Mit dem neuen Major Release des cosinex Vergabemarktplatz haben wir uns das Ziel gesetzt, die durch eForms entstehenden Anforderungen rechtskonform umzusetzen, ohne dabei Kompromisse in der Nutzerführung und Bedienbarkeit einzugehen.
I. Anforderungen und Umsetzungskonzept
Die Version 9.0 des cosinex Vergabemarktplatz (VMP) setzt die Anforderungen um, die mit der Einführung der eForms an EU-weite Vergabeverfahren gestellt werden. Durch diese ändern sich die zugrunde liegenden Datenformate vollständig, was tiefgreifende Veränderungen in der Struktur des Vergabemarktplatz erforderlich machte.
Der Auslieferung des VMP 9.0 ging eine entsprechend intensive, mehrmonatige Entwicklungsphase voraus, in der sich unsere Teams mit den Anforderungen der EU wie auch des deutschen Tailorings auseinanderzusetzen hatten.
Wir haben uns früh entschieden, nicht die von der EU gegebene Möglichkeit zum Aufbau der Formulare mittels der sogenannten eForms Expression Language (EFX) zu nutzen. Sie hätte unserer Einschätzung nach zu Ergebnissen geführt, die nicht mit unseren Ansprüchen an Nutzerführung und Bedienbarkeit vereinbar sind.
Vielmehr haben wir auch die Version 9.0 des Vergabemarktplatz mit dem Ziel umgesetzt, unseren Nutzern bei der Arbeit so viel Komplexität wie möglich zu ersparen und ihnen wie gewohnt eine intuitive und einheitliche Nutzererfahrung zu bieten. Dies betrifft insbesondere den Bereich zur Erfassung der Daten einer eForms-DE Bekanntmachung.
Dort wurde jedes einzelne Datenfeld durch uns auf seine Formulierung und Verständlichkeit überprüft. Neue Datenfelder wurden sinnvoll in bestehende Strukturen eingruppiert, Bezeichnungen von Feldern in das bekannte VMP-Wording gegossen. Redundante Dateneingaben haben wir durch Übernahmefunktionen reduziert. Wie gewohnt erhalten unsere Nutzer eine Vielzahl an Hilfsmeldungen, Plausibilitätsprüfungen und Vorlagenfunktionen. Innerhalb der Verfahrensangaben haben wir neue Strukturen hinzugefügt – so etwa im Bereich der Vergabebekanntmachungen (bislang Bekanntmachung vergebene Aufträge).
II. Änderungen im Projektanlageassistent
Im Zuge der Integration der eForms wurde der Projektanlageassistent im Vergabemarktplatz angepasst und um diverse Hilfestellungen erweitert: Alle Auswahlmöglichkeiten werden nun zentral auf einer Seite angeboten. Die Auswahlmöglichkeit der zur Verfügung stehenden Vergabeordnungen wurde überarbeitet. Dabei haben wir die Unterscheidung von Ober- und Unterschwelle optisch klarer herausgestellt.
Die Auswahl der Art des Auftrags (Bauleistung, Dienstleistung, Lieferleistung) erfolgt nun vor der Auswahl der eigentlichen Verfahrensarten / Bekanntmachungstypen und filtert diese entsprechend. Durch eForms wurden überdies Anpassungen hinsichtlich der Bezeichnung von Bekanntmachungstypen insbesondere im Bereich der Vergabebekanntmachung (früher Bekanntmachung vergebener Aufträge) erforderlich.
III. Gruppierung der Verfahrensarten
Innerhalb der Auswahl der Verfahrensarten beziehungsweise Bekanntmachungstypen werden Hilfestellungen in Form entsprechender Gruppierungen angeboten, welche die Auswahl der Verfahrensart beziehungsweise des entsprechenden Bekanntmachungstyps vereinfachen:
- Bekanntmachungen von Vorinformationen
- Verfahrensarten mit öffentlicher Bekanntmachung
- Verfahrensarten ohne öffentliche Bekanntmachung / Nicht öffentliche Phasen nach Teilnahmewettbewerben
- Bekanntmachungen von Auftragsvergaben
Diese Gruppierungen, die auch in den Verfahrensarten der Unterschwellenvergaben angezeigt werden, werden im Bereich der Oberschwellenvergabe künftig an Relevanz gewinnen, da für sie die Bereitstellung weiterer Vergabeordnungen, Verfahrensarten und Bekanntmachungstypen geplant ist und sukzessive durch entsprechende Produktupdates erfolgt.
Ab dem Stichtag (25.10.2023) können Nutzer alle Vergabeordnungen, Verfahrensarten und Bekanntmachungstypen mit dem entsprechenden eForms-Format auswählen, die bislang schon mit dem entsprechenden EU-Formular zur Verfügung stehen.
IV. Änderungen in den Verfahrensangaben
Innerhalb der Verfahrensangaben wurden die Menüstrukturen punktuell an die neuen Vorgaben aus dem eForms-DE Standard angepasst.
Menüstruktur ALT (VMP 8.x)
Menüstruktur NEU/eForms (VMP 9.0)
VgV – Vorinformation zur Verkürzung der Frist für den Eingang der Angebote
V. Adressen/Auftraggeber
Bisher wurden die Angaben zum Auftraggeber sowie zum Auftragnehmer und zu den Nachprüfungsstellen innerhalb der Verfahrensangaben an unterschiedlichen Stellen erfasst. In den Eingabemasken erfolgt die Erfassung nun zentral im Bereich Adressen/Auftraggeber.
VI. Auftragsgegenstand
Die wesentliche strukturelle Änderung betrifft die Erfassung von Losen, sofern eine Losaufteilung vorgenommen wird. Die Erfassung erfolgt nicht mehr im Bereich Auftragsgegenstand, sondern über einen eigenen Menüpunkt innerhalb der Verfahrensangaben (Siehe IX. Lose). Darüber hinaus wurde dieser Bereich inhaltlich entsprechend der eForms-DE spezifischen Vorgaben überarbeitet.
VII. Verfahren
Auch dieser Bereich wurde inhaltlich entsprechend der eForms-DE spezifischen Vorgaben überarbeitet. Eine Besonderheit betrifft hier den Verweis auf frühere Bekanntmachungen bei laufenden EU-Vergabeverfahren: Aufgrund der stichtagsgenauen Umstellung vom alten EU-Datenformat auf den neuen eForms-DE Standard besteht unter Umständen die Notwendigkeit, innerhalb einer eForms-Bekanntmachung auf eine bereits veröffentlichte Bekanntmachung im alten EU-Datenformat verweisen zu müssen. Dafür steht im Bereich Verfahren das Feld „Frühere Bekanntmachungen zu diesem Verfahren“ zur Verfügung. Hier kann die Dokumentennummer der bestehenden Bekanntmachung im Format XXXXXX-YYYY hinterlegt werden. Bei neuen EU-Vergabeverfahren erfolgt die Referenzierung automatisch durch den Vergabemarktpatz.
VIII. Angebote
Bisher wurden die Angaben über die Anforderungen an die Angebote (Zugelassene Wege der Übermittlung, Anforderungen an das Signaturniveau bei elektronischer Übermittlung, etc.) im Projektanlageassistenten getätigt.
Im Zuge der Integration des eForms-DE Standard wurde innerhalb der Verfahrensangaben ein neuer Abschnitt „Angebote“ eingeführt. Die Angaben zu den Anforderungen an die Angebote wurden in diesen Bereich integriert. Der Bereich gruppiert nun alle zu erfassenden Informationen in Bezug auf die Einreichung der Angebote oder Teilnahmeanträge. Im Bereich der Unterschwellenvergaben werden die Anforderungen an die Angebote weiterhin über den Projektanlageassistenten vorgenommen.
IX. Lose
Losen wird im eForms-DE Standard eine größere Bedeutung beigemessen als dies bislang der Fall war. Zwar müssten viele Angaben, die in den bisherigen EU-Bekanntmachungen einmalig (losübergreifend) eingegeben werden mussten, nun je Los erfasst werden. Der Vergabemarktplatz nimmt seinen Nutzern dabei aber soviel Arbeit wie möglich ab: Im Fall einer Losaufteilung kopiert der Vergabemarktplatz automatisch alle Angaben in das Los, die bereits in den entsprechenden Bereichen der Verfahrensangaben getätigt wurden. Müssen Informationen individuell je Los getätigt werden, kann der Nutzer dies innerhalb des Loses vornehmen.
Der Erfüllungsort kann zum Beispiel bereits im Bereich Auftragsgegenstand angegeben werden. So muss der Nutzer im Fall einer Losaufteilung nicht je Los einen Erfüllungsort angeben. Weicht der Erfüllungsort je Los ab, kann der Nutzer losindividuelle Erfüllungsorte angeben. Weiterhin wird die Funktion angeboten, bestehende Lose kopieren zu können.
X. Bekanntmachung vergebener Aufträge wird zu Vergabebekanntmachung
Der eForms-DE Standard sieht eine neue Bezeichnung für die Bekanntmachung vergebener Aufträge vor. Sie heißt nun Vergabebekanntmachung. Inhaltlich wurde die Vergabebekanntmachung an die eForms-DE Vorgaben angepasst. So muss beispielsweise im Abschnitt Vergabeergebnisse für jedes Los ein Gewinnerauswahlstatus festgelegt werden, der Auskunft darüber gibt, ob das Los erfolgreich vergeben wurde, ob der Wettbewerb noch weiterläuft, oder ob der Wettbewerb ohne Gewinner beendet wurde.
Für jedes Vergabeergebnis ist wie bislang auch schon die Anzahl der eingereichten Angebote insgesamt sowie der unter anderem von KMU eingereichten Angebote anzugeben. Gleiches gilt für den Auftragswert des vergebenen Loses. Neu ist, dass je Losergebnis die relevanten Statistiken zur Clean Vehicle Directive (Gesetz über die Beschaffung sauberer Straßenfahrzeuge) erfasst werden können.
XI. Neue Darstellung von Verträgen
In struktureller Hinsicht wurde die Vergabebekanntmachung durch den eForms-DE Standard grundlegend überarbeitet: Zusätzlich zu den Vergabeergebnissen können im Abschnitt Verträge die mit den Auftragnehmern geschlossenen Verträge erfasst werden. Dabei kann je angelegtem Vertrag zugeordnet werden, welche vergebenen Lose eingeschlossen sind. Je Vertrag werden unter anderem Daten zu Auftragnehmern und Nachunternehmern sowie weitere Vertragsinformationen wie der Tag des Vertragsschlusses oder der konkrete Vertragswert erfasst.
Folgendes Schaubild visualisiert die Zusammenhänge zwischen Losen, Vergabeergebnissen und Verträgen:
XII. Fristen
Für Oberschwellenverfahren wurden Fristen aus den Verfahrensangaben in das Modul „Fristen“ verschoben. Dabei handelt es sich um bekannte Fristen, die bisher auch in den EU-Formularen angegeben werden mussten, aber auch um neue Fristen, die mit dem eForms-DE Standard hinzugekommen sind, wie die Frist zur Einreichung von Aufklärungsfragen.
XIII. Veröffentlichung über den Datenservice Öffentlicher Einkauf
Bislang wurden Bekanntmachungen zu EU-Verfahren direkt an das Amt für Veröffentlichungen der EU übermittelt und Statusmeldungen zu eingereichten Bekanntmachungen von dort automatisiert vom Vergabemarktplatz abgefragt. Ab dem 25. Oktober 2023 steht dieser direkte Transportkanal in Richtung EU nicht mehr zur Verfügung. Bekanntmachungen im eForms-DE Standard müssen dann an den Datenservice Öffentlicher Einkauf übermittelt werden, der das eForms-DE Format in das eForms-EU Format überführt und dieses an das Amt für Veröffentlichungen der EU weiterleitet. Die automatisierte Abfrage von Statusmeldungen zu eingereichten Bekanntmachungen erfolgt ab diesem Zeitpunkt vom Datenservice Öffentlicher Einkauf.
Folgende Grafik zeigt den Datenservice Öffentlicher Einkauf mit seinen Komponenten sowie die Schnittstelle zu den cosinex-Produkten VMP und VMS.
Im Modul „Veröffentlichung“ wird zur Weiterleitung an den Datenservice öffentlicher Einkauf entsprechend ein neues Weiterleitungsorgan zur Verfügung gestellt.
Da eine Bekanntmachung im Format eForms-DE nicht mehr direkt zur EU, sondern an den Datenservice öffentlicher Einkauf übermittelt wird, wurde der bestehende Status „Wartefrist EU“, der die 48-Stunden-Regel berücksichtigt, umbenannt in „Wartefrist“.
XIV. Installationszeitpunkt und Stichtag
Die Bereitstellung der neuen Version an alle Betreiber eines Vergabemarktplatzes erfolgt in der KW 42. Aufgrund der in Deutschland stichtagsgenauen Umstellung am 25. Oktober ergeben sich bestimmte Wechselwirkungen zwischen dem Installationstermin und dem Stichtag.
So können EU-Verfahren, die nach dem 25. Oktober veröffentlicht werden sollen, erst nach dem Update in der Software angelegt beziehungsweise kann darin die Verfahrensauswahl durchgeführt werden. Eine Anlage oder Verfahrensauswahl von EU-Verfahren im alten Format ist nach dem Update nicht mehr möglich. Wird nach dem Update ein EU-weites Verfahren angelegt, enthält dieses die neuen eForms-Strukturen. Vergabeakten, die im eForms-DE Format angelegt wurden, können erst ab dem 25. Oktober veröffentlicht werden.
Die vollständige Release-Note mit allen Änderungen finden Nutzer unserer Lösungen – wie gewohnt – in unserem Service- & Support-Center.
