„Wir müssen zeigen, wie wichtig strategisch ausgerichtete Beschaffung ist“

Einblicke und Ausblicke auf eine evidenzbasierte Beschaffung im Kontext der Vergabetransformation – das verspricht der Vortrag von Prof. Dr. Michael Eßig, Universität der Bundeswehr, auf dem Vergabesymposium 2024, das am 14. und 15. Mai in Bochum stattfinden wird. Wir sprachen mit dem Vergabeexperten über das Thema.

Herr Prof. Dr. Eßig, ist evidenzbasierte Beschaffung etwa der nächste strategische Aspekt neben Nachhaltigkeit, Innovation & Co.?

Der Begriff kommt grundsätzlich aus der Medizin, wo man die Wirkung eines neuen Medikaments belegen und auf Basis empirischer Untersuchungen nachweisen muss. Und ich glaube, wir müssen den Begriff auf sehr viele andere strategische Entscheidungen ausweiten, auch auf das öffentliche Beschaffungswesen.

Hier geht es insbesondere darum, wie man das Vergaberecht politisch und strategisch steuert und tatsächlich verändert. Dass wir uns um Themen wie ökologische und soziale Nachhaltigkeit, Förderung von Start-ups und ähnliches kümmern, das ist gar nicht mehr die Frage. Jetzt geht es darum, wie sich das wirksam implementieren lässt.

Das betrifft aber auch die einzelne Beschaffungs- oder Vergabeorganisation, wo evidenzbasierte Beschaffung nichts anderes heißt, als eine gute Datengrundlage zu schaffen, um den eigenen Einkauf strategisch zu steuern: Wie viele Lieferanten bewerben sich überhaupt bei mir? Wie stark berücksichtigen wir strategische Aspekte wie Nachhaltigkeit, Innovation, Mittelstand in Vergabeverfahren? Das könnte man unter dem Oberbegriff Beschaffungscontrolling zusammenfassen.

Warum gewinnt das Thema gerade jetzt an Bedeutung?

Weil wir zwischen denjenigen, die öffentliche Beschaffung als ihr Tagesgeschäft betreiben und denjenigen, die auf der politischen Ebene über die Rahmenbedingungen entscheiden, einen deutlich intensiveren Austausch brauchen als bisher. Damit die Rahmenbedingungen so praxisgerecht gestaltet werden, dass am Ende die öffentliche Beschaffung dem Anspruch gerecht werden kann, den sie an sich selbst stellt, nämlich ein strategischer Erfolgsfaktor für die öffentliche Hand zu sein.

Zumal: Wenn wir den Anspruch erheben, dass öffentliche Beschaffung strategisch ist, dann müssen wir im Zweifelsfall auch Behördenleitungen zeigen können, wie wichtig strategisch ausgerichtete Beschaffung für den Erfolg fast jeder öffentlichen Einrichtung ist.

Wenn wir auf die bisherige Evidenzbasierung der öffentlichen Beschaffung insgesamt schauen, wie bewerten Sie da die jüngere Entwicklung der Vergabepraxis?

Tatsächlich sehen wir dieses Thema Evidenzbasierung inzwischen an vielen Stellen: Von der Vergabestatistik über eForms bis hin zum Vergabetransformationspaket.

Aber die Medaille hat natürlich immer zwei Seiten: Auf der einen Seite sind Daten und Statistiken tatsächlich Grundlage für eine systematische Entscheidungsableitung. Auf der anderen Seite muss man diese Daten auch erheben. Und ich weiß aus der Praxis, dass das nicht immer ganz aufwandsarm ist, um es vorsichtig auszudrücken.

Deswegen muss man darauf achten, dass man nur solche Daten erhebt, mit denen man auch wirklich etwas anfangen kann. Und der Prozess muss so benutzerfreundlich und so automatisiert wie möglich gestaltet werden, so dass er zu möglichst geringen Transaktionskosten geschieht.

Was können die Teilnehmerinnen und Teilnehmer des Vergabesymposiums aus Ihrem Fachvortrag mit in die Praxis nehmen?

Wir werden konkrete Instrumente diskutieren, wie man eine evidenzbasierte Beschaffung unter dem Schlagwort Beschaffungscontrolling in seiner eigenen Organisation umsetzen kann. Und natürlich werde ich auch auf empirische Daten eingehen, die wir selbst erhoben haben, so dass man einen Eindruck gewinnt, wo man selber im Vergleich zur Breite der Vergabestellen in Deutschland steht.

Titelbild: Katrin Hauter