Digitale Zusammenarbeit mit Vergabedienstleistern und Projektanten

Zitiervorschlag:
Neveling: „Digitale Zusammenarbeit mit Vergabedienstleistern und Projektanten“, in cosinex Blog. URL: https://csx.de/DoLc. (Abgerufen am: Uhr)

Bauplan, Architekturskizze

Externe Dienstleister wie Rechtsanwälte, Architekten und Bauingenieure spielen in Vergabeverfahren eine immer größere Rolle, die sich längst nicht mehr auf die Vorbereitung von Ausschreibungen beschränkt.

Auch bedingt durch die zunehmenden rechtlichen Herausforderungen und die nicht selten unzureichende Ausstattung der Vergabestellen übernehmen sie als verlängerte Werkbank öffentlicher Auftraggeber zunehmend die Aufgabe, das Vergabeverfahren bis zum Zuschlag zu begleiten.

Unsere Lösungen unterstützen die digitale Zusammenarbeit Öffentlicher Auftraggeber mit solchen Vergabedienstleistern bzw. Projektanten1 durch spezielle Funktionen. Umgekehrt bieten die Lösungen auch Vergabedienstleistern die Möglichkeit, ihren Kunden und Mandanten die elektronische Abwicklung von Vergabeverfahren anzubieten.

I. E-Vergabe für Vergabedienstleister – und mit ihnen

Mit unseren Lösungen werden sämtliche praxisrelevanten Szenarien unterstützt. Grundsätzlich zu unterscheiden sind dabei zwei Konstellationen:

  1. Ein öffentlicher Auftraggeber arbeitet mit unserer Lösung und möchte für einzelne Ausschreibungen Vergabedienstleister miteinbeziehen. Diesen Fall erläutern wir im folgenden Kapitel II.
  2. Ein entsprechender Dienstleister nutzt selbst eine E-Vergabelösung und möchte seinen Kunden die elektronische Zusammenarbeit mit einer unserer Lösungen anbieten. Dazu mehr in Kapitel III.

II. Zusammenarbeit mit Projektanten

Egal, ob nur eine Vergabeplattform auf Basis unseres Vergabemarktplatzes (VMP) genutzt oder ergänzend auch ein Vergabemanagementsystem (VMS) eingesetzt wird: Für die Einbindung ausschreibungsbegleitender Externer bieten alle Lösungen eine Vielzahl an Funktionen und Möglichkeiten.

1. Webbasierte Lösung

Eine wesentliche Voraussetzung für die einfache Einbindung von Projektanten ist zunächst, dass die eingesetzte Lösung rein webbasiert angeboten wird. Dabei ist es unerheblich, ob eine E‑Vergabe‑Lösung als Cloud-Dienst genutzt oder im eigenen Rechenzentrum betrieben wird. Entscheidend ist, dass die Lösung ohne Installation von Clients, Java-Laufzeitumgebungen oder ähnlichem über einen aktuellen Internet-Browser umfassend bedienbar ist.

2. Projektanten einfach anlegen, löschen – oder deaktivieren

Auch bei der Einrichtung von Projektanten spielen unsere Lösungen ihre große Stärke aus: die flexiblen Möglichkeiten bei der weitgehend autonomen Verwaltung des Systems durch die Vergabestellen. So können Externe als Nutzer ohne großen Aufwand in einem technischen Mandanten des Auftraggebers beziehungsweise der Vergabestelle jederzeit als weitere Nutzer hinzugefügt, gelöscht, aber auch temporär deaktiviert werden.

3. Nutzerverwaltung und angepasstes Rechte- und Rollenmodell

Zudem ist es sinnvoll, wenn Projektanten als weitere Nutzer ohne großen Aufwand dem jeweiligen technischen Mandanten einer E-Vergabelösung hinzugefügt werden können. Im Fall unserer Lösungen ist die Möglichkeit vorgesehen, Nutzer nicht nur hinzuzufügen oder zu löschen, sondern auch temporär zu deaktivieren, sodass in diesem Status kein Zugriff auf das System gewährt wird. Eine solche Funktion bietet sich gerade dann an, wenn während eines Vergabeverfahrens – etwa in bestimmten Phasen einer Vergabe – kein Zugriff zugestanden werden soll, oder wenn die Mitarbeit an einem Vergabeverfahren endet, es aber wahrscheinlich scheint, dass der Projektant zukünftig an anderen Vergabeverfahren mitwirkt.

Ergänzend stehen differenzierte Rollen mit entsprechenden Rechten zur Verfügung, die abhängig davon vergeben werden können, welche Aufgaben ein Projektant innerhalb einer Vergabe übernimmt, ob dieser also beispielsweise „nur“ in der Vorbereitung einer Vergabe oder auch bei der Angebotswertung unterstützt. Bei Nutzung des cosinex Vergabemanagementsystems (VMS) ist vorgesehen, dass Rollen über entsprechende Konfigurationen an die spezifischen Anforderungen der Vergabestelle angepasst werden.

4. Teams und Genehmigungsworkflows

Als weiteres Werkzeug zur Zugriffssteuerung dient die Möglichkeit, jederzeit je E-Vergabeakte (VMS) oder Projektraum (VMP) festzulegen, welcher Nutzer auch Mitglied des „Teams“ einer Vergabe ist und damit im Rahmen seiner ihm generell zugewiesenen Rechte Zugriff auf die Akte oder den Projektraum erhält.

Ergänzt wird das Rollen- und Rechtemodell im Vergabemanagementsystem durch individuell konfigurierbare Genehmigungsworkflows, die abhängig vom Status einer Vergabe, Vergabeart, von Wertgrenzen und weiteren Kriterien festgelegt werden können.

5. Team-Board zur Aufgabenverwaltung zwischen Vergabestelle, Fachbereichen und externen Dienstleistern

Seit der Version 10 bündelt das Vergabemanagement mit dem Team-Board eine überarbeitete Aufgabenverwaltung und Kommunikation für Teams. Auf der überarbeiteten Startseite der Vergabeakte kann jedes Teammitglied Notizen hinterlassen, Aufgaben verteilen und die Nachrichten und Aufgaben der übrigen Teammitglieder einsehen und bei Bedarf weiterverarbeiten.

So kann auch die Vergabeakte an andere Kollegen oder Fachabteilungen weitergeleitet werden, die bislang noch gar nicht dem Team der Akte angehörten: Alle benachrichtigten Nutzer werden automatisch dem Team hinzugefügt und haben Zugriff auf die jeweilige Akte. Natürlich können sie bei Bedarf später wieder aus dem Team entfernt werden. Näheres zum Team-Board erfahren Sie hier.

6. Transparente Preismodelle bei Einbeziehung Externer

Zu guten Lösungen gehören faire und transparente Preismodelle. Dies gilt auch für die Nutzung durch nur temporär aktive Nutzer. Daher werden bei unseren (nutzerbezogenen) Cloud-Angeboten nur „aktive“, also nicht im oben beschriebenen Sinne deaktivierte, Nutzer gezählt.

In unseren Standard-Nutzungsbedingungen besteht zudem eine monatliche Kündigungsfrist. Soweit also nur temporär weitere Nutzer benötigt werden, können diese dazugebucht und nach Abschluss der Maßnahme in kürzester Zeit wieder gekündigt werden. Das Gleiche gilt für die E-Vergabeplattform Deutsches Vergabeportal auf Basis unserer Lösung Vergabemarktplatz.

Praxis-Tipp: Gerade im Baubereich arbeiten viele Vergabestellen mit einer Vielzahl verschiedener Projektanten – allerdings zeitversetzt – zusammen. Hier bietet es sich an, ein festes Kontingent für Projektanten vorzusehen.

Bestehen beispielsweise 80 verschiedene Projektanten, mit denen grundsätzlich zusammengearbeitet wird, im Regelfall aber nie mehr als mit 10 gleichzeitig, so kann ein Kontingent von 10 (aktiven) Nutzern vorgehalten werden. Die jeweils in Vergabeverfahren aktiven Projektanten werden entsprechend aktiviert, die übrigen hingegen deaktiviert.

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III. E-Vergabe für Projektanten

Viele Vergabe- und Beschaffungsdienstleister, die für Vergabestellen oder auch Zuwendungsempfänger als „verlängerte Werkbank“ Vergabeverfahren durchführen, bieten die (Mit-)Nutzung der E-Vergabe an. Einerseits, um – wie oben beschrieben – die digitale Zusammenarbeit mit ihren Klienten zu unterstützen; andererseits, um die elektronische Durchführung des Verfahrens zu ermöglichen.

Auch für diesen Anwendungsfall bieten unsere Lösungen entsprechende Funktionen:

1. Die eigenen Kunden als „Benutzergruppen“ abbilden

Eine besondere Stärke der E-Vergabeplattformen auf Basis des cosinex Vergabemarktplatz und des Vergabemanagementsystems liegt in der Möglichkeit, Benutzergruppen abzubilden.

Konkret können innerhalb einer Organisationseinheit deren Kunden im System über sogenannte Benutzergruppen abgebildet werden. Je nach Vergabe von Rollen beziehungsweise Rechten können sich die Kunden dieses (technischen) Mandanten, etwa der Kanzlei, selbst administrieren und eigene Nutzer anlegen. Darüber hinaus können diesen Benutzergruppen Vergabeakten beziehungsweise elektronische Projekträume zugewiesen werden.

2. Rollen- und Rechtemodell der Benutzergruppen mit Blick auf die Sichtbarkeit und Steuerung überarbeitet

Je nach Vergabe von Rollen und Rechten können sich die Kunden eines (technischen) Mandanten (wir sprechen hier häufig von „Mandaten“ und meinen damit die technische Abbildung der Nutzenden im System) selbst administrieren und eigene Nutzer anlegen. Weiterhin können diesen Benutzergruppen Vergabeakten bzw. elektronische Projekträume zugewiesen werden.

Seit der Version des Vergabemarktplatzes 8.12 wird auch eine neue Funktion zur Konfiguration der Sichtbarkeit und Steuerung innerhalb von Benutzergruppen zur Verfügung gestellt. Sie ermöglicht die differenzierte Einsicht und den ebensolchen Zugriff im jeweiligen Projektraum innerhalb der Benutzergruppe.

a. Steuerung

Die Verwaltung von Benutzergruppen im Modul „Basisdaten“ kann eingeschränkt werden und ist den Mitgliedern der Benutzergruppe somit nicht mehr möglich. Die Zuordnung von Projekten zu Benutzergruppen kann ausschließlich von Nutzern eingestellt werden, die nicht Mitglied der Benutzergruppe sind und Zugriff auf den entsprechenden Projektraum haben.

Ein Mitglied einer Benutzergruppe kann dabei die Zuordnung des Projektes zu einer Benutzergruppe nicht steuern, kann aber weitere Mitglieder der eigenen Benutzergruppe hinzufügen.

b. Sichtbarkeit

Mit der neuen Funktion kann mandantenspezifisch eingestellt werden, dass ein Mitglied einer Benutzergruppe nur die Mitglieder der eigenen Benutzergruppe sehen kann. Die Funktion eignet sich insbesondere für Planer und Rechtsanwälte, die für mehrere Vergabestellen Vergabeverfahren begleiten und mit diesen innerhalb des Systems zusammenarbeiten wollen.

Innerhalb des Verwaltungsbereiches des Mandanten besteht die Sichtbarkeitseinschränkung nicht, da auf diesen Bereich nur Mitglieder von Benutzergruppen zugreifen dürfen, die zusätzlich Administrator einer Benutzergruppe sind. Wie bisher auch können Gruppen-Administratoren somit in der Benutzerverwaltung:

  • Neue Nutzer hinzufügen (diese werden automatisch Mitglied der Benutzergruppe)
  • Nutzer der eigenen Benutzergruppe bearbeiten (Stammdaten, Zugang sperren / freigeben)
  • Alle weiteren Nutzer des Mandanten einsehen, jedoch nicht bearbeiten

c. Aktivierung der neuen Funktion

Die erweiterte Funktion zur Konfiguration der Sichtbarkeit innerhalb der Benutzergruppe ist in der Software standardmäßig nicht aktiviert. Sollten Sie Interesse an der Aktivierung haben, wenden Sie sich hierfür bitte an die zuständige Verfahrensbetreuung. Je Mandant kann die Verfahrensbetreuung über den Administrationsbereich individuell konfigurieren, welche Funktionsvariante der Benutzergruppen innerhalb des Mandanten genutzt wird.

VI. Funktionen für die Nutzerverwaltung im Überblick

Egal, ob externe Vergabedienstleister oder Projektanten im System der Vergabestelle arbeitet, oder umgekehrt die Vergabestelle in der vom Dienstleister gewählten Lösung tätig ist: Nutzern unserer Lösungen steht eine Vielzahl an Möglichkeiten zur Verfügung, die alternativ wie kumulativ genutzt werden können, um nahezu alle denkbaren Varianten in der vielfältigen Praxis öffentlicher Auftraggeber abbilden zu können. Dies sind insbesondere:

  1. Aktivierung/Deaktivierung eines Nutzers (VMP und VMS) regelt, ob überhaupt ein Zugriff auf das System erlaubt wird.
  2. Zuweisung zum Projektteam einer E-Vergabeakte (VMS) / Projektraum (VMP) regelt den Zugriff auf ein bestimmtes Verfahren.
  3. Rollen- und Rechtemodelle (VMP und VMS) regeln den Umfang, in dem auf definierte Teile/Schritte eines Vergabeverfahrens zugegriffen werden kann und ob je Teil/Schritt nur Lese- oder auch Schreibrechte bestehen.
  4. Genehmigungsworkflows (VMS) stellen als konfigurierbare Genehmigungsprozesse sicher, dass etwa Änderungen auch von Externen vor dem nächsten Schritt in Vergabeverfahren gesichtet und genehmigt oder mitgezeichnet werden müssen.

Bildquelle: pattilabelle – Fotolia.com

Fussnoten

  1. Von Projektanten wird im Vergaberecht regelmäßig dann gesprochen, wenn ein vorbefasster Dritter später auch Bewerber oder Bieter im Vergabeverfahren wird (vgl. § 6 EU Abs. 3 Nr. 4 VOB/A, § 7 Abs. 1 VgV). Der Begriff hat sich bei vielen Vergabestellen aber auch als Synonym für Berater in Vergabeverfahren etabliert und wird in diesem Beitrag im genannten Sinne verwendet.

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