Nach der Anbindung von Bedarfsmanagement- und ERP-Systemen an Vergabemanagementsysteme blicken wir auf einen weiteren Anwendungsfall der Integration in Drittsysteme: Die Verbindung von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) oder einer E-Akte mit der E-Vergabe.
Häufig besteht die Anforderung, in einem Vergabemanagementsystem erstellte Vergabeakten spätestens nach Abschluss des Verfahrens an ein zentrales Dokumentenmanagementsystem oder die E-Akte der Vergabestelle zu übergeben. Für die Anbindung solcher Drittsysteme haben sich zwei grundlegende Schnittstellentechniken und -konzepte etabliert.
CMIS-Standard
Die erste umfasst Schnittstellen auf Basis des Content Management Interoperability Services, kurz CMIS-Standard. Dabei handelt es sich um einen internationalen offenen und herstellerunabhängiger Standard zur Anbindung unter anderem von Dokumentenmanagementsystemen. Der Standard wurde erstmals im Jahre 2007 innerhalb des Standardisierungsgremiums OASIS abgestimmt und spezifiziert. Eine Vielzahl der marktgängigen Dokumentenmanagementsysteme und E-Aktensysteme verfügt bereits über entsprechende Schnittstellen auf Basis dieses Standards.
Die Standardschnittstelle auf Basis des CMIS-Standards sollte sich in aller Regel mit wenigen Handgriffen konfigurieren und aktivieren lassen. Je nach eingesetztem DMS können noch Anpassungen an der Standardschnittstelle erforderlich werden, da die Daten in einer bestimmten Struktur über die CMIS-Schnittstelle zur Verfügung gestellt werden müssen, damit das DMS oder E-Aktesystem die Daten verarbeiten kann.
Dateibasierte Standardaustauschschnittstellen
Neben dieser Variante der Schnittstelle bieten sich dateibasierte Schnittstellen an, die die Anbindung von DMS- oder E-Aktensystemen ermöglichen, wenn diese nicht über eine CMIS-Schnittstelle verfügen.
In diesem Fall werden die Dokumente aus dem E-Vergabesystem exportiert und in einem Webverzeichnis, SFTP- oder FTP-Server oder einer vergleichbaren Lösung den Drittsystemen zum Import zur Verfügung gestellt. Importfunktionen des DMS selbst (soweit vorhanden) oder ein gesondert zu implementierender Importer übernimmt die Daten hiernach automatisiert in das DMS. Neben den eigentlichen Dateien und Exporten aus der Vergabeakte werden Metadaten in Form strukturierter XML-Dateien zur Verfügung gestellt die dabei helfen, dass so angelegte E-Akten die richtige Bezeichnung tragen, ein eindeutiges Aktenzeichen verfügen und vieles mehr. Insbesondere in diesem Schnittstellenszenario ist eine sehr hohe Flexibilität im Umgang mit den Daten aus einem VMS gegeben.
Individuelle Schnittstellen – meist proprietär (und teuer)
Teilweise kommen auch proprietäre, individuell entwickelte Schnittstellen zum Einsatz. Diese ermöglichen es, das im Einsatz befindliche VMS mit dem eigenen E-Akte- oder DMS-System nach den detaillierten Vorgaben des öffentlichen Auftraggebers zu verbinden.
Dabei werden Prozesse, Daten etc. individuell festgelegt, müssen aber bei jeder Weiterentwicklung sowohl des Vergabemanagement- als auch des Dokumentenmanagementsystems, also auf beiden, berücksichtigt werden.
Ergeben sich beispielsweise aufgrund gesetzlicher Vorgaben Änderungen an Daten(strukturen), wie zuletzt im Zuge der Einführung von eForms DE, und werden diese auch strukturiert zur Weiterverarbeitung auf DMS-Seite übergeben, ist auch eine individuelle Anpassung der Schnittstelle erforderlich.
Tiefe Integration vs. hohe Flexibilität
Alle Varianten haben Vor- und Nachteile: Bei der CMIS-Schnittstelle ist eine tiefe Integration über eine Webservice-Schnittstelle möglich. Hierbei sind die Abläufe, Strukturen und die weitere Verarbeitung in der Schnittstelle und dem angebundenen Drittsystem meist durch die Integration vorgegeben.
Das Szenario der dateibasierten Schnittstelle bzw. des automatisierten Import ist meist deutlich flexibler, da der Umgang, die Abläufe und die weitere Verarbeitung während der Konfiguration oder Implementierung des Importers in der E-Akte beziehungsweise dem Dokumentenmanagementsystem flexibler festgelegt werden können. Grundsätzlich sind die Systeme hierbei jedoch nicht nahtlos miteinander verbunden, so dass die Fehlerbehandlungsroutinen während der Implementierungsphase insbesondere in dem verarbeitenden Drittsystem im Detail konzeptioniert und implementiert sein müssen. Zudem sollte man sich im Vorfeld mit den Möglichkeiten der dateibasierten Schnittstelle zum Beispiel anhand der Schnittstellenbeschreibung des Herstellers – soweit vorhanden – gut vertraut machen, um die Potentiale der Metadaten umfassend nutzen zu können.
Die Implementierung einer individuellen Schnittstelle ermöglicht die bestmögliche Abbildung aller individuellen Anforderungen des öffentlichen Auftraggebers, im Rahmen der Umsetzung aber auch den größten Aufwand mit allen auch zeitlichen Unwägbarkeiten und zukünftigen Kosten, die im Zuge der Weiterentwicklung der Systeme anfallen können.
Welche Schnittstelle soll es sein?
Die Wahl der richtigen Schnittstellentechnologie hängt sowohl von dem anzubindenden Drittsystem wie auch von den Anforderungen an die Schnittstelle ab: Verfügt dieses über keine CMIS-Schnittstelle, so erscheint eine Implementierung des verhältnismäßig komplexen CMIS-Standards für das DMS meist unwirtschaftlicher als eine Nutzung eines dateibasierten Datenaustauschs mit automatisierten Importfunktionen, die sich mit relativ geringem Aufwand an Weiterentwicklungen anpassen lassen. Individuelle Schnittstellen bergen potenziell den größten Nutzen, allerdings mit Abstand auch die höchsten Kosten, zeitlichen Unwägbarkeiten in der Umsetzung und einem nur schwer abschätzbaren Aufwand für spätere Anpassungen.
Ebenso sollte bei der Wahl der Schnittstellentechnologie die Art des Betriebs der Vergabemanagementsystemlösung mit bedacht werden: Erfolgt der Betrieb eines VMS in der eigenen Infrastruktur, d.h. im eigenen Behördennetzwerk, lässt bei der Wahl des Typs der Schnittstelle in aller Regel alle Möglichkeiten offen. Bei einem Fremdbetrieb oder bei der Nutzung eines Cloud-Angebots muss hingegen bedacht werden, dass die Daten aus dem Vergabemanagementsystem in einer fremden Infrastruktur auch an das DMS- oder E-Aktesystem übergebbar sein müssen, mithin also das DMS „von außen“ erreichbar ist. Dies ein Aspekt, der auch im Hinblick auf die sicherheitstechnischen Anforderungen bei der Planung der Schnittstelle und der Wahl des Betriebsmodells berücksichtigt werden sollte.
Bei der Anbindung von DMS bzw. E-Akte-Systemen sind je nach Einsatzszenario und Übertragungszeitpunkt aber auch rechtliche Aspekte zu beachten. In vergaberechtlicher Hinsicht kommt hier § 10 Abs. 1 Nr. 5 VgV (et all.), wonach nach Ablauf der Angebotsfrist nur entsprechend Berechtigte Zugriff auf die empfangenen Angebote oder auf einen Teil derselben erhalten dürfen.
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