cosinex Vergabemanagementsystem in der Version 11

Die Einführung der eForms macht umfangreiche Anpassungen an allen Lösungen im Bereich der E-Vergabe erforderlich. Entsprechend liefern wir neben dem Vergabemarktplatz in der Version 9 auch ein Major Release des Vergabemanagementsystems aus, das VMS 11.

Trotz der tiefgreifenden Veränderungen der Datenstrukturen die eForms mit sich bringen, konnten wir auf einen grundlegenden Umbau des VMS verzichten und die gewohnten und bewährten Eingabeoberflächen in großen Teilen erhalten.

Alle neuen Datenstrukturen der eForms wurden dabei in die vorhandene Struktur des VMS integriert. An den wenigen Stellen, wo das nicht möglich war, legten wir Wert auf das von unseren Nutzern gewohnte Höchstmaß an Übersichtlichkeit und Benutzerfreundlichkeit.

In den Verfahrensangaben berücksichtigt das VMS ab der Version 11 alle durch eForms erforderlich gewordenen Angaben. Dazu zählen

• die neue, aber nicht pflichtige Adresse eines Beschaffungsdienstleisters, der im Auftrag der Vergabestelle das Vergabeverfahren durchführt,
• neue Regeln für NUTS-Codes und CPV-Codes, deren Umsetzung im VMS wir in einem separaten Blogpost vorstellen,
• die Felder „Leitweg-ID“ und „Nationale Identifikationsnummer“ der zur Teilnahme bzw. zur Angebotsabgabe auffordernden Stelle,
• die Eignung für kleine und mittlere Unternehmen nebst zusätzlicher Angabe der Eignung für Freiberufler, Selbstständige oder Start-Ups
• und vieles mehr.

Lose

In eForms-Bekanntmachungen können viele Angaben nun auch losweise erfolgen. Daher haben wir den Reiter „Angaben“ in den Details eines Loses grundlegend überarbeitet.

Hierdurch kann sich bei vielen Losen die Datenmenge deutlich erhöhen. Daher stehen – ähnlich wie im Vergabemarktplatz – im VMS Verweismöglichkeiten auf verfahrensweit getätigte Angaben als Komfortfunktion zur Verfügung für alle Angaben, die sich losübergreifend nicht unterscheiden.

Neue Übersicht der „Vergabebekanntmachung“

Für die Veröffentlichung eines Vergabeergebnisses gab es bisher schon unterschiedliche offizielle Bezeichnungen. Die bisherige Menüpunktbezeichnung „Ex-post-Bekanntmachung“ wird mit der Einführung von eForms für EU-Verfahren durch die offizielle Bezeichnung „Vergabebekanntmachung“ ersetzt.

Auf Grund des gewachsenen Umfangs der erforderlichen Datenstruktur sind mehr Einzelseiten und Eingabefelder für die Vergabebekanntmachung erforderlich, als dies in der Bekanntmachung früherer EU-Verfahren der Fall war. Zur besseren Übersicht stellt das VMS daher mit der Version 11 jede Vergabebekanntmachung in einem neuen Akten-Popup-Fenster dar.

In dieser Vergabebekanntmachungsakte stehen nur die Inhalte, die für diese Veröffentlichung relevant sind. Alle Angaben werden mit den bereits bekannten Daten aus der Hauptakte des Vergabeverfahrens vorbelegt, können aber bei Bedarf noch modifiziert werden.

Viele Daten sind zur besseren Übersicht an den gleichen Stellen zu finden wie in der Hauptakte. Für die Übersendung des Vergabeergebnisses gibt es darüber hinaus aber auch neue Seiten in den Verfahrensangaben. Die Zugriffsberechtigung wird über die Teammitgliedschaft der Hauptakte und natürlich über die Rollen und Rechte des jeweiligen Nutzers gesteuert.

Kopieren von (Alt-)Vergabeakten

Um die Veröffentlichung von EU-weiten Vergabeakten, deren Verfahrensauswahl bereits in einer früheren VMS-Version abgeschlossen wurde und die noch nicht veröffentlicht wurden, möglich zu machen, wurde eine Kopierfunktion implementiert, die aus den vorliegenden Daten eine neue Vergabeakte erstellt.

Mit Hilfe der Kopierfunktion wird eine neue Vergabeakte mit derselben Verfahrensauswahl angelegt, jedoch mit der neuen Struktur nach eForms. Die Inhalte der alten Vergabeakte werden in die neue Akte kopiert, soweit aufgrund der geänderten Datenstrukturen möglich ist.

Anschließend können in der neuen Akte alle Angaben ergänzt werden, die es in der alten Vergabeakte noch nicht gab. Die neue Vergabeakte kann anschließend über die neue eForms-Schnittstelle an den nationalen Bekanntmachungsservice gesendet und so veröffentlicht werden.

Bekanntmachung der Zuschlagskriterien

Zur Durchführung der Angebotswertung verwendet das Vergabemanagementsystem komplexe Angaben, die vom System je nach Methode gewichtet oder zueinander in eine Rangfolge gebracht werden. Die EU sieht in der Auftragsbekanntmachung – wie auch der Vergabebekanntmachung – hingegen lediglich eine einfache, „flache“ Liste gewichteter Zuschlagskriterien vor.

Diese Struktur wird durch das VMS im Hintergrund erzeugt. Eine erneute Eingabe der Kriterien durch die Nutzer ist also nicht erforderlich. Alle dafür erforderlichen Informationen sind in den komplexen Angaben zur Wertung enthalten.

Sonstige Anpassungen

Neben den Anpassungen an eForms wurden auch weitere Änderungen am Vergabemanagementsystem durchgeführt- So haben wir das Feld „Beschreibung“ eines Team-Board-Eintrags auf eine maximale Länge von 6.000 Zeichen erweitert, damit Teammitglieder noch ausführlichere Beschreibungen der vermerksfreien Aufgaben und Informationen teilen können.

Überdies wurde die Eigenerklärung zu den Ausschlussgründen, Vordruck 4.1 aus dem Vergabehandbuch des Landes Brandenburg auf den aktuellen Stand gebracht. Dies gilt sowohl für die nationale als auch EU-weite Fassung.

Alle Änderungen wie gewohnt in der Release Note

Aufgrund der Vielzahl an Änderungen haben wir uns in diesem Blog-Beitrag auf eine Auswahl beschränkt. Eine vollständige Release-Note mit allen Änderungen finden Nutzer unserer Lösungen – wie gewohnt – in unserem Service- & Support-Center.

Installationszeitpunkt und Stichtag

Die Bereitstellung der neuen Version erfolgt in der KW 42. Aufgrund der in Deutschland stichtagsgenauen Umstellung am 25. Oktober ergeben sich bestimmte Wechselwirkungen zwischen dem Installationstermin und dem Stichtag. Näheres dazu finden Sie in unserem Beitrag eForms: Was Vergabestellen wissen müssen im Abschnitt III. Wann werden eForms pflichtig? Gibt es eine Übergangsregelung?.