Mit den Versionen 9.1 des cosinex Vergabemarktplatzes sowie 11.1 des Vergabemanagementsystems wird neben weiteren Anpassungen an der Umsetzung der eForms auch die Berichtigung einer bereits durchgeführten Bekanntmachung freigeschaltet.
Seit dem Produktivstart der „eForms-Versionen“ unserer Lösungen haben wir eine Reihe von Rückmeldungen zu möglichen Verbesserungen, Optimierungen und Fehlersituationen erhalten. Dieses Feedback hat uns geholfen, die Themen zu gruppieren und zu priorisieren, so dass wir mit diesen und mit den kommenden Versionsupdates kontinuierliche Verbesserungen der Eingabemasken, Validierungsmeldungen und der generellen eForms-Prozesse bereitstellen werden.
Berichtigungen
Mit neuen Versionen vom VMP und VMS können eForms-Bekanntmachungen nun berichtigt und diese Berichtigungen über den Datenservice öffentlicher Einkauf (DÖE) an das Amt für Veröffentlichungen der EU übermittelt werden.
Der cosinex Vergabemarktplatz (VMP) bildet die technische Basis für eine Vielzahl von Vergabeplattformen wie das Deutsche Vergabeportal, vergabe.NRW oder den Vergabemarktplatz Baden-Württemberg. Er ermöglicht die vollständige Abbildung der Kommunikations- und Transaktionsprozesse zwischen Vergabestellen und Unternehmen.
Das Vergabemanagementsystem von cosinex (VMS) ist das elektronische Pendant zur papiergebundenen Vergabeakte mit differenzierten individualisierbaren Workflow-Funktionen. Es unterstützt Vergabestellen durch zahlreiche intuitive Assistenten und Eingabehilfen.
Im Gegensatz zu den alten EU-Formularen können nun neben der Berichtigung von Auftragsbekanntmachungen zusätzlich auch Vorinformationen und Vergabebekanntmachungen berichtigt werden. Überdies werden die zu korrigierenden Angaben einer eForms Bekanntmachung nicht länger zentral innerhalb des Berichtigungsmoduls erfasst, sondern können direkt in den Verfahrensangaben beziehungsweise im Fristenmodul abgeändert werden.
Da sich der Ablauf zur Erstellung einer Berichtigung gegenüber den alten EU-Formularen geändert hat, wurde im Berichtigungsmodul ein entsprechender Hinweistext integriert, der den neuen Ablauf erläutert.
Eine Berichtigung kann bearbeitet und auch gelöscht werden, sofern sich die Verfahrensangaben im Überarbeitungsmodus befinden.
Die Veröffentlichung der Berichtigung erfolgt mittels des VMP, indem die Berichtigung über den Datenservice Öffentlicher Einkauf an TED übermittelt wird. Auch für die Veröffentlichungen von Berichtigungen gilt die 48-Stunden Regel, die vom VMP automatisch berücksichtigt wird.
Bereits mit den Versionen 9 des VMP und 11 des VMS hatten wir viele der zahlreichen Validierungs- und Fehlermeldungen gegenüber den Vorgaben des eForms-Standards auf Verständlichkeit hin angepasst. Dieser Prozess wurde mit den neuen Versionen fortgesetzt. So wurden in die Erfassungsmasken weitere Ausfüllhilfen und Vorbelegungen integriert. Beispielweise wurde der Auswahlbereich der Verfahrensart für das jeweils vorliegende Verfahren entsprechend eingegrenzt und wird nun direkt vorbelegt.
Darüber hinaus haben wir diverse Feldbezeichnungen zur Beseitigung von Unklarheiten konkretisiert und Hinweistexte und Hilfestellungen in den Erfassungsmasken eingeführt, welche insbesondere durch eForms neu eingeführten Felder und Sachverhalte erläutern.
Optimierungen in der Erfassung von eForms-Bekanntmachungen
Auch die Nutzeroberfläche für Zuschlagskriterien im VMP wurde angepasst, sodass die Erfassung nun intuitiver erfolgt und eine sachlogische Kombination von Feldinformationen automatisch gewährleistet wird. Weitere Anpassungen betreffen die pflichtige Erfassung von Feldern, insbesondere zur Erfüllung von Geschäftsregeln im Bereich der Eignungskriterien sowie Fristen.
Optimierung der Schnittstelle zum Datenservice öffentlicher Einkauf
Seit dem 25.10.2023 werden EU-weite Bekanntmachungen nicht mehr direkt an das Amt für Veröffentlichungen der EU übermittelt, sondern an den Datenservice öffentlicher Einkauf (DÖE), der wiederum an das Amt für Veröffentlichungen der EU weiterleitet und parallel auf dem nationalen Bekanntmachungsservice (BKMS) veröffentlicht.
Durch diesen komplexen und in großen Teilen neuen Workflow waren initiale Startschwierigkeiten absehbar. In enger Abstimmung mit den technischen Vertretern des DÖE konnte eine Reihe von Problemen behoben und Optimierungen vorgenommen werden.
VMP: Textvorlagen für eForms-Bekanntmachungen
Wie bei den Vergabeverfahren unter Berücksichtigung der alten EU-Vorgaben, können ab der Version 9.1 des VMP für neue EU-Bekanntmachungen bei mehrzeiligen Textfeldern vergabestellenindividuelle Vorlagen hinterlegt werden.
So können beispielsweise behördenindividuelle Vorgaben und Standards abgebildet werden. Bereits vorhandene Vorlagen in den alten EU-Bekanntmachungen wurden übernommen, sofern für das Textfeld in den neuen eForms ein entsprechendes Pendant besteht.
Über das Pfeilsymbol können bereits erstellte Vorlagen ausgewählt werden. Nach Klick auf das Plussymbol kann eine neue Vorlage erstellt und gespeichert werden.
NUTS-Codes zu Erfüllungsorten
Der Standard eForms-DE verlangt je Erfüllungsort die Angabe eines NUTS-Codes der Ebene 3 (in Deutschland Kreis oder kreisfreie Stadt). Für den Fall überregionaler Leistungserbringungen haben wir eine Komfortfunktion bereitgestellt, welche die Eingabe von NUTS-Codes auch auf der Ebene 1 (Bundesland) und 2 (Regierungsbezirk) ermöglichte. Für die Kommunikation zum DÖE hat der Vergabemarktplatz diese Codes automatisch in die passenden NUTS-Codes der Ebene 3 umgewandelt. Dies hat zum Teil zu sehr großen eForms-Bekanntmachungen geführt, die in dieser Form nicht auf Gültigkeit geprüft werden konnten. Zudem nimmt der DÖE aktuell keine eForms-Bekanntmachungen an, die größer als 2 MB sind, was in der Praxis insbesondere bei vielen Leistungsorten für Probleme gesorgt hat.
Ab der VMP Version 9.1 beziehungsweise der VMS-Version 11.1 ist daher nur noch die Eingabe eines NUTS-3-Codes je Leistungsort vorgehen. Im Fall einer überregionalen Leistungserbringung empfehlen wir die Angabe eines einschlägigen NUTS-3-Codes und die zusätzliche Angabe des Regionalbezugs im Freitextfeld „Ergänzende/Abweichende Angaben zum Erfüllungsort“.
Neuer Stand von Vergabeunterlagen des VHB NRW
Für Nutzer des VHB NRW werden im VMS die folgenden Vergabevordrucke in aktualisierter Version mit bereitgestellt. Im Vordruck 531 werden unter anderem Daten zur Unternehmensgröße und der Nationalität des wirtschaftlichen Eigentümers abgefragt, die von der Vergabestelle verpflichtend innerhalb der Vergabebekanntmachung (ehemals Bekanntmachung vergebener Aufträge) je Vertragspartner angegeben werden müssen.
- 312/322 EU: Hinweise Einreichung Interessensbestätigung/Teilnahmeanträge/Angebote (Stand 11/2023)
- 531 EU Bewerber-/Bietergemeinschaftserklärung (Stand 11/2023)
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