasst und optimiert werden.

Frau Schmidt verwies auf die geplanten eForms in der Unterschwelle. Das scheint angesichts des Umfangs der anzupassenden Regelungen auf Bundes- und Landesebene ein dickes Brett. Wie weit sind die Planungen gediehen?

PB: Es ist ein „Dickes Brett“. Aber unabhängig vom Willen der EU gibt es zwischen Bund und Bremen und den Kooperationspartnern Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz und KoSIT (Kooperationsprojekt zur Digitalisierung der Beschaffung) den Willen und die Bereitschaft, den eigentlichen Mehrwert mit der Ausgestaltung eForms in der Unterschwelle zu generieren.

Im aktuellen eForms-DE Standard sind ja bereits Formulare für die Unterschwelle enthalten, die beispielsweise durch Bremen genutzt werden.

Der größte Anteil an Vergaben findet in der Unterschwelle statt. Es ist mehr als sinnvoll, nun auch die Unterschwelle auszugestalten um die Anforderungen der Bieter, aber auch von Bund, Ländern und Kommunen besser abbilden zu können. Dabei nutzen wir die Erfahrungen aus dem Oberschwellenbereich, aber auch die bereits aufgebaute Technologie beispielsweise im Datenservice Öffentlicher Einkauf, um das aufgebaute Momentum aufrecht zu erhalten.

Wie sieht der Zeitplan aus und welche Herausforderungen müssen noch überwunden werden?

PB: Das Ziel für 2024 ist es, dass die Basis für die Nutzung von eForms-DE für Vergaben unterhalb der EU-Schwellenwerte sowohl fachlich und technisch als auch regulatorisch gelegt wird und durch erste Bundesländer und den Bund genutzt werden kann.

Frau Schmidt, Herr Büsing, herzlichen Dank für das Gespräch.