In seltenen Fällen kommt es vor, dass auch in der Phase der Prüfung und Wertung noch Angebote nacherfasst werden müssen. Die Erfassung solcher Nachträge wurde mit der neuen Version 10.2 unseres Vergabemanagementsystems entsprechend erweitert.
Begriffsbestimmung: Nachträge im Vergaberecht
Der Begriff des Nachtrags hat eine vergaberechtliche Doppelbedeutung:
- Zum einen kann der Nachtrag im Sinne einer nach Vertragsschluss entstehenden, also nachträglichen Änderung beziehungsweise Zusatzbeauftragung verstanden werden. Dann stellt sich insbesondere unter dem Blickwinkel des § 132 GWB die Frage, ob es sich dabei um eine wesentliche Änderung eines öffentlichen Auftrags während der Vertragslaufzeit handelt, die grundsätzlich ein neues Vergabeverfahren erforderlich macht.
- Zum anderen kann der Nachtrag in dem Sinne verstanden werden, dass Angebote, die nach Ablauf der Angebotsfrist eingegangen sind, in der Niederschrift oder in einem Nachtrag besonders aufzuführen sind (vgl. u.a. im Sinne des § 14 Abs. 4 Satz 1 VOB/A).
In diesem Beitrag ist ausdrücklich der Nachtrag in der zweiten Bedeutung gemeint. Zur ersten Bedeutung verweisen wir auf den Beitrag Nachträge im Vergaberecht von Dr. Stefan Hertwig.
Die Möglichkeit eines Nachtrags in dem hier verwendeten Sinn wird nur in Ausnahmefällen benötigt, etwa, wenn verspätet eingegangene (postalische) Angebote noch erfasst werden sollen.
Fehlerhafte Angaben von Bietern über einen Nachtrag dokumentieren
Ein weiterer Grund, Angebote manuell nachträglich zu erfassen, entsteht, wenn ein Unternehmen im Bietertool weniger oder andere Lose, auf die es bieten möchte, auswählt. Erst aus dem Angebotsschreiben oder dem Angebot selbst ergibt sich dann, dass es auf andere oder weitere Lose geboten hat, als im Bietertool angegeben.
Soll dies auf der Ebene der Angebotsöffnung dokumentiert werden, können für die Lose, die nicht vom Unternehmen ausgewählt wurden, Angebote manuell erfasst werden. Dies kann während der Angebotsprüfung/-wertung nachgeholt werden, wenn die fehlerhafte Angabe des Bieters erst dort auffällt.
Weitere Angebote nach abgeschlossenem Nachtrag erfassen
Für den Nachtrag gelten zunächst dieselben Vorgaben wie für die Angebotsöffnung: Die Bearbeitbarkeit ist nur zwischen dem expliziten Beginn des Nachtrags und dem Abschluss des Nachtrags möglich, danach ist der gesamte Bereich schreibgeschützt.
Ist der Nachtrag abgeschlossen, kann über die Funktion „Weitere Angebote erfassen“ auf der Abschlussseite des Nachtrags der Vorgang erneut angestoßen werden. Hierauf folgt wieder die Seite für das Vier-Augen-Login, da auch für die Ergänzung die Authentifizierung durch zwei Nutzer (Verhandlungsleister und Stellvertreter) vorgesehen ist. Nutzer und Zeitpunkt werden protokolliert und können später der Historie des Nachtrags entnommen werden.
Während der Ergänzung des Nachtrags bleiben die dort früher erfassten Angebote zwar weiterhin schreibgeschützt, es können jedoch weitere Angebote manuell erfasst werden. Nur die Angebote, die während dieser Nachtragsergänzung neu erfasst werden, können geändert oder bei Bedarf auch wieder gelöscht werden, solange die Nachtragsergänzung noch nicht abgeschlossen wurde.
In einem Folgebeitrag stellen wir die verbesserte Dokumentation und Überwachung von Abrufen im Bereich der Rahmenverträge vor.
