Zu den neuen Pflichtangaben, die mit eForms eingeführt wurden, zählt auch die Angabe einer Identifikationsnummer je Organisation. In diesem Kontext wird mit der Leitweg-ID eine Kennung empfohlen, die bislang nur in der elektronischen Rechnungstellung relevant war. Wir erklären, um was es sich bei der Leitweg-ID handelt.
Stein des Anstoßes ist der Business Term 501 (BT-501) innerhalb der eForms-DE-Spezifikation (hier zu finden). Diese besagt:
Auftraggeber tragen hier ihre im Rahmen der eRechnung für den öffentlichen Auftrag bzw. die Konzession zu verwendende Leitweg-ID ein. Für Unternehmen bzw. andere Wirtschaftsteilnehmende ist grundsätzlich die jeweilige Wirtschafts-Identifikationsnummer einzutragen.
Die Anforderung hat für zahlreiche Nachfragen gesorgt, da viele Vergabestellen über keine Leitweg-ID verfügen. Zwar kann gemäß des offiziellen FAQs „vorübergehend“ auch eine andere eindeutige Identifikationsnummer benannt und äußerstenfalls auch die Telefonnummer der Organisation als eindeutige Identifikationsnummer eingetragen werden.
Da aber die Nutzung der Leitweg-ID bereits empfohlen wird und die Workarounds lediglich vorübergehend gelten sollen, ist die Unsicherheit groß. Daher wollen wir mit diesem Artikel die Leitweg-ID, ihre Funktionen und Herausforderungen näher beleuchten.
Was ist die Leitweg-ID?
Die Leitweg-ID stammt aus der Welt der elektronischen Rechnungszustellung, in der cosinex mit ihrer Lösung xrechnung.io ebenfalls aktiv ist. Die Zustellung elektronischer Rechnungen an Behörden ist in einem föderalen System eine Herausforderung. Hier setzt die Leitweg-ID an. Sie soll die Zustellung von E-Rechnungen an Behörden in Deutschland einfacher und transparenter machen.
Die Leitweg-ID ist ein alphanumerischer Code, der auf einer elektronischen Rechnung im Feld “Buyer reference” angegeben wird und der aus drei Teilen besteht: der Grobadressierung, der Feinadressierung und den Prüfziffern:
- Die Grobadressierung enthält die Kennziffer des Bundes oder des Landes und weiterer untergeordneter Verwaltungsstrukturen.
- Die Feinadressierung kann vom Bund oder den Ländern frei verwendet werden, um den öffentlichen Auftraggeber eindeutig zu identifizieren.
- Die Prüfziffern dienen der Sicherheit und Validierung der Leitweg-ID.
Die Verwendung der Leitweg-ID ist für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber des Bundes, der Länder und der Kommunen verpflichtend. Sie wird von den zuständigen Behörden vergeben und muss dem Rechnungssteller vom Rechnungsempfänger mitgeteilt werden.
Wie funktioniert die Leitweg-ID?
Die Leitweg-ID dient als Referenz für den Rechnungsversand und die Rechnungsverarbeitung. Sie ermöglicht es, die Rechnung an die richtige Stelle weiterzuleiten und zu bearbeiten. Einige Behörden verwenden die Leitweg-ID jedoch nicht nur zur eindeutigen Adressierung ihrer Behörde, sondern auch zur behördeninternen Steuerung von Rechnungen. Diese Behörden haben dann mehrere, in Einzelfällen auch sehr viele Leitweg-IDs.
Wie erhält man eine Leitweg-ID?
Für Bundesbehörden und auf Ebene des Bundes angebundene öffentliche Auftraggeber ist das Zentrale Finanzwesen des Bundes ZFB zuständig. Auf Landesebene unterscheidet sich der Weg zur Leitweg-ID von Land zu Land. In Nordrhein-Westfalen erfolgt die Vergabe beispielsweise über die d-NRW AöR im Auftrag der CIO-Stabsstelle.
Darüber hinaus weist diese Ländersynopse der KoSIT von Juli 2021 die vergebenden Stellen der Länder für Kommunen und Landesbehörden nach damaligem Stand aus. Wir fassen die Informationen hier tabellarisch zusammen:
| Land | Landesebene | Kommunen |
|---|---|---|
| Baden-Württemberg | Durch das Dienstleistungsportal https://service-bw.de | Durch das Dienstleistungsportal https://service-bw.de |
| Bayern | Die Leitweg-ID wird von der zuständigen Behörde in der Staatsverwaltung (Auftraggeber) an den Rechnungssteller bei Bedarf ausgegeben. | kein zentraler Rechnungseingang |
| Brandenburg | Amt für Statistik Berlin-Brandenburg | Amt für Statistik Berlin-Brandenburg |
| Berlin | – | „Stadtstaat, nicht relevant“ |
| Bremen | Senator für Finanzen | Senator für Finanzen |
| Hamburg | Finanzbehörde | – |
| Hessen | Hessisches Finanzministerium | Keine zentrale Vergabe vorgesehen. Kann durch die kommunale Ebene in eigener Zuständigkeit vergeben werden. |
| Mecklenburg-Vorpommern | Ministerium für Energie, Infrastruktur und Digitalisierung | Landesamt für Finanzen M-V |
| Niedersachsen | IT.Niedersachsen: rechnung.niedersachsen.de | IT.Niedersachsen: rechnung.niedersachsen.de |
| Nordrhein-Westfalen | d-NRW | d-NRW |
| Rheinland-Pfalz | Ministerium für Arbeit, Soziales, Transformation und Digitalisierung Rheinland-Pfalz | Ministerium für Arbeit, Soziales, Transformation und Digitalisierung Rheinland-Pfalz |
| Saarland | – | – |
| Sachsen | Staatsbetrieb Sächsische Informatik Dienste: e-rechnung@fs.sachsen.de | Sächsische Anstalt für kommunale Datenverarbeitung, erechnung@sakd.de |
| Sachsen-Anhalt | – | – |
| Schleswig-Holstein | Finanzministerium: xrechnung@fimi.landsh.de | Leitweg-ID durch ITVSH: rechnung.e-rechnung@itvsh.de |
| Thüringen | Thüringer Finanzministerium | Thüringer Finanzministerium |
Herausforderungen bei der Verwendung der Leitweg-ID
Die Verwendung der Leitweg-ID bei Bekanntmachungen beabsichtigter und durchgeführter Beschaffungen bringt einige Herausforderungen mit sich.
Verfügbarkeit und Aktualität der Leitweg-ID
Bei Bestehen mehrerer Leitweg-IDs soll laut Vorgaben des oben genannten BT-501 die für den jeweiligen öffentlichen Auftrag bzw. die Konzession zu verwendende Leitweg-ID eingetragen werden.
Sofern Behörden die Leitweg-ID auch für die behördeninterne Rechnungssteuerung verwenden, empfiehlt es sich, für die Bekanntmachung eine „Master-Leitweg-ID“ vorzusehen, um die Behörde eindeutig zu identifizieren. Dieser Aspekt kann insbesondere bei der Erstellung von Vergabestatistiken eine entscheidende Rolle spielen.
Leitweg-ID bei Rahmenverträgen für mehrere Behörden
Bei Rahmenverträgen für mehrere Behörden gibt es keine Vorgaben, wessen Leitweg-ID einzutragen ist. Da die Leitweg-ID jedoch als Identifikation der Organisation dienen soll, ist es naheliegend, auf die Leitweg-ID der ausschreibenden Stelle zurückzugreifen.
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Titelbild: marianne bos – Unsplash